PAGE城市檔案館管理制度匯編一、總則（一）目的為加強城市檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效開發(fā)利用檔案信息資源，為城市建設(shè)、管理和發(fā)展提供有力支持，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本管理制度匯編適用于城市檔案館全體工作人員以及與檔案管理相關(guān)的各類活動。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中統(tǒng)一原則：城市檔案館對本城市范圍內(nèi)具有保存價值的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、編目、存儲等管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)城市建設(shè)、管理和社會發(fā)展為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映城市歷史變遷、政治、經(jīng)濟、文化、社會等方面的各類文件、資料、圖表、照片、音像等檔案。2.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的各類檔案，包括工程項目檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案、房地產(chǎn)檔案等。3.城市各機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等在履行職能活動中形成的具有保存價值的檔案。4.涉及城市重大事件、重要活動、重點項目等形成的專題檔案。（二）收集渠道1.接收各立檔單位定期移交的檔案。2.通過征集、購買、捐贈等方式，收集社會散存的與城市相關(guān)的檔案資料。3.對城市建設(shè)、管理過程中形成的檔案，實行同步跟蹤收集。（三）收集要求1.各立檔單位應(yīng)按照規(guī)定的時間、范圍和要求，及時向城市檔案館移交檔案。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整、整理規(guī)范，符合檔案質(zhì)量標準。3.對征集、購買、捐贈的檔案資料，應(yīng)進行嚴格的審核和鑒定，確保其真實性、完整性和價值。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進行分類編號。2.一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。（三）整理方法1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂、編頁、編目等整理工作。2.對電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標準進行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等整理。3.對照片、音像檔案，應(yīng)進行編號、標注、說明等整理。（四）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)排列有序，編號規(guī)范，目錄清晰。2.確保檔案的整理質(zhì)量，符合國家和行業(yè)相關(guān)標準。四、檔案保管制度（一）保管場所1.城市檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號，對檔案進行上架存儲，確保排列整齊，便于查找。2.對電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制、修復(fù)等。（三）保管期限根據(jù)檔案的價值和歷史意義，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。（四）保管要求1.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。2.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。3.對檔案的保管情況進行記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干等組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標準。（三）鑒定程序1.定期對檔案進行全面鑒定，逐卷逐件進行審查。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對鑒定后需要繼續(xù)保存的檔案，重新確定保管期限。（四）鑒定要求1.鑒定工作應(yīng)堅持客觀、公正、準確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.對鑒定過程中形成的文件材料，應(yīng)整理歸檔，妥善保存。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.為城市建設(shè)、管理、決策等提供檔案信息支持。2.為社會各界提供檔案查閱、咨詢、復(fù)制等服務(wù)。3.開展檔案展覽、編研等活動，傳播檔案文化。（二）利用方式1.設(shè)立檔案查閱窗口，接待社會各界查閱利用檔案。2.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，提供在線查閱、下載等服務(wù)。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、范圍等。2.經(jīng)檔案管理人員審核后，辦理查閱登記手續(xù)。3.利用檔案應(yīng)在規(guī)定的場所進行，遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定。（四）利用要求1.檔案管理人員應(yīng)熱情服務(wù)，及時準確地提供檔案利用服務(wù)。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定城市檔案館檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)和步驟。（二）硬件設(shè)施管理1.配備必要的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案信息化工作的正常開展。2.定期對硬件設(shè)施進行維護和更新，保證設(shè)備的性能和安全。（三）軟件系統(tǒng)管理1.選用符合檔案管理要求的檔案管理軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能和穩(wěn)定性。2.對軟件系統(tǒng)進行定期升級和維護，及時處理系統(tǒng)故障和安全漏洞。（四）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行數(shù)字化存儲和管理。2.加強數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)管理，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.對數(shù)據(jù)進行定期清理和優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和查詢效率。（五）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護。2.對檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。3.定期進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案人員崗位職責(zé)（一）館長崗位職責(zé)1.全面負責(zé)城市檔案館的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度。2.組織實施檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.負責(zé)館內(nèi)人員的管理和培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。4.協(xié)調(diào)與上級主管部門、其他單位的關(guān)系，爭取支持和合作。5.審核重要檔案業(yè)務(wù)工作，對檔案管理中的重大問題進行決策。（二）檔案業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目等具體業(yè)務(wù)工作。2.對檔案進行分類、編號、上架存儲，確保檔案的整理質(zhì)量。3.開展檔案信息化工作，包括數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)維護等。4.為利用者提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，解答利用過程中的問題。5.參與檔案編研工作，編寫檔案資料，開發(fā)檔案信息資源。（三）檔案保管人員崗位職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房的整潔和安全。2.對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，做好記錄。3.負責(zé)檔案的出入庫登記和清點工作，確保檔案的數(shù)量準確。4.協(xié)助檔案業(yè)務(wù)人員進行檔案整理和利用工作。（四）檔案利用服務(wù)人員崗位職責(zé)1.熱情接待檔案利用者，辦理查閱登記手續(xù)。2.按照利用者的需求，及時準確地提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)。3.解答利用者關(guān)于檔案利用的相關(guān)問題，提供必要的幫助和指導(dǎo)。4.對利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給檔案管理人員。九、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案信息。2.在檔案管理過程中形成的不宜公開的文件材料。（二）保密措施1.對保密檔案進行單獨存放，設(shè)置明顯的保密標識。2.嚴格限制接觸保密檔案的人員范圍，對接觸人員進行登記和監(jiān)督。3.采用加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保保密檔案信息的安全。4.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。（三）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露保密檔案信息。2.在檔案利用過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)按照規(guī)定進行處理，防止信息擴散。3.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。十、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作情況。2.檔案數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，如數(shù)據(jù)量、系統(tǒng)運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用計算機軟件等工具進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。十一、檔案編研制度（一）編研內(nèi)容1.編寫城市檔案年鑒、大事記等綜合性資料。2.整理編輯專題檔案資料，如城市建設(shè)成果、歷史文化資料等。3.開展檔案信息資源的深度開發(fā)，編寫參考資料、研究報告等。（二）編研程序1.確定編研選題，制定編研計劃。2.收集、篩選相關(guān)檔案資料，進行整理和分析。3.組織編寫人員進行編寫，對編研成果進行審