PAGE公司檔案規(guī)范與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映公司的各項(xiàng)活動(dòng)，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面記錄公司的各項(xiàng)活動(dòng)，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.對(duì)檔案的安全保密負(fù)責(zé)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司的各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。7.參與公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.對(duì)本部門(mén)檔案的安全保密負(fù)責(zé)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。6.公司的工程檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案等。7.其他具有保存價(jià)值需要?dú)w檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)的文件材料，并進(jìn)行整理、分類。2.對(duì)重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門(mén)，一份及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)電子文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架：用于存放檔案盒，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度計(jì)：用于監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房的溫濕度，確保檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。3.空調(diào)設(shè)備：用于調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房的溫濕度，確保檔案庫(kù)房的溫濕度穩(wěn)定。4.消防設(shè)備：用于預(yù)防火災(zāi)，檔案庫(kù)房應(yīng)配備滅火器、消火栓等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.防蟲(chóng)設(shè)備：用于預(yù)防蟲(chóng)害，檔案庫(kù)房應(yīng)配備防蟲(chóng)藥品、防蟲(chóng)網(wǎng)等防蟲(chóng)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.防盜設(shè)備：用于預(yù)防盜竊，檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。4.對(duì)重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。6.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，不得在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。檔案鑒定工作小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，找出檔案之間的差異和聯(lián)系，判斷檔案的保存價(jià)值。3.專家咨詢法：對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，邀請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)專家進(jìn)行咨詢，聽(tīng)取專家的意見(jiàn)和建議，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，并附檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察和調(diào)查研究。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)審核結(jié)果，形成檔案鑒定結(jié)論，填寫(xiě)《檔案鑒定審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案鑒定結(jié)論，作出檔案銷毀或繼續(xù)保存的決定。（五）銷毀程序1.對(duì)決定銷毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的依據(jù)，為公司的發(fā)展提供支持。（二）利用工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司的各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。3.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》并經(jīng)審批，復(fù)制檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》并經(jīng)審批。4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用需求，及時(shí)提供檔案，并做好檔案利用登記工作。5.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批和管理。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.方便檔案的查閱、利用，提高檔案利用價(jià)值。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能模塊的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案安全保密體系建設(shè)：采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全保密。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息