PAGE酒店hr檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店HR檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店人力資源部檔案室的各類檔案管理工作，包括員工檔案、招聘檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、薪酬福利檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：酒店HR檔案室對(duì)各類人力資源檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.員工檔案：包括員工個(gè)人基本信息、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄、薪酬調(diào)整記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。按照員工姓名拼音順序排列。2.招聘檔案：涵蓋招聘計(jì)劃、招聘渠道記錄、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知等。按招聘批次和時(shí)間順序整理。3.培訓(xùn)檔案：包含培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課程資料、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績(jī)等。以培訓(xùn)項(xiàng)目為單位進(jìn)行分類。4.績(jī)效考核檔案：有績(jī)效考核方案、考核指標(biāo)設(shè)定、考核評(píng)分表、績(jī)效反饋記錄等。按考核周期進(jìn)行分類。5.薪酬福利檔案：涉及薪酬結(jié)構(gòu)、工資發(fā)放記錄、福利申請(qǐng)與審批文件等。根據(jù)薪酬福利項(xiàng)目分類。（二）編號(hào)1.為便于檔案的查找和管理，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，具有唯一性。2.員工檔案編號(hào)格式為：“YGD員工姓名拼音首字母員工編號(hào)”。例如：“YGDLX001”。3.招聘檔案編號(hào)格式為：“ZP招聘年份招聘批次序號(hào)”。如：“ZP202301001”。4.培訓(xùn)檔案編號(hào)格式為：“PX培訓(xùn)年份培訓(xùn)項(xiàng)目名稱縮寫序號(hào)”。比如：“PX2023JD001”，其中“JD”代表酒店服務(wù)技能培訓(xùn)項(xiàng)目。5.績(jī)效考核檔案編號(hào)格式為：“JXG考核年份考核周期（季度/年度）序號(hào)”。例如：“JXG2023年度001”。6.薪酬福利檔案編號(hào)格式為：“XCF薪酬福利項(xiàng)目名稱縮寫年份序號(hào)”。如：“XCFGZ2023001”，“GZ”表示工資薪酬項(xiàng)目。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)檔案資料的收集與整理，并定期移交至HR檔案室。移交時(shí)需填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.人力資源部各模塊工作人員在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全，確保無(wú)遺漏。3.對(duì)于新員工入職，應(yīng)在入職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)收集其個(gè)人檔案資料，包括身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件、離職證明等，并按照要求進(jìn)行整理歸檔。（二）整理1.檔案管理人員收到移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于紙張大小不一致、破損或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.按照編號(hào)規(guī)則對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面和目錄上注明編號(hào)。4.建立檔案目錄索引，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、內(nèi)容摘要、存放位置等信息，以便快速查找和利用。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，放入相應(yīng)的檔案柜中。檔案柜應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行劃分，每個(gè)類別設(shè)置專門的存放區(qū)域。2.歸檔時(shí)應(yīng)遵循便于查找和利用的原則，將同一類別的檔案集中存放，并按照編號(hào)順序排列。3.在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍，以便快速定位所需檔案。（二）存儲(chǔ)1.HR檔案室應(yīng)具備適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，保持溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定，防止檔案因受潮、發(fā)霉、蟲蛀等原因損壞。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。定期對(duì)檔案柜進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。3.采用電子存儲(chǔ)方式的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到HR檔案室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部經(jīng)理審批同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人查明原因，并采取相應(yīng)措施。六、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及酒店商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)酒店授權(quán)，任何人不得擅自對(duì)外披露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案機(jī)密信息。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得隨意透露檔案內(nèi)容。（二）安全1.加強(qiáng)檔案室的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案室的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境、防火防盜設(shè)施等是否正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格控制檔案室的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。鑒定工作由人力資源部經(jīng)理牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間及內(nèi)容，按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合酒店實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐份鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列入銷毀清單。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)酒店總經(jīng)理審批。2.審批通過(guò)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或贈(zèng)送他人，確保檔案信息的徹底銷毀。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理職責(zé)1.負(fù)責(zé)定期收集各部門移交的檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理、編號(hào)和歸檔，建立檔案目錄索引。（二）檔案存儲(chǔ)與保管職責(zé)1.維護(hù)檔案室的存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案的安全保管，防止檔案受損、丟失或泄露。2.定期對(duì)檔案柜、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)電子檔案的備份與存儲(chǔ)管理，做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作。（三）檔案查閱與借閱管理職責(zé)1.受理檔案查閱、借閱申請(qǐng)，審核申請(qǐng)手續(xù)是否齊全。2.根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱、借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的合理使用和安全歸還。3.做好檔案查閱、借閱登記工作，記錄查閱、借閱情況。（四）檔案保密與安全管理職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。2.加強(qiáng)檔案室的安全管理，落實(shí)安全防范措施，確保檔案室的安全。3.對(duì)