PAGE檔案室標準上墻制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本標準上墻制度。本制度旨在明確檔案室的各項管理要求，規(guī)范檔案工作流程，保障檔案信息的真實性、準確性和保密性，為公司/組織的發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于行政部門、業(yè)務部門、財務部門等。凡在工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均屬檔案管理范疇，應按照本制度進行管理。（三）相關法律法規(guī)及行業(yè)標準引用本制度嚴格遵循國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等，確保檔案管理工作合法合規(guī)。同時，參照檔案行業(yè)標準，如《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31）等，不斷完善檔案管理流程和方法，提高檔案管理的專業(yè)化水平。二、檔案管理職責（一）檔案室管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度、工作流程及相關標準，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務質量。5.負責檔案庫房的日常管理，確保庫房設施設備正常運行，檔案存儲環(huán)境符合要求。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案管理工作的日常自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于：行政管理類：公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。業(yè)務經(jīng)營類：市場調研報告、銷售合同、客戶資料、項目文檔、招投標文件等。財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。技術研發(fā)類：科研項目文檔、技術方案、設計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、專利證書等。其他類：各類榮譽證書、宣傳資料、影像資料等。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應歸檔保存的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時進行整理，按照檔案分類標準進行初步分類，并定期移交至檔案室。3.對于重要文件、緊急文件或涉及多個部門的文件，應及時通知檔案室進行收集或協(xié)調相關部門共同收集。4.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.歸檔文件整理按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫歸檔文件目錄。將歸檔文件裝訂成冊，采用三孔一線的方法，確保文件整齊、牢固。2.科技文件整理按照項目、專業(yè)、階段進行分類。對科技文件進行編號、編目，繪制文件目錄、分類目錄等檢索工具。建立科技文件的保管期限表，對科技文件進行鑒定和整理。3.會計檔案整理按照會計年度、保管期限進行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進行編號、編目，填寫會計檔案目錄。將會計檔案裝訂成冊，按照規(guī)定的格式和要求進行整理。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案室時，應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案室接收檔案后，應對檔案進行核對和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案室按照檔案分類標準對接收的檔案進行重新整理和上架，并在檔案管理系統(tǒng)中進行錄入和登記。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為定期保管。3.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家相關規(guī)定和本公司/組織的實際情況進行確定，并在檔案整理過程中予以明確標注。（三）檔案保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施，并定期進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、箱柜號等信息。3.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。5.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應異地存放，并定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人擔任組長，各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）檔案鑒定標準1.依據(jù)國家相關法律法規(guī)和本公司/組織的檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限。（三）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清冊報公司/組織主管領導審批，經(jīng)批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務為本原則：以滿足公司/組織各項工作需要為出發(fā)點，提供優(yōu)質、高效的檔案利用服務。3.安全保密原則：確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件或復印件。查閱時應填寫檔案查閱登記表，注明查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室辦理復制手續(xù)。復制檔案應按照規(guī)定的格式和要求進行，確保復制件與原件一致。（三）檔案利用審批流程1.查閱檔案：利用者填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案室管理人員核對后，即可查閱檔案原件或復印件。2.借閱檔案：利用者填寫檔案借閱申請表，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批簽字后，交檔案室管理人員審核。檔案室管理人員審核通過后，辦理借閱手續(xù)，將檔案交利用者帶走。3.復制檔案：利用者填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批簽字后，交檔案室管理人員審核。檔案室管理人員審核通過后，按照規(guī)定的格式和要求進行復制，并收取相應的復制費用。（四）檔案利用安全保密措施1.檔案室應設置專門的查閱區(qū)域，配備必要的桌椅、照明設備等，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱檔案時，利用者應在查閱區(qū)域內進行，不得將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并在指定地點進行。3.借閱檔案時，利用者應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、偽造、銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告檔案室管理人員，并承擔相應的責任。4.對涉及公司/組織機密的檔案，利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務質量。2.推進檔案信息資源的共享與整合，為公司/組織的決策提供有力的信息支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全性和保密性。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照檔案整理要求，對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立準確的索引關系。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案目錄信息的錄入和維護，包括檔案的名稱、年度、保管期限、來源等信息。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、年度、保管期限、機構等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作效率。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設置用戶權限管理功能，確保不同用戶只能訪問和操作其權限范圍內的檔案信息，保障檔案信息安全。（四）檔案信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責任，規(guī)范操作流程。2.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安