PAGE中學(xué)檔案室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中學(xué)檔案室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室各類檔案的管理，包括但不限于教學(xué)檔案、行政檔案、學(xué)生檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案室對全校各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、征集、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.負(fù)責(zé)向?qū)W校各部門提供檔案信息服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為學(xué)校的決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。7.加強(qiáng)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解檔案管理的新政策、新要求，不斷提高本校檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作，及時(shí)提供所需檔案材料。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)研究成果等。2.行政檔案包括學(xué)校行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.學(xué)生檔案包括學(xué)生學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評價(jià)檔案、獎懲記錄、畢業(yè)檔案等。4.教師業(yè)務(wù)檔案包括教師個(gè)人基本情況、教學(xué)工作量、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。5.學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案包括校園規(guī)劃、建設(shè)項(xiàng)目審批文件、工程圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。6.其他檔案學(xué)校在招生、就業(yè)、對外交流、文化活動等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）歸檔時(shí)間1.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期末或課程結(jié)束后及時(shí)歸檔。2.行政檔案應(yīng)在文件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔。3.學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)或離校后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在每年年底前歸檔。5.學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號、編目。2.將整理好的檔案材料移交檔案室，檔案室檔案管理人員進(jìn)行審核、驗(yàn)收，對不符合要求的檔案材料退回原部門重新整理。3.檔案室檔案管理人員對審核合格的檔案材料進(jìn)行裝訂、上架，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）分類方法本校檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件材料分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問題）按照學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進(jìn)行分類，如教學(xué)、行政、學(xué)生、教師等。3.保管期限根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理要求1.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性。4.對電子檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號和存儲，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的編目與檢索（一）編目要求1.編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和字體，確保目錄的規(guī)范性和美觀性。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等內(nèi)容，便于檔案的查詢和利用。3.對重要檔案應(yīng)編制專題目錄，如教學(xué)成果目錄、科研項(xiàng)目目錄等，提高檔案的檢索效率。（二）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引，包括全宗指南、分類目錄、專題目錄等，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化檢索。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的信息化水平。3.定期對檔案檢索工具進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檢索工具的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.檔案室應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，確保電子檔案的安全存儲。2.檔案室應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等，確保檔案的安全保管。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校章程、重要會議記錄、重大改革方案、機(jī)構(gòu)演變、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)決算等檔案。2.長期保管的檔案凡是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為30年。如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生學(xué)籍檔案等檔案。3.短期保管的檔案凡是反映學(xué)校一般性工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年。如一般性的行政文件、臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案。（三）檔案的定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。每月進(jìn)行一次局部檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案的載體狀況，檔案的保管環(huán)境等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥、調(diào)整溫濕度等。3.建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，確保檔案檢查工作的規(guī)范化和制度化。（四）檔案的安全保護(hù)措施1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對借閱檔案的人員進(jìn)行登記，明確借閱期限和歸還時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸還。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和防范能力。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案的安全。4.對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，確保檔案信息不泄露。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、高效的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.積極主動地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案材料，并與借閱者簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等事項(xiàng)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。（三）利用審批1.查閱檔案一般由檔案利用者直接到檔案室辦理，無需審批。2.借閱檔案應(yīng)按照以下審批程序進(jìn)行：借閱者填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請表進(jìn)行審核，簽字同意后報(bào)檔案室。檔案室檔案管理人員對借閱申請表進(jìn)行審批，對符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)；對不符合借閱條件的，應(yīng)向借閱者說明原因。3.復(fù)制檔案應(yīng)按照以下審批程序進(jìn)行：復(fù)制者填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等。所在部門負(fù)責(zé)人對復(fù)制申請表進(jìn)行審核，簽字同意后報(bào)檔案室。檔案室檔案管理人員對復(fù)制申請表進(jìn)行審批，對涉及保密內(nèi)容的檔案復(fù)制，應(yīng)報(bào)學(xué)校保密工作部門審批。（四）利用期限與歸還1.檔案借閱期限一般不超過兩周，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案室說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保檔案鑒定工作的合法性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本校檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映學(xué)校的主要職能活動和基本歷史面貌，是否對學(xué)校、國家和社會具有保存價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來源、形式、載體等是否符合檔案管理的要求。3.檔案的保管狀況是否良好，是否存在破損、褪色、霉變等情況。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、