PAGE檔案室管理移交制度上墻一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，規(guī)范檔案移交工作流程，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位發(fā)生檔案移交行為時的管理。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理與移交的部門、崗位及人員，包括但不限于行政部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、人力資源部門等。同時，適用于因合作、項目、審計等原因與外部單位進行檔案交接的情況。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交必須確保所移交檔案資料的內(nèi)容真實、準確，與實際業(yè)務(wù)情況相符，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：移交的檔案應(yīng)涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動的全過程，包括文件、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的資料，確保檔案的完整性。3.及時性原則：在業(yè)務(wù)活動結(jié)束或規(guī)定的時間節(jié)點內(nèi)，應(yīng)及時完成檔案的整理和移交工作，不得拖延積壓，以保證檔案信息的時效性。4.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，在移交過程中要嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案移交的主體與職責（一）移交部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、規(guī)范。2.在規(guī)定的時間內(nèi)，按照檔案移交清單，將整理好的檔案向檔案室或接收部門進行移交，并配合做好交接手續(xù)。3.對移交檔案的真實性、完整性負責，如有虛假或遺漏，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（二）接收部門職責1.負責接收移交部門提交的檔案資料，并按照規(guī)定進行審核、登記。2.對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和有效利用。3.如發(fā)現(xiàn)移交檔案存在問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。（三）檔案室職責1.制定檔案移交的具體流程和標準，指導各部門做好檔案移交工作。2.負責接收各部門移交的檔案，對檔案進行統(tǒng)一編號、分類、存儲，并建立檔案管理系統(tǒng)。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整性和準確性。4.為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴格執(zhí)行檔案利用制度。三、檔案移交的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.公司/組織各類紅頭文件、通知、報告、請示、批復等正式文件。2.會議文件，包括會議通知、議程、紀要、決議等。3.工作計劃、總結(jié)、匯報材料等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.合同檔案，包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。2.項目檔案，涵蓋項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、驗收報告等。3.銷售檔案，如客戶資料、銷售合同、銷售報表等。4.采購檔案，包括采購申請、采購合同、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票等。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。2.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等手續(xù)文件。2.員工薪酬、福利、績效考核等資料。3.員工培訓、晉升、獎懲等記錄。（五）其他檔案1.公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證書、商標注冊文件等。2.涉及公司/組織重大活動、事件的照片、錄像、音頻等資料。3.其他具有保存價值的文件、資料。四、檔案移交的流程（一）移交準備1.移交部門在檔案移交前，應(yīng)按照檔案分類標準對檔案進行整理，編制檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等詳細信息。2.對擬移交的檔案進行自查，確保檔案資料齊全、完整、無損壞，同時對涉及保密信息的檔案進行加密處理。（二）移交申請1.移交部門填寫檔案移交申請表，注明移交檔案的類別、數(shù)量、移交原因、預(yù)計移交時間等內(nèi)容，并提交至檔案室或接收部門。2.檔案室或接收部門收到移交申請表后，應(yīng)進行審核，如審核通過，確定具體的移交時間和地點，并通知移交部門。（三）現(xiàn)場移交1.移交部門按照約定的時間和地點，將檔案資料送至檔案室或接收部門。移交時，雙方應(yīng)在現(xiàn)場共同核對檔案移交清單，清點檔案數(shù)量，檢查檔案質(zhì)量。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，如資料不全、損壞、信息錯誤等，移交部門應(yīng)及時進行補充或更正，直至符合移交要求。3.雙方核對無誤后，在檔案移交清單上簽字確認，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（四）檔案接收登記1.檔案室或接收部門對接收的檔案進行登記，將檔案移交清單中的信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案臺賬。2.對接收的檔案進行分類存放，按照檔案保管期限和存儲要求進行妥善保管。（五）特殊情況處理1.如因不可抗力等特殊原因無法按時完成檔案移交的，移交部門應(yīng)及時通知檔案室或接收部門，并說明原因和預(yù)計移交時間。2.對于重要、緊急的檔案移交，應(yīng)優(yōu)先處理，確保檔案資料的及時流轉(zhuǎn)和安全。五、檔案移交的時間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)于每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案向檔案室進行移交。2.檔案室應(yīng)在收到移交檔案后的[規(guī)定時間]內(nèi)完成審核、登記和存儲工作。（二）即時移交1.在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)即時將涉及該業(yè)務(wù)的檔案進行整理并移交。2.對于臨時性項目或?qū)ｍ椆ぷ鳎陧椖拷Y(jié)束或工作完成后的[規(guī)定時間]內(nèi)，項目負責部門應(yīng)將檔案移交至檔案室或相關(guān)接收部門。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）檔案整理規(guī)范1.檔案應(yīng)按照分類標準進行整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。2.每份檔案應(yīng)編制頁碼，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。3.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂，封面應(yīng)注明檔案名稱、編號、日期等信息。（二）檔案內(nèi)容準確1.檔案資料應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，文字表述清晰。2.對于重要文件和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進行多次核對，確保準確性。（三）檔案標識清晰1.檔案應(yīng)標注明確的編號、名稱、日期、保管期限等標識，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，確保文件名與檔案內(nèi)容相符，便于識別和檢索。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室負責對各部門檔案移交工作的日常監(jiān)督，定期檢查檔案移交情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門可定期對檔案移交工作進行審計，檢查檔案移交的合規(guī)性、完整性和準確性。（二）外部監(jiān)督1.如涉及與外部單位進行檔案移交，應(yīng)接受相關(guān)監(jiān)管部門或合作單位的監(jiān)督檢查。2.對于因?qū)徲嫛z查等原因需要提供檔案資料的，應(yīng)按照要求及時、準確地提供，并配合做好相關(guān)工作。（三）問題處理1.對于在檔案移交監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并將整改情況書面報告檔案室或相關(guān)監(jiān)督部門。八、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案。2.其他按照公司/組織規(guī)定需要保密的檔案資料。（二）保密措施1.在檔案移交過程中，移交人員和接收人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及保密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.未經(jīng)公司/組織授權(quán)，任何人不得擅自復制、傳播、使用保密檔案資料。（三）責任追究1.如因違反保密規(guī)定導致檔案信息泄露，給公司/組織造成損失的，將依法追究相關(guān)責任人的責任。2.涉及刑事犯罪的，將移交司法機關(guān)處理。九、檔案移交的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的效率和準確性。（二）電子檔案移交1.對于電子檔案的移交，應(yīng)確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確。2.移交電子檔案時，應(yīng)同時移交電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件名稱、編號、日期、作者、格式等，以便于接收方進行管理和利用。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除