PAGE某公司檔案管理制度建設一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協調和監(jiān)督指導。2.真實準確原則檔案應如實反映公司各項活動的實際情況，確保檔案內容真實可靠，數據準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則全面收集、整理公司在各項工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，以便于對公司歷史和現狀進行全面了解和研究。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責公司檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理和資源共享。5.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，總結經驗，發(fā)現問題，及時采取措施加以改進。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理工作，并確保檔案管理人員相對穩(wěn)定。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門各類文件材料的形成、積累和歸檔工作，保證檔案的齊全、完整和準確。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助和支持。4.接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序，便于查找。3.對檔案進行定期檢查和盤點，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，發(fā)現問題及時報告并采取措施加以處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱等服務，做好登記和記錄工作。5.積極參與檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司領導決策和各項工作提供參考依據。6.協助綜合管理部門做好檔案信息化建設工作，負責檔案數據的錄入、維護和管理。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等五大類。1.文書檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作、經營管理等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決議、會議紀要等。2.科技檔案指公司在科研、生產、工程建設等活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、技術文件、科研報告、項目資料等。3.人事檔案涵蓋公司員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、教育培訓等方面的文件材料。4.財務檔案包括公司的會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等財務核算和管理過程中形成的各類文件。5.業(yè)務檔案根據公司不同業(yè)務領域的特點，分別設立相應的業(yè)務檔案類別，如市場營銷檔案、客戶服務檔案、項目合同檔案、招投標檔案等，用于記錄公司業(yè)務活動的全過程。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“分類代碼+年度+流水號”的形式，具體如下：1.文書檔案編號格式為：WS+年度+流水號，其中WS為文書檔案的分類代碼。例如，2023年形成的第100份文書檔案編號為WS2023100。2.科技檔案編號格式為：KJ+年度+流水號，KJ為科技檔案的分類代碼。如2022年的第50份科技檔案編號為KJ2022050。3.人事檔案編號格式為：RS+年度+流水號，RS為人事檔案的分類代碼。例如，2023年新入職員工的人事檔案編號為RS2023001。4.財務檔案編號格式為：CW+年度+流水號，CW為財務檔案的分類代碼。如2022年的第30冊財務檔案編號為CW2022030。5.業(yè)務檔案根據不同業(yè)務類別，分別設定分類代碼。例如，市場營銷檔案編號格式為：SYSC+年度+流水號，其中SYSC為市場營銷業(yè)務檔案的分類代碼；客戶服務檔案編號格式為：SYKF+年度+流水號，SYKF為客戶服務業(yè)務檔案的分類代碼，以此類推。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照公司檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機關下發(fā)的與本公司有關的文件、指示、通知等。2.公司制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、報告、會議紀要等。3.公司對外簽訂的合同、協議、意向書、招投標文件等。4.公司內部的請示、報告、批復、函件等往來文書。5.公司在科研、生產、工程建設等方面形成的技術文件、圖紙、圖表、實驗報告、項目資料等。6.公司員工的人事檔案材料，包括個人簡歷、考核記錄、任免文件、獎懲材料等。7.公司的財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等財務檔案。8.公司在市場營銷、客戶服務、項目管理等業(yè)務活動中形成的各類業(yè)務檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應進行初步審核，剔除重復、無效或無保存價值的文件。3.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類，同類文件集中在一起。2.編號：對每一份文件材料進行編號，編號應遵循檔案編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙張較多的文件材料進行裝訂，裝訂應整齊牢固，便于翻閱和保存。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、文件題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便于查找和利用。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、準確判定的原則，根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員為成員。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司成立以來的重要文件、決議、合同、協議、財務報表、人事檔案等。2.長期保管對公司在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括公司的一般性文件、業(yè)務檔案、科技檔案等。3.短期保管對公司在較短時間內需要查考利用的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括公司臨時性的文件、一般性的報表、資料等。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進行逐卷審查，根據檔案的保存價值和保管期限劃分原則，確定每卷檔案的保管期限。3.對鑒定結果進行記錄，形成檔案鑒定意見書，由檔案鑒定小組組長簽字確認。4.根據鑒定意見書，對保管期限已滿且無保存價值的檔案進行銷毀處理；對保管期限已滿但仍有一定保存價值的檔案，可延長保管期限繼續(xù)保存。六、檔案的保管與保護（一）保管場所公司設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，以滿足檔案保管的需要。（三）保管要求1.按照檔案類別和保管期限，對檔案進行分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現問題及時處理。檢查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關人員進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源。5.對電子檔案應進行備份存儲，定期進行數據維護和更新，確保電子檔案的安全和完整。（四）保護措施1.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。2.對易損檔案，如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，應采取特殊的保護措施，如密封包裝、低溫保存等。3.加強對檔案信息安全的保護，采取加密存儲、訪問控制、防火墻等技術手段，防止檔案信息泄露。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要檔案的查閱，需經公司分管領導審批同意。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并說明查閱理由，經公司綜合管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容。（二）查閱程序1.查閱人持《檔案查閱申請表》到綜合管理部門檔案庫房，檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找相應檔案。2.查閱人在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內進行。3.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進行核對，確認無誤后，在《檔案查閱登記表》上登記查閱情況。（三）利用方式公司鼓勵各部門充分利用檔案資源，為公司的各項工作提供支持。檔案利用方式主要包括以下幾種：1.提供查閱服務：為公司內部各部門及外部單位提供檔案查閱服務，滿足其對檔案信息的需求。2.編研開發(fā)：對檔案進行編研整理，開發(fā)檔案信息資源，形成專題資料、大事記、年鑒等編研成果，為公司領導決策和各項工作提供參考依據。3.業(yè)務支持：利用檔案信息為公司的市場營銷、客戶服務、項目管理等業(yè)務活動提供支持，如提供歷史數據、案例分析等。八、檔案的移交與銷毀（一）移交1.各部門在工作中形成的檔案，應定期向綜合管理部門移交。移交時間為每年的[具體時間]。2.移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、編號、保管期限等信息，雙方簽字確認。3.綜合管理部門對接收的檔案進行核對、整理和登記，確保檔案的齊全完整。（二）銷毀1.對保管期