PAGE如何實施檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管和利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、利用和維護，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.對公司各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，建立健全檔案管理臺賬。4.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.負責(zé)向國家綜合檔案館移交應(yīng)進館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全完整。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并按照公司檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的清查、核對、統(tǒng)計等工作，積極提供檔案利用所需的相關(guān)信息。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.負責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，嚴格按照檔案管理流程操作，確保檔案質(zhì)量。3.對檔案進行分類存放，編制檔案檢索工具，便于檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行檢查、清點，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案安全。5.積極開展檔案信息化工作，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。6.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容，嚴禁涂改、偽造、銷毀檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄，包括但不限于以下幾類：（詳細列舉各類檔案的具體范圍，如文書檔案涵蓋公司紅頭文件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等；科技檔案包括項目立項文件、科研報告、技術(shù)圖紙、實驗數(shù)據(jù)等；會計檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等；人事檔案有員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄等）2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。3.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)資料。4.公司組織的各類活動形成的照片、錄像、錄音等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制收集，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。4.對收集到的檔案資料，應(yīng)進行初步整理，去除無關(guān)的附件和重復(fù)的文件，確保檔案資料的簡潔明了。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理，一般不超過一個月。例如，每月末各部門應(yīng)將當(dāng)月形成的檔案資料整理好，移交至公司檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時收集，確保檔案的時效性。3.會計檔案應(yīng)按照會計年度進行收集整理，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交公司檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。例如，先按年度將文書檔案分為不同年份，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，最后按照機構(gòu)（問題）進行細分，如行政、財務(wù)事務(wù)、業(yè)務(wù)部門等。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。以科研項目為例，先按項目名稱分類，再根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域細分，如電子技術(shù)、機械工程等，最后按照項目的不同階段，如立項、研究、驗收等進行排列。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行分類，再根據(jù)年度進行排列。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進行分類，如在職員工檔案、離職員工檔案，檔案內(nèi)容包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等。（三）編號規(guī)則1.為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.文書檔案編號格式為：[年度代碼][保管期限代碼][機構(gòu)（問題）代碼][流水號]。例如，2023年形成的永久保管的行政類文書檔案，編號為23YJXG001，其中“23”代表年度，“YJ”代表永久保管期限，“XG”代表行政機構(gòu)，“001”為流水號。3.科技檔案編號格式為：[項目代碼][專業(yè)代碼][階段代碼][流水號]。如某科研項目編號為KY202301，其中“KY”代表科研項目，“2023”為項目年度，“01”為項目序號，該項目下電子技術(shù)專業(yè)立項階段的檔案編號為KY202301DZ01，“DZ”代表電子技術(shù)專業(yè)，“01”為立項階段流水號。4.會計檔案編號格式為：[年度代碼][檔案類別代碼][流水號]。如2023年的會計憑證編號為23KZPZ001，“23”為年度，“KZPZ”為會計憑證類別，“001”為流水號。5.人事檔案編號格式為：[員工類別代碼][檔案序號]。在職員工檔案編號為ZZ001，“ZZ”代表在職員工，“001”為員工檔案序號。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，以保證檔案的整齊美觀和牢固耐用。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。3.裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件應(yīng)進行修復(fù)或裱糊。4.文書檔案一般以A4紙大小為標準進行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂厚度一般不超過2cm。科技檔案、會計檔案等可根據(jù)實際情況進行裝訂，確保整齊規(guī)范。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案按照公司檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對接收的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。3.核對無誤后，公司檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，將檔案按照分類編號順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案目錄。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)于每年的[具體日期]前，將上一年度形成的檔案全部移交至公司檔案管理部門。2.對于緊急或特殊情況形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準確、編號清晰、裝訂整齊。2.檔案移交清單應(yīng)詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，確保與檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，電子檔案的格式應(yīng)符合公司檔案管理系統(tǒng)的要求，且元數(shù)據(jù)應(yīng)完整準確。六、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、層號等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的聲像檔案，如照片、錄像等，應(yīng)進行數(shù)字化處理后存儲，并同時保存原始載體。原始載體應(yīng)存放在專門的存儲盒中，注明檔案內(nèi)容、拍攝時間、拍攝人等信息。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、終止的文件材料，公司章程、股東會決議、董事會決議等重要文件，涉及公司權(quán)益和重大利益的合同、協(xié)議，財務(wù)審計報告等。長期保管的檔案保管期限一般為[具體時長，如30年]，包括公司重要業(yè)務(wù)活動的文件材料、一般性合同協(xié)議、員工人事檔案等。短期保管的檔案保管期限一般為[具體時長，如10年]，如一般性的文件通知、臨時性業(yè)務(wù)活動記錄等。2.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對到期檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案清查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，一般每年進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或處理，并查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.清查結(jié)束后應(yīng)形成清查報告，對檔案管理情況進行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進措施和建議。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.因公司外部單位工作需要，如審計、稅務(wù)檢查、項目合作等，需查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得對外提供查閱、借閱。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還原處。2.借閱：借閱檔案一般不得超過[規(guī)定借閱期限，如15天]，確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和