PAGE工程檔案制度管理牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高工程管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項目從項目策劃、設(shè)計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的工程檔案管理部門，負(fù)責(zé)對全公司工程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，包括前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等，均應(yīng)齊全完整歸檔。4.及時性原則工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、收集，確保檔案資料與工程建設(shè)進(jìn)度相匹配，及時歸檔。5.保密性原則對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國家秘密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）工程檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門、各項目組的工程檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。4.組織開展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。5.參與工程竣工驗收，審查工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保工程檔案符合驗收要求。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.在項目建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項目各參建單位做好工程檔案的形成、積累和整理工作。2.確保項目檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整，并與工程進(jìn)度同步，及時移交項目檔案管理部門。3.對項目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）各參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案資料的質(zhì)量。2.按照合同約定和公司工程檔案管理要求，及時向項目檔案管理部門移交本單位的工程檔案。3.接受公司工程檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，配合做好工程檔案管理工作。三、工程檔案的分類與編號（一）分類工程檔案分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件等五大類。1.工程前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程設(shè)計文件涵蓋初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知等。3.工程施工文件主要有施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.工程監(jiān)理文件包含監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件如竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）編號工程檔案編號采用分類編號法，由檔案類別代碼、項目代碼、年份代碼、順序號組成。1.檔案類別代碼按照上述工程檔案分類，分別用字母表示：前期文件（Q）、設(shè)計文件（S）、施工文件（G）、監(jiān)理文件（J）、竣工驗收文件（Y）。2.項目代碼以公司統(tǒng)一的項目編號為準(zhǔn)。3.年份代碼取文件形成年份的后兩位數(shù)字。4.順序號按照文件形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。例如：某項目2023年形成的第10份施工文件，編號為G[項目代碼]2310。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各項目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的工程檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件和聲像資料等多種形式，確保檔案信息的全面性。3.對于外來文件，如上級部門文件、設(shè)計單位文件、供應(yīng)商提供的資料等，應(yīng)及時登記、簽收，并納入工程檔案管理范圍。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類別的文件應(yīng)按照文件形成時間順序排列。2.每份文件應(yīng)編制頁碼，并填寫文件目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、文件題名、日期、頁號等。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。五、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目各參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過程中定期將整理好的工程檔案移交項目檔案管理部門，工程竣工驗收后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。2.歸檔的工程檔案應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的工程檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回整改。（二）保管要求1.工程檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案架、檔案盒等存儲設(shè)施，并按照編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，防止數(shù)據(jù)丟失。六、工程檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程檔案。涉及對外提供檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.查閱申請申請人填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱申請人憑審批通過的《工程檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱情況，確保檔案安全。4.借閱如需借閱檔案，申請人應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已歸檔的工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進(jìn)行全面審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，分為永久保存、長期保存（[具體年限]）和短期保存（[具體年限]）三個級別。（二）銷毀1.對已鑒定為無保存價值的工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司工程檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、各項目組的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理質(zhì)量、歸檔保管情況、利用銷毀情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)《工程檔案管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立工程檔案管理考核評價機(jī)制，將工程檔案管理工作納入公司績效考核體系。2.考核評價指標(biāo)包括檔案管