PAGE外人進入檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，規(guī)范外人進入檔案室的行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有因工作需要進入公司檔案室的外部人員，包括但不限于合作單位人員、審計人員、政府部門工作人員等。（三）基本原則1.嚴格審批原則：外人進入檔案室必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保其進入目的合理、必要。2.安全保密原則：在保證外人能夠完成工作任務的前提下，最大限度地保護檔案資料的安全和保密信息不被泄露。3.全程陪同原則：外人進入檔案室期間，必須有公司內(nèi)部指定人員全程陪同，不得擅自行動。二、審批流程（一）申請1.因工作需要外人進入檔案室的部門或個人，應提前填寫《外人進入檔案室申請表》，詳細說明進入檔案室的目的、時間、人數(shù)、查閱或使用的檔案資料范圍等信息。2.申請表需經(jīng)申請部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）審批1.《外人進入檔案室申請表》提交至公司檔案室管理部門，由檔案室負責人進行初步審核。審核內(nèi)容包括申請目的是否合理、查閱資料范圍是否符合規(guī)定、陪同人員安排是否妥當?shù)取?.初步審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至公司分管領導進行審批。分管領導根據(jù)公司整體工作安排和檔案安全管理要求，對申請進行最終審批。3.審批通過的申請表由檔案室管理部門留存?zhèn)浒?，同時通知申請部門或個人辦理后續(xù)進入檔案室的相關(guān)手續(xù)。（三）特殊情況處理如遇緊急情況，需要外人臨時進入檔案室，可由申請部門負責人電話向檔案室負責人說明情況，經(jīng)同意后先進入檔案室開展工作，但事后必須及時補辦《外人進入檔案室申請表》的審批手續(xù)。三、進入要求（一）身份核實1.外人進入檔案室前，必須在公司門衛(wèi)處進行身份登記，出示有效身份證件，并說明進入檔案室的事由。2.門衛(wèi)人員核對無誤后，通知檔案室管理部門安排陪同人員前來引領。（二）安全教育1.陪同人員在引領外人進入檔案室前，應對其進行安全教育，告知檔案室的安全規(guī)定和注意事項，包括但不限于嚴禁吸煙、嚴禁攜帶易燃、易爆、易腐蝕等危險物品進入檔案室、不得擅自拍照、復印、記錄檔案資料內(nèi)容等。2.外人需簽署《外人進入檔案室安全承諾書》，承諾遵守檔案室的各項安全規(guī)定。（三）著裝規(guī)范外人進入檔案室應穿著整齊、得體，不得穿著拖鞋、短褲、背心等不符合辦公場所著裝要求的服裝進入。四、陪同管理（一）陪同人員職責1.全程陪同外人在檔案室的活動，確保外人遵守檔案室的各項制度和規(guī)定，不得擅自離開陪同人員的視線范圍。2.協(xié)助外人查找、查閱所需的檔案資料，按照規(guī)定提供必要的服務，但不得代替外人操作檔案管理系統(tǒng)或接觸檔案資料原件。3.監(jiān)督外人的行為舉止，如發(fā)現(xiàn)外人有違反檔案室安全規(guī)定或可能對檔案資料造成損害的行為，應及時制止并報告檔案室管理部門。4.在外人查閱或使用檔案資料結(jié)束后，負責檢查檔案資料是否完整歸還，有無損壞、遺失等情況。（二）陪同人員安排1.檔案室管理部門應根據(jù)外人進入檔案室的目的和查閱資料范圍，安排熟悉相關(guān)業(yè)務和檔案管理規(guī)定的人員作為陪同人員。2.對于涉及公司核心機密檔案資料的查閱，應安排政治素質(zhì)高、責任心強、保密意識好的人員進行陪同。（三）陪同人員變更如因特殊原因需要更換陪同人員，申請部門或個人應提前通知檔案室管理部門，并說明更換原因。檔案室管理部門審核同意后，安排新的陪同人員接替工作，并做好交接手續(xù)。五、檔案查閱與使用規(guī)范（一）查閱范圍外人只能查閱經(jīng)審批同意的檔案資料范圍，不得擅自擴大查閱范圍或查閱未經(jīng)審批的檔案。（二）查閱方式1.外人查閱檔案資料應在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進行，不得將檔案資料帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案資料內(nèi)容，應提前向檔案室管理部門提出申請，經(jīng)批準后由檔案室工作人員按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱檔案資料時，應使用檔案室提供的專用設備和工具，不得自行攜帶其他設備進入檔案室進行操作。（三）使用期限外人查閱檔案資料的時間應嚴格按照審批時間執(zhí)行，如需延長查閱時間，應提前向檔案室管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。（四）檔案歸還外人查閱或使用檔案資料結(jié)束后，應及時將檔案資料歸還至檔案室指定位置，并由陪同人員進行核對確認。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、遺失等情況，應立即報告檔案室管理部門，并協(xié)助查明原因，采取相應的補救措施。六、安全與保密管理（一）安全管理1.外人進入檔案室期間，應遵守檔案室的安全管理制度，不得隨意觸動檔案室的消防、安防等設備設施。2.如遇突發(fā)安全事件（如火災、地震等），陪同人員應立即組織外人按照預定的安全疏散路線撤離檔案室，并及時報告公司相關(guān)部門。（二）保密管理1.外人應嚴格遵守公司的保密制度，對在檔案室查閱或接觸到的檔案資料內(nèi)容予以保密，不得向任何無關(guān)人員泄露。2.未經(jīng)公司書面同意，外人不得擅自將檔案資料的內(nèi)容以任何形式（包括但不限于文字、圖片、電子文檔等）帶出檔案室或傳播給第三方。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)外人違反安全與保密管理規(guī)定，檔案室管理部門應立即責令其停止違規(guī)行為，并視情節(jié)輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、取消其進入檔案室的資格等。如因外人違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案室管理部門應定期對外人進入檔案室的情況進行檢查，包括審批手續(xù)是否齊全、陪同人員是否履行職責、檔案查閱與使用是否規(guī)范、安全與保密措施是否落實等。（二）不定期抽查公司相關(guān)管理部門將不定期對外人進入檔案室的情況進行抽查，重點檢查檔案室制度的執(zhí)行情況和檔案資料的安全保密狀況。（三）問題整改對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案室管理部門應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或個人限期整改。整改完成后，應提交整改報告，由