PAGE傳媒公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強傳媒公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于傳媒公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責(zé)對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。3.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展、項目申報等提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類檔案的形成、收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并配合檔案室做好檔案的移交、查閱、借閱等工作。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室集中保管。4.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案，不得違規(guī)提供檔案查閱、借閱服務(wù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類傳媒公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括項目策劃書、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、市場調(diào)研報告、廣告策劃與設(shè)計資料等。3.宣傳推廣類：包括新聞稿件、宣傳海報、宣傳片、活動照片與視頻等。4.技術(shù)資料類：包括節(jié)目制作腳本、拍攝素材、剪輯成片、技術(shù)設(shè)備資料等。5.客戶資料類：包括客戶信息、合作項目記錄、客戶反饋等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”，如“XZ2023001”表示2023年行政管理類第1份檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：代碼為“JY”，如“JY2023002”表示2023年業(yè)務(wù)經(jīng)營類第2份檔案。3.宣傳推廣類：代碼為“XC”，如“XC2023003”表示2023年宣傳推廣類第3份檔案。4.技術(shù)資料類：代碼為“JS”，如“JS2023004”表示2023年技術(shù)資料類第4份檔案。5.客戶資料類：代碼為“KH”，如“KH2023005”表示2023年客戶資料類第5份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.公司舉辦各類活動的策劃方案、宣傳資料、活動記錄等。4.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不易保存的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行命名和存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時間順序進行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時間先后排列。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：按照項目類別、時間順序進行整理，每個項目的檔案材料單獨成冊。3.宣傳推廣類檔案：按照宣傳活動類型、時間順序進行整理，同一活動的照片、視頻、海報等資料集中存放。4.技術(shù)資料類檔案：按照節(jié)目制作流程、技術(shù)設(shè)備類型進行整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。5.客戶資料類檔案：按照客戶名稱、合作時間順序進行整理，每個客戶的資料單獨歸檔。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行核對，確保檔案的準確性和完整性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.將檔案移交清單及檔案一并送交檔案室，檔案室按照編號規(guī)則對檔案進行編號、上架存放。六、檔案保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案室的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供的信息，在檔案室指定地點提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案室負責(zé)人審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案室工作人員應(yīng)向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如因特殊情況需要帶出公司，應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準，并采取必要的安全措施。5.借閱人歸還檔案時，檔案室工作人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會批準后方可進行，并采取相應(yīng)的保密措施。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照公司規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并對查閱或借閱的檔案內(nèi)容嚴格保密。八、檔案保密（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對檔案室采取必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，限制無關(guān)人員進入檔案室。3.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)進行加密存儲，并嚴格控制查閱和借閱權(quán)限。4.在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定進行審批和登記。（二）保密責(zé)任追究1.對違反檔案保密制度，造成檔案泄密的人員，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。2.對于因檔案泄密給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員代表等組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的保存價值進行評估和鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公