PAGE學(xué)生檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于本校全體學(xué)生檔案的管理，包括全日制學(xué)生和非全日制學(xué)生。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)。（四）職責(zé)分工1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生檔案管理制度；接收、整理、保管學(xué)生檔案；提供檔案查詢、借閱等服務(wù)；對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.各學(xué)院（系）負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案材料的收集、整理和初步審核；協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理工作。3.班主任負(fù)責(zé)本班學(xué)生檔案材料的日常收集和整理；及時將學(xué)生的重要信息反饋給學(xué)院（系）和檔案管理部門。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）學(xué)籍材料1.錄取通知書2.新生入學(xué)登記表3.學(xué)籍變動材料（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）4.成績單5.學(xué)位證書、畢業(yè)證書復(fù)印件（三）獎懲材料1.獎學(xué)金、助學(xué)金評定材料2.三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等榮譽(yù)證書復(fù)印件3.違紀(jì)處分決定及解除處分材料（四）黨團(tuán)組織材料1.入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員材料2.入團(tuán)申請書、團(tuán)員證等團(tuán)員材料（五）社會實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.社會實(shí)踐報(bào)告2.實(shí)習(xí)鑒定表（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表2.就業(yè)協(xié)議書3.畢業(yè)生登記表三、檔案收集（一）材料來源1.學(xué)生本人提交：學(xué)生按照學(xué)校要求，定期提交各類檔案材料。2.各部門提供：學(xué)校相關(guān)部門如招生辦公室、教務(wù)處、學(xué)生工作處、團(tuán)委等按照職責(zé)分工，及時將涉及學(xué)生的材料移交檔案管理部門。3.學(xué)院（系）收集：學(xué)院（系）負(fù)責(zé)收集本學(xué)院（系）學(xué)生的各類材料，并進(jìn)行初步整理。（二）收集要求1.各部門和學(xué)院（系）應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料按時、準(zhǔn)確提交。2.提交的檔案材料應(yīng)完整、真實(shí)、有效，簽字蓋章齊全。3.對于重要材料，應(yīng)提供原件或復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）收集時間1.新生入學(xué)時，學(xué)生應(yīng)提交錄取通知書、新生入學(xué)登記表等材料。2.每學(xué)期末，學(xué)生應(yīng)提交本學(xué)期的成績單、社會實(shí)踐報(bào)告等材料。3.學(xué)生發(fā)生學(xué)籍變動、獎懲等情況時，相關(guān)部門應(yīng)及時將材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將學(xué)生檔案分為基本信息、學(xué)籍材料、獎懲材料、黨團(tuán)組織材料、社會實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料、就業(yè)材料等類別。（二）編號為便于檔案管理和查詢，為每個學(xué)生檔案編制唯一的編號。編號可采用入學(xué)年份、學(xué)院（系）代碼、專業(yè)代碼、班級編號、學(xué)生序號等組合方式。（三）裝訂將同一類別的檔案材料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（四）編目編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、頁碼等信息，以便快速查找和核對。五、檔案保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。（三）保管期限學(xué)生檔案的保管期限為永久。六、檔案查詢（一）查詢范圍1.學(xué)生本人有權(quán)查詢自己的檔案內(nèi)容。2.因工作需要，學(xué)校相關(guān)部門和工作人員可按照規(guī)定查詢學(xué)生檔案。3.司法機(jī)關(guān)、其他有權(quán)機(jī)關(guān)因辦案需要，可依法查詢學(xué)生檔案。（二）查詢流程1.學(xué)生本人查詢：學(xué)生持有效身份證件到檔案管理部門填寫查詢申請表，經(jīng)審核后即可查詢。2.學(xué)校相關(guān)部門和工作人員查詢：填寫查詢審批表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查詢。3.司法機(jī)關(guān)等有權(quán)機(jī)關(guān)查詢：出具相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定程序查詢。（三）查詢記錄檔案管理部門應(yīng)對每次查詢進(jìn)行記錄，包括查詢時間、查詢?nèi)恕⒉樵儍?nèi)容等信息。七、檔案借閱（一）借閱范圍因教學(xué)、科研、就業(yè)等特殊需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，相關(guān)人員可借閱學(xué)生檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將檔案借給借閱人，并做好借閱登記。（三）借閱期限借閱期限一般不超過兩周，如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案材料。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況。3.借閱結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時，檔案應(yīng)按照就業(yè)去向轉(zhuǎn)遞至用人單位或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動時，檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)?；蛳嚓P(guān)機(jī)構(gòu)。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)生的轉(zhuǎn)遞申請，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.將檔案材料整理、密封后，通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.及時與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否安全送達(dá)，并做好轉(zhuǎn)遞記錄。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案安全、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞的檔案材料應(yīng)完整、密封，不得擅自拆封。3.接收單位應(yīng)在收到檔案后及時反饋回執(zhí)，檔案管理部門應(yīng)妥善保存回執(zhí)。九、檔案信息化管理（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入將學(xué)生檔案中的各類信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）信息安全加強(qiáng)對學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等安全事故發(fā)生。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定定期對學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。對于失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀流程1.編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期等信息。2.經(jīng)學(xué)校檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀