PAGE防疫檔案分類管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防疫檔案管理，確保防疫工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效應(yīng)對疫情防控工作需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在防疫期間形成的各類文件、資料、記錄等檔案的分類管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家及地方關(guān)于疫情防控的法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)防疫工作的不同方面和檔案的性質(zhì)、來源等進(jìn)行合理分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：保障防疫檔案的安全，防止信息泄露，對涉及敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.動態(tài)管理原則：隨著防疫工作的推進(jìn)和變化，及時調(diào)整和完善檔案分類管理。二、防疫檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）疫情防控政策文件類1.國家及地方政府發(fā)布的疫情防控法律法規(guī)、政策通知、指導(dǎo)意見等。2.公司根據(jù)上級要求制定的疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案等。（二）人員健康管理類1.員工每日健康打卡記錄，包括體溫、癥狀等信息。2.員工核酸檢測報告、疫苗接種記錄。3.外來人員（訪客、供應(yīng)商等）健康信息登記。（三）防疫物資管理類1.防疫物資采購計劃、合同。2.防疫物資出入庫記錄，包括口罩、消毒液、體溫槍等物資的收發(fā)情況。3.防疫物資庫存盤點記錄。（四）辦公區(qū)域防控類1.辦公場所清潔消毒記錄，包括消毒時間、區(qū)域、人員等。2.通風(fēng)換氣記錄。3.辦公區(qū)域防疫設(shè)施設(shè)備配備情況記錄，如洗手設(shè)施、防護(hù)欄等。（五）會議活動防控類1.會議、培訓(xùn)、活動等防疫方案，包括人員安排、防控措施等。2.參會人員簽到表及健康信息記錄。3.活動現(xiàn)場防疫照片、視頻等資料。（六）疫情應(yīng)急處置類1.疫情報告記錄，包括發(fā)現(xiàn)疫情的時間、地點、人員等信息。2.疫情處置過程中的各項記錄，如隔離安排、流調(diào)情況、核酸檢測組織等。3.與相關(guān)部門（如疾控中心、社區(qū)等）溝通協(xié)調(diào)記錄。（七）宣傳教育類1.防疫知識宣傳資料，如海報、手冊、視頻等。2.公司內(nèi)部防疫宣傳活動記錄，包括培訓(xùn)、講座等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門指定專人負(fù)責(zé)防疫檔案的收集工作，確保各類文件、資料及時、準(zhǔn)確收集。2.對于外來文件，如政府部門的通知等，要及時登記并移交檔案管理部門。3.員工個人提交的健康信息等資料，要按照規(guī)定格式填寫，確保信息完整。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行初步分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.去除檔案中的無關(guān)材料，如重復(fù)頁、空白頁等，確保檔案內(nèi)容簡潔明了。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.整理后的檔案由檔案管理人員進(jìn)行審核，確保分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、內(nèi)容完整。2.審核通過的檔案按照類別依次存入檔案柜或電子存儲設(shè)備。3.建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、存放位置等信息，便于查找。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜要保持干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的防疫檔案，如疫情應(yīng)急處置記錄等，可考慮采用異地存儲的方式，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案損壞。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱防疫檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。（二）借閱規(guī)定1.確因工作需要借閱防疫檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員要妥善保管檔案，不得遺失、損壞，按時歸還。歸還時，檔案管理人員要對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人員責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的防疫檔案，要嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案查閱和借閱范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸敏感檔案。4.在檔案整理、存儲、傳輸?shù)冗^程中，要采取加密等技術(shù)手段保障信息安全。（二）安全管理1.檔案存儲場所要配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備、消防器材、防盜設(shè)施等，確保檔案安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，要及時采取措施進(jìn)行處理，并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.防疫檔案超過保存期限，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、工作結(jié)束等原因，相關(guān)防疫工作不再開展，其檔案無需保留的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程要有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀