PAGE評估事務所檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范評估事務所檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為事務所的業(yè)務開展、質(zhì)量控制、內(nèi)部管理以及外部審計等提供有力支持，同時符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。（二）適用范圍本制度適用于本評估事務所全體員工，涵蓋事務所承接的各類評估業(yè)務項目所形成的檔案資料，包括但不限于評估報告、工作底稿、相關文件及記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映評估業(yè)務的實際開展情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與評估業(yè)務相關的各類資料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等符合專業(yè)要求和事實真相。4.保密性原則：對涉及客戶商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本事務所制定的規(guī)范流程，確保檔案管理的標準化、規(guī)范化。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善本事務所檔案管理制度，并負責組織實施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理事務所各類檔案，建立檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行分類、編號、存儲、檢索等操作。3.指導和督促各業(yè)務部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，對歸檔的檔案進行審核和驗收。4.負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好相關登記和記錄。6.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門評估業(yè)務項目檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實。2.在項目實施過程中，及時將形成的各類文件材料按照檔案管理要求進行分類整理，隨項目進展同步歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的審核、驗收、移交等工作，對檔案管理工作提出意見和建議。4.按照規(guī)定的程序和要求，申請查閱、借閱本部門業(yè)務相關的檔案。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。2.負責檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等具體工作，保證檔案的整齊有序。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，準確錄入檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案存儲環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中的問題。5.協(xié)助檔案管理部門負責人開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關記錄。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類標準1.業(yè)務類檔案：按照評估業(yè)務類型進一步細分，如資產(chǎn)評估、房地產(chǎn)評估、土地評估等，每個業(yè)務類型下再根據(jù)項目階段分為項目承接與前期準備、評估實施、評估報告出具等子類別。2.管理類檔案：包括事務所的行政管理、財務管理、人力資源管理、質(zhì)量管理等方面形成的文件資料。3.其他類檔案：如事務所獲得的榮譽證書、資質(zhì)文件、對外宣傳資料等。（二）檔案編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由全宗號、年度號、類別號、項目號、案卷號等組成。2.全宗號：暫定為[具體編號]，代表本評估事務所。3.年度號：采用公元紀年，如“20XX”表示年份。4.類別號：根據(jù)檔案分類標準，用大寫字母表示，如“YW”代表業(yè)務類檔案，“GL”代表管理類檔案，“QT”代表其他類檔案。5.項目號：按照業(yè)務項目的順序編號，如“001”“002”等。6.案卷號：每個項目下的檔案案卷依次編號，如“A01”“B02”等。例如，一份業(yè)務類檔案的編號為：[全宗號][年度號][類別號][項目號][案卷號]，即“[具體編號]20XXYW001A01”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務部門應在項目完成后及時將檔案資料收集齊全，包括評估業(yè)務委托書、評估對象的相關資料、現(xiàn)場勘查記錄、評估計算過程、評估報告初稿及終稿、客戶反饋意見等。2.管理部門應及時收集各類行政管理文件、財務報表、人力資源文件等，并確保文件的完整性。3.對于外部獲取的與事務所業(yè)務相關的文件資料，如行業(yè)政策法規(guī)、標準規(guī)范等，應及時整理歸檔。（二）整理規(guī)范1.檔案資料應按照分類標準進行分類，同一類別的檔案按照時間順序或重要程度排列。2.每份文件應保持完整，如有破損、缺頁等情況，應進行修復或補充。3.對文件資料進行編號、編目，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和管理。4.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立電子檔案索引。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔流程1.業(yè)務部門完成檔案的初步整理后，填寫檔案歸檔清單，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量及相關信息。2.將檔案清單提交給檔案管理部門，檔案管理部門對檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門按照檔案編號規(guī)則進行編號，并將檔案存入專門的檔案庫房或檔案管理系統(tǒng)。4.檔案管理部門在檔案歸檔清單上簽字確認，完成歸檔手續(xù)。（二）移交規(guī)定1.檔案原則上應在項目結束后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔移交。2.對于重大或復雜的評估項目，可根據(jù)實際情況適當延長歸檔移交時間，但最長不得超過[X]個工作日。3.檔案移交時，業(yè)務部門應向檔案管理部門提供檔案的電子版本和紙質(zhì)版本，確保兩者內(nèi)容一致。4.檔案管理部門接收檔案后，應出具檔案接收證明，雙方簽字確認。六、檔案的保管與保護（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案存儲應采用密集架、檔案柜等設備，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。（二）檔案保護措施1.對紙質(zhì)檔案應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等情況及時處理。2.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房應做好登記。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應采取加密存儲、專人保管等特殊保護措施。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.事務所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出。4.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄部分內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.事務所內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及事務所的實際情況，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、注重效益的原則，確保檔案的鑒定結果準確可靠。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表、財務人員等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的保存期限。3.檔案鑒定小組出具檔案鑒定意見書，明確需要銷毀的檔案清單。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定意見書，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人和事務所負責人簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷