PAGE公司工程部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、維護(hù)和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程部各項(xiàng)目的檔案管理工作，包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與工程相關(guān)的資料。（三）管理職責(zé)1.工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作，對檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案資料的形成、積累和初步整理工作，并及時(shí)移交檔案管理員。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。3.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程相關(guān)的文件，如會(huì)議紀(jì)要、來往函件等。（二）收集要求1.各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本項(xiàng)目產(chǎn)生的各類文件資料，并確保文件的真實(shí)性、完整性和有效性。2.對重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止丟失或損壞。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集的文件資料進(jìn)行分類。2.對同一類文件，按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、頁號等內(nèi)容。5.填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的保管期限、密級等情況。6.裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目完成或階段性工作結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案管理員應(yīng)對移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，并編制檔案目錄。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告等重要文件。3.長期保管的檔案主要包括施工過程中的重要文件和資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括一般性文件和資料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案架和檔案盒，便于查找和管理。（四）檔案的數(shù)字化管理1.為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案管理員應(yīng)按照數(shù)字化管理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的合法使用。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫房查閱。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.復(fù)制檔案：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。（三）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。2.借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。3.借閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，并辦理歸還手續(xù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由工程部經(jīng)理、檔案管理員和相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查。2.審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.對已失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀徹底。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等內(nèi)容。5.《檔案銷毀記錄》應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。六、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案安全。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝