PAGE設(shè)計部圖紙檔案管理制度一、總則（一）目的為加強設(shè)計部圖紙檔案的管理，確保圖紙檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于圖紙的查閱、使用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司設(shè)計部所有圖紙檔案的管理，包括但不限于設(shè)計圖紙、草圖、效果圖、電子文檔等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計部圖紙檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據(jù)圖紙的性質(zhì)、用途和重要程度進行分類分級管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保圖紙檔案的安全和保密，防止圖紙泄露。4.方便利用原則：建立高效的檔案檢索系統(tǒng)，方便設(shè)計人員和相關(guān)部門查閱和使用圖紙檔案。二、圖紙檔案的分類與編號（一）分類1.項目圖紙：按照項目名稱進行分類，包括項目前期調(diào)研圖紙、方案設(shè)計圖紙、初步設(shè)計圖紙、施工圖等。2.專業(yè)圖紙：根據(jù)設(shè)計專業(yè)進行分類，如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等。3.階段圖紙：按照設(shè)計階段進行分類，如方案階段圖紙、擴初階段圖紙、施工圖階段圖紙等。4.其他圖紙：包括效果圖、草圖、變更圖紙等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用“項目編號專業(yè)代碼階段代碼圖紙序號”的編號方式。2.項目編號：按照公司項目管理規(guī)定進行編號，確保項目編號的唯一性。3.專業(yè)代碼：采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的專業(yè)代碼，如建筑（A）、結(jié)構(gòu)（S）、給排水（W）、電氣（E）、暖通（H）等。4.階段代碼：方案階段（F）、擴初階段（P）、施工圖階段（C）等。5.圖紙序號：按照圖紙的順序進行編號，從001開始。例如：某項目建筑專業(yè)施工圖的編號為“XM01AC001”，其中“XM”為項目編號，“01”為項目序號，“A”為建筑專業(yè)代碼，“C”為施工圖階段代碼，“001”為圖紙序號。三、圖紙檔案的收集與整理（一）收集1.設(shè)計人員應(yīng)及時將設(shè)計過程中產(chǎn)生的圖紙、文件等資料提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對設(shè)計部的圖紙檔案進行收集，確保檔案的完整性。3.對于外單位提供的圖紙資料，應(yīng)辦理交接手續(xù)，確保資料的真實性和完整性。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照分類與編號規(guī)則對收集到的圖紙檔案進行整理，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.對圖紙進行分類裝訂，每冊圖紙應(yīng)編制目錄，注明圖紙名稱、編號、日期等信息。3.對電子圖紙應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可檢索性。四、圖紙檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的圖紙檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫《圖紙檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、編號、日期、歸檔人等信息。2.檔案管理人員應(yīng)將歸檔的圖紙檔案存放在專用的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和使用。3.對于重要的圖紙檔案，應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對圖紙檔案進行檢查，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.對于電子圖紙檔案，應(yīng)定期進行備份和維護，確保電子檔案的可讀性和可恢復(fù)性。五、圖紙檔案的查閱與借閱（一）查閱1.設(shè)計部內(nèi)部人員查閱圖紙檔案，應(yīng)填寫《圖紙檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱圖紙檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程的規(guī)范性和安全性。3.查閱人員不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借圖紙檔案，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（二）借閱1.公司內(nèi)部其他部門借閱圖紙檔案，應(yīng)填寫《圖紙檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)設(shè)計部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱圖紙檔案時，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，檔案管理人員應(yīng)登記借閱人員姓名、單位、借閱日期、歸還日期等信息，并收取一定的押金。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還圖紙檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員不得擅自將圖紙檔案帶出公司，如需帶出，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、圖紙檔案的保密與安全（一）保密1.設(shè)計部圖紙檔案涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露圖紙檔案的內(nèi)容。2.對于涉及公司機密的圖紙檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止圖紙泄露。3.檔案管理人員應(yīng)定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）安全1.檔案管理人員應(yīng)加強對圖紙檔案保管場所的安全管理，配備必要的消防、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.對于電子圖紙檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.發(fā)生圖紙檔案丟失、損壞、泄露等事故時，檔案管理人員應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。七、圖紙檔案的銷毀（一）銷毀條件1.圖紙檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、項目結(jié)束等原因，圖紙檔案不再使用的。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對圖紙檔案進行清查，提出銷毀意見，填寫《圖紙檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、日期、銷毀原因等信息。2.《圖紙檔案銷毀申請表》經(jīng)設(shè)計部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.銷毀圖紙檔案時，應(yīng)指