PAGE人社所檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人社所檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，為人社工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社所各類檔案資料的管理，包括但不限于就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、人事人才、勞動(dòng)維權(quán)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的文件、記錄、報(bào)表、證件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人社所檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案資料的真實(shí)性、完整性，如實(shí)反映人社工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，方便工作人員和社會(huì)公眾查閱。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善人社所檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案資料的檢索體系，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案資料的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)。7.對(duì)人社所各業(yè)務(wù)部門的檔案資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理、移交等工作，并確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和解釋。4.遵守檔案資料管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉人社業(yè)務(wù)工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理的操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的質(zhì)量。4.妥善保管檔案資料，定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極為檔案資料的利用提供服務(wù)，按照規(guī)定為查閱檔案資料的人員辦理查閱手續(xù)，提供必要的幫助。6.嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.就業(yè)創(chuàng)業(yè)類：包括就業(yè)登記、失業(yè)登記、就業(yè)援助、創(chuàng)業(yè)扶持、職業(yè)培訓(xùn)等業(yè)務(wù)形成的文件、報(bào)表、記錄等。2.社會(huì)保險(xiǎn)類：包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)的參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇核定、基金管理等方面的檔案資料。3.人事人才類：包括人事檔案、職稱評(píng)審、人才引進(jìn)、人才培訓(xùn)等業(yè)務(wù)的相關(guān)文件、證書、報(bào)表等。4.勞動(dòng)維權(quán)類：包括勞動(dòng)爭議調(diào)解仲裁、勞動(dòng)監(jiān)察執(zhí)法等業(yè)務(wù)形成的案件卷宗、投訴舉報(bào)記錄、處理結(jié)果等。5.其他與人社工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假、篡改或遺漏重要信息。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、折疊或損壞。對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的類別和性質(zhì)，將檔案資料分為就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、人事人才、勞動(dòng)維權(quán)等大類，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案資料目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和檢索檔案資料。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的原貌，不得影響查閱和利用。5.裝盒：將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案資料的類別、編號(hào)、年度等信息，便于存放和管理。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案資料分類存放在檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和取用。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采取備份或數(shù)字化處理等方式進(jìn)行保護(hù)。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好數(shù)據(jù)備份工作。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。3.特殊載體檔案保管：對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。照片應(yīng)沖洗或掃描后進(jìn)行分類歸檔，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)錄為電子文件并進(jìn)行備份，同時(shí)注明拍攝或錄制的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）保管期限1.根據(jù)檔案資料的重要性和保存價(jià)值，確定檔案資料的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映人社工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、涉及人民群眾切身利益的檔案資料，應(yīng)永久保管。3.長期保管：對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為10年至50年。4.短期保管：對(duì)于在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案資料，保管期限為1年至10年。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案管理系統(tǒng)記錄一致。2.在清查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案資料有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果等信息。檔案清查報(bào)告應(yīng)歸檔保存，作為檔案管理工作的重要參考資料。五、檔案資料的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，確保檔案資料的安全和保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案資料。2.堅(jiān)持方便利用的原則，簡化檔案資料查閱手續(xù)，提高檔案資料的利用效率。3.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于非法目的或損害他人利益。（二）利用范圍1.人社所工作人員因工作需要查閱檔案資料的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.相關(guān)部門因工作需要查閱人社所檔案資料的，應(yīng)出具正式的查閱函，并經(jīng)人社所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.社會(huì)公眾因個(gè)人權(quán)益需要查閱人社所檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定提交相關(guān)證明材料，并經(jīng)人社所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案資料查閱的相關(guān)規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。（三）利用手續(xù)1.查閱申請(qǐng)：查閱檔案資料的人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字或蓋章。2.審批：查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案資料的保密級(jí)別和利用范圍，決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。3.查閱登記：經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案資料的人員，應(yīng)在檔案管理部門進(jìn)行查閱登記，登記內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、檔案編號(hào)等信息。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供檔案資料，并做好查閱現(xiàn)場的服務(wù)工作。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出查閱場所。5.查閱記錄：查閱人員查閱檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行查閱記錄，記錄查閱人員的查閱情況，包括查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員簽字等信息。查閱記錄應(yīng)歸檔保存，作為檔案資料利用情況的重要依據(jù)。（四）檔案資料的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的復(fù)制內(nèi)容和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人員姓名等信息。3.復(fù)制的檔案資料應(yīng)按照檔案資料的保管要求進(jìn)行保管，確保復(fù)制件的質(zhì)量和安全。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。2.根據(jù)檔案資料的保管期限、保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案資料的存毀。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。2.檔案資料鑒定小組定期對(duì)到期的檔案資料進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：初步審查：檔案管理人員對(duì)到期的檔案資料進(jìn)行初步審查，提出存毀意見。詳細(xì)審查：鑒定小組對(duì)初步審查提出存毀意見的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)審查，綜合考慮檔案資料的內(nèi)容、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，確定檔案資料的存毀。審批：鑒定小組形成的鑒定意見報(bào)人社所負(fù)責(zé)人審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，應(yīng)編制銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案資料的方式應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，可以采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。4.銷毀清單應(yīng)歸檔保存，作為檔案資料銷毀工作的重要依據(jù)。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人社所檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案資料的管理效率和利用水平，為人社工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合人社所檔案資料管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案資料掃描或錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)確保檔案資料的圖像清晰、文字準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)完整。3.建立檔案資料信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)傳輸、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案資料的安全和保密。（