PAGE遼寧基層單位檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)遼寧基層單位檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于遼寧基層單位各部門及所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)性原則檔案工作要緊密圍繞單位中心工作，為各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定單位檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，明確檔案工作目標(biāo)和任務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。8.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)了解和掌握檔案工作動(dòng)態(tài)和要求。（四）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等初步整理，便于集中管理。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞。4.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息服務(wù)。6.及時(shí)向檔案管理部門反饋本部門檔案工作中存在的問題和建議，配合檔案管理部門做好檔案工作的改進(jìn)和完善。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的原始記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.本單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各類業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員要及時(shí)收集本部門在工作中形成的檔案材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止檔案原件損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，使檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、實(shí)物檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類；實(shí)物檔案按照實(shí)物的種類和來源進(jìn)行分類。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性，便于識(shí)別和記憶。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和排列順序，便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.按照檔案的類別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，排列整齊有序，便于通風(fēng)和查閱。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠、便于長期保存的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。4.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可根據(jù)實(shí)物的特點(diǎn)和要求，采用陳列、展示或?qū)ｉT存放等方式進(jìn)行保管，確保實(shí)物檔案的安全和完整。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)單位和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，同時(shí)檢查檔案的保管條件是否符合要求，有無損壞、丟失等情況。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。對(duì)檔案的損壞、丟失等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本單位檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因辦案需要查閱本單位檔案。4.其他經(jīng)單位批準(zhǔn)的查閱、借閱檔案的情況。（二）利用手續(xù)1.單位內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門查閱本單位檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因辦案需要查閱本單位檔案，需出具相關(guān)法律文書，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理部門對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等，如有違反，檔案管理部門有權(quán)停止其查閱、借閱，并追究相關(guān)責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理部門對(duì)檔案的查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、歸還日期等。2.對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人員姓名、單位、借閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、歸還日期等。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門定期對(duì)檔案查閱、借閱登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定工作細(xì)則，明確檔案鑒定的具體標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并形成鑒定意見。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。2.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.通過檔案信息化管理，加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合單位檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡便、安全可靠。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，根據(jù)單位檔案管理的特點(diǎn)和要求，設(shè)置系統(tǒng)模塊、功能菜單、操作流程等，滿足單位檔案管理的個(gè)性化需求。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，形成完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，便于檔案信息的管理和利用。（三）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠、便于長期保存的設(shè)備，并異地存放。同時(shí)，定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.加強(qiáng)電子檔案的安全保護(hù)，采取加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露和被篡改。（四）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理職責(zé)和工作流程，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.加強(qiáng)檔案信息化安全技術(shù)防范，安裝防火