PAGE殘聯(lián)檔案三合一制度方案一、總則（一）目的為加強殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合殘聯(lián)工作實際，制定本“三合一”制度方案。（二）適用范圍本方案適用于殘聯(lián)機關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位及下屬分支機構(gòu)在各項工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映殘聯(lián)各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理和保存殘聯(lián)工作中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便工作人員和社會公眾查閱利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定殘聯(lián)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責(zé)對殘聯(lián)各部門檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.集中統(tǒng)一管理殘聯(lián)各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫。5.定期向上級檔案行政管理部門報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類，定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案整理、鑒定、編目等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。3.負責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。4.配合檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，協(xié)助錄入檔案數(shù)據(jù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.殘聯(lián)機關(guān)形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事文件等。3.直屬事業(yè)單位和下屬分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)報告、項目資料、合同協(xié)議、科研成果等。4.殘聯(lián)組織開展的各類活動形成的文件材料，包括活動方案、通知、照片、視頻、總結(jié)等。5.殘聯(lián)與其他單位、社會組織的往來文件、合作協(xié)議、交流材料等。6.反映殘聯(lián)歷史沿革、重要事件、人物事跡等具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門工作中產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對重要文件材料應(yīng)實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。4.對于零散的文件材料，應(yīng)進行系統(tǒng)整理，按照一定的邏輯順序排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）收集時間1.年度性文件材料應(yīng)在次年上半年集中移交檔案管理部門。2.臨時性活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)移交。3.重要會議、重大項目等形成的文件材料應(yīng)在會議結(jié)束或項目完成后及時移交，確保檔案的時效性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：包括黨組文件、紀(jì)檢監(jiān)察文件、組織人事文件、宣傳教育文件、統(tǒng)戰(zhàn)工作文件等。2.行政管理類：包括行政文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、審計文件、信訪工作文件等。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)殘聯(lián)業(yè)務(wù)工作特點，分為殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)、文化體育等類別，每個類別再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進一步細分。4.特殊載體類：包括照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的文件材料進行初步分類。對同一類別的文件材料進行排序，一般按照文件形成時間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。編寫頁碼，確保文件材料的連續(xù)性和完整性。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。裝訂文件材料，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂，確保整齊牢固。填寫卷皮，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等項目。2.電子檔案整理按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)對電子文件進行分類。對電子文件進行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和形成時間，一般采用“年度+文號+題名”的格式。建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，記錄電子文件的文件名、存儲路徑、文件格式、大小、日期等信息。對電子文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）編號規(guī)則1.全宗號：按照上級檔案行政管理部門的規(guī)定編制，用于標(biāo)識殘聯(lián)檔案全宗。2.目錄號：根據(jù)檔案分類方案，對每一類檔案編制目錄號，一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。3.案卷號：在每一類檔案中，按照案卷排列順序依次編制案卷號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。4.文件編號：在卷內(nèi)文件目錄中，對每一份文件編制唯一的文件編號，一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合殘聯(lián)工作實際，確定檔案的保管期限。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。3.堅持從寬原則，對介于兩種保管期限之間的檔案，一般就高不就低確定保管期限。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定原則，對每一份檔案進行逐件審查，綜合考慮檔案的重要性、時效性、完整性等因素，確定檔案的保管期限。3.對保管期限有爭議的檔案，由鑒定小組進行集體討論，形成一致意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：反映殘聯(lián)主要職能活動和基本歷史面貌的，對殘聯(lián)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：30年保管：在一定時期內(nèi)對殘聯(lián)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。10年保管：在較短時期內(nèi)對殘聯(lián)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案存放安全、整齊、有序。3.庫房應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，將檔案有序存放于檔案裝具中。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同全宗的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案應(yīng)按照保管期限分別存放，永久保管的檔案應(yīng)優(yōu)先存放于庫房的重點區(qū)域。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.配備必要的安全防護設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，并定期進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入庫房。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計：如整理的檔案類別、案卷數(shù)量、文件數(shù)量等。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計：鑒定的檔案數(shù)量、保管期限分布等。4.檔案利用情況統(tǒng)計：包括查閱利用檔案的人次、卷次、文件數(shù)量等。5.檔案設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計：如檔案庫房面積、檔案裝具數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用手工統(tǒng)計和計算機輔助統(tǒng)計相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，形成檔案統(tǒng)計年報，向上級檔案行政管理部門報送。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫殘聯(lián)大事記：記錄殘聯(lián)成立以來的重大事件、重要會議、主要工作成果等。2.整理殘聯(lián)組織沿革：包括殘聯(lián)機構(gòu)設(shè)置、人員變動、職能演變等情況。3.匯編重要文件資料：將殘聯(lián)工作中具有重要指導(dǎo)意義和歷史價值的文件資料進行匯編。4.開發(fā)檔案信息資源：根據(jù)殘聯(lián)工作需要和社會需求，挖掘檔案中的有用信息，編寫專題資料、參考手冊等。（二）編研方法1.成立檔案編研小組，由檔案管理部門負責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.編研小組根據(jù)檔案編研內(nèi)容，制定編研計劃，明確編研任務(wù)和時間安排。3.對檔案進行深入研究和分析，廣泛收集相關(guān)資料，確保編研成果的準(zhǔn)確性和可靠性。4.采用多種編研形式，如文字?jǐn)⑹?、圖表展示、數(shù)據(jù)分析等，提高編研成果的可讀性和實用性。（三）編研成果利用1.將編研成果提供給殘聯(lián)工作人員，為工作決策、政策制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等提供參考依據(jù)。2.向社會公眾開放編研成果，如在殘聯(lián)網(wǎng)站上發(fā)布、舉辦檔案展覽等，宣傳殘聯(lián)工作，擴大殘聯(lián)影響力。九、檔案利用（一）利用范圍1.殘聯(lián)工作人員因工作需要查閱利用檔案。2.相關(guān)部門、社會組織及個人因研究、咨詢等目的查閱利用檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱利用檔案。（二）利用方式1.查閱利用紙質(zhì)檔案：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案原件，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱利用電子檔案：利用者可通過殘聯(lián)檔案信息系統(tǒng)查閱電子檔案，如需下載或打印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行操作。3.檔案借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[具體期限]，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。（三）利用手續(xù)1.利用者