PAGE關(guān)于成立檔案室制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工涉及的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案室，隸屬于[具體部門]，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開展檔案編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的借閱、歸還登記工作，及時催還逾期借閱的檔案。5.協(xié)助開展檔案編研工作，提供檔案信息查詢服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批復(fù)等。2.公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同、報告、報表、會議記錄等。3.公司/組織行政管理工作中形成的文件材料，如通知、決定、請示、批復(fù)等。4.公司/組織財務(wù)、審計、統(tǒng)計等工作中形成的文件材料，如賬目、審計報告、統(tǒng)計報表等。5.公司/組織人事管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、任免文件、考核記錄等。6.公司/組織科研、技術(shù)開發(fā)工作中形成的文件材料，如項目計劃、研究報告、技術(shù)資料等。7.公司/組織對外宣傳、文化建設(shè)工作中形成的文件材料，如宣傳資料手冊、活動方案、照片、影像資料等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地移交檔案室。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實性和可讀性。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交檔案室。2.重大活動、項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將文件材料移交檔案室。3.公司/組織設(shè)立、變更、終止等重要事項發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)及時將文件材料移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，可采用年度機構(gòu)保管期限分類法。2.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行劃分。3.機構(gòu)：按照公司/組織內(nèi)部的部門或機構(gòu)名稱進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，去除金屬物。2.分類：按照分類方法對文件材料進(jìn)行分類。3.編號：為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)包括年度、機構(gòu)代碼、保管期限代碼、順序號等要素。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、檔號、保管期限、起止日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、機構(gòu)、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案上架按照檔案的分類順序，將檔案盒整齊排列上架，并建立檔案存放索引，便于查找。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，列為短期保管。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。（五）檔案數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并與紙質(zhì)檔案同步管理。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實際情況，制定具體的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的價值進(jìn)行評估。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步審查，提出存毀意見。2.小組審議：檔案鑒定工作小組對初步審查意見進(jìn)行審議，形成鑒定結(jié)論。3.審批：鑒定結(jié)論報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀處理1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、檔號、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量變化情況，包括各類檔案的數(shù)量、保管期限分布等。3.檔案利用情況統(tǒng)計，如借閱人次、借閱檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。（三）統(tǒng)計報表定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)依法查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：對于確需借出檔案室的檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：利用者填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱檔案。2.外單位查閱：利用者填寫《檔案查閱申請表》，提交單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱：利用者持相關(guān)法律文書，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱檔案。4.借閱：利用者填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)，并繳納借閱保證金（如有需要）。(四)利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、檔案去向等信息，確保檔案利用的可追溯性。九、檔案保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行保密管理。2.檔案室工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案查閱范圍，對機密檔案實行專人專管，嚴(yán)格控制知悉人員。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，如保險柜、密碼鎖等。2.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等保密措施，防止信息泄露。3.檔案利用過程中，嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)