PAGE政協(xié)機(jī)關(guān)文書檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合政協(xié)機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機(jī)關(guān)各部門在工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政協(xié)機(jī)關(guān)文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政協(xié)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)和歷史面貌，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理政協(xié)機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、政協(xié)工作秘密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為政協(xié)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、文書檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定政協(xié)機(jī)關(guān)文書檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)政協(xié)機(jī)關(guān)各部門形成的文書材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文書材料的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門形成的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)歸檔。三、文書材料的收集與整理（一）收集范圍政協(xié)機(jī)關(guān)文書材料的收集范圍包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與政協(xié)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.政協(xié)機(jī)關(guān)形成的各類文件，如政協(xié)全體會(huì)議、常委會(huì)議、主席會(huì)議等會(huì)議文件，政協(xié)工作報(bào)告、提案工作文件、調(diào)研視察報(bào)告等。3.政協(xié)機(jī)關(guān)各部門在履行職能過(guò)程中形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.政協(xié)委員的提案、建議、來(lái)信來(lái)訪材料等。5.與其他單位、組織的往來(lái)文件，如函件、協(xié)議、合同等。6.反映政協(xié)機(jī)關(guān)歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)收集到的文件材料，要認(rèn)真核對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）整理原則文書材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照文書檔案的內(nèi)容和形式，將文書材料分為黨群工作、行政工作、政協(xié)業(yè)務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、紀(jì)檢監(jiān)察等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況設(shè)置若干二級(jí)類目。2.立卷根據(jù)文件材料的數(shù)量、來(lái)源、時(shí)間等因素，將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序排列，編號(hào)編目。3.編目卷內(nèi)文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。同時(shí)，為每卷檔案編制封面，注明檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)整理好的文書檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止時(shí)間等信息。3.將檔案移交清單與檔案一并送交檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認(rèn)。五、文書檔案的保管（一）保管期限文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的檔案（1）政協(xié)機(jī)關(guān)制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。（2）政協(xié)全體會(huì)議、常委會(huì)議、主席會(huì)議等重要會(huì)議的文件材料。（3）政協(xié)工作報(bào)告、提案工作文件、調(diào)研視察報(bào)告等重要業(yè)務(wù)文件。（4）反映政協(xié)機(jī)關(guān)歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的重要文件材料。（5）涉及國(guó)家機(jī)密、政協(xié)工作秘密的文件材料。（6）其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。2.定期保管的檔案（1）保管期限為30年的檔案政協(xié)機(jī)關(guān)一般性的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值，但不屬于永久保管范圍的。（2）保管期限為10年的檔案政協(xié)機(jī)關(guān)臨時(shí)性、階段性工作形成的文件材料，如短期的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性的會(huì)議記錄等。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥、滅火器等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)實(shí)行分類存放，便于管理和查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、文書檔案的利用（一）利用范圍政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱、借閱本機(jī)關(guān)的文書檔案。外單位因特殊情況需要查閱、借閱政協(xié)機(jī)關(guān)文書檔案的，須經(jīng)政協(xié)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員可直接到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱的日期、人員、內(nèi)容、期限等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的類別、題名、年度、保管期限、密