PAGE總經辦資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司總經辦資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準確性和安全性，提高資料檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總經辦所有資料檔案的管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、信函、圖表、數(shù)據(jù)等各類資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總經辦資料檔案由專人負責集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據(jù)資料的性質、來源、用途等進行分類分級管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保資料檔案的安全和保密。4.便捷高效原則：優(yōu)化資料檔案管理流程，提高資料檔案的利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、資料檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、決定、報告等。2.會議文件類：包括公司各類會議的會議通知、議程、紀要、決議等。3.合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.人事檔案類：包括員工的入職登記表、簡歷、勞動合同、績效考核記錄、培訓記錄等。5.財務檔案類：包括公司的財務報表、賬目、憑證、審計報告等。6.業(yè)務資料類：包括公司的市場調研報告、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、項目文檔等。7.其他資料類：包括公司的榮譽證書、資質證書、宣傳資料、大事記等。（二）編號1.資料檔案編號采用“分類代碼+年份+流水號”的形式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼按照上述分類標準進行設定，例如：行政文件類代碼為“XZ”，會議文件類代碼為“HY”等。3.年份采用公元紀年，取四位數(shù)，例如：2023年表示為“2023”。4.流水號按照資料檔案的形成順序依次編排，從0001開始。三、資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門資料檔案的收集工作，確保資料的及時、完整。2.資料檔案形成后，承辦人應及時將資料整理齊全，送交總經辦資料檔案管理人員。3.對于外來文件、信函等資料，由總經辦相關人員負責簽收、登記，并及時分發(fā)至相關部門或人員。（二）整理1.資料檔案管理人員收到資料后，應按照分類標準進行分類整理。2.對于每份資料，應檢查其完整性，包括文件的封面、正文、附件等是否齊全。3.對資料進行編號，并在每份資料上加蓋“資料檔案章”，注明編號、日期等信息。4.按照編號順序將資料裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標明資料類別、年份、起止編號等信息。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.資料檔案整理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔時，應按照類別、年份、編號順序依次排列，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.對于電子資料檔案，應按照相同的分類標準進行整理，并存儲在專用的服務器或存儲設備上，同時建立電子檔案索引目錄，便于查找和利用。（二）保管1.總經辦應設立專門的資料檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保資料檔案的安全保管。2.資料檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案管理人員應定期對資料檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。4.對于重要的資料檔案，應采取備份措施，如復印備份、電子備份等，并存放在不同的地點，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱資料檔案時，應填寫《資料檔案查閱申請表》，注明查閱的資料檔案名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到總經辦資料檔案管理人員處查閱。2.資料檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的資料檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、復印、拍照、帶走檔案等。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將資料檔案歸還資料檔案管理人員，并在《資料檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱資料檔案時，應填寫《資料檔案借閱申請表》，注明借閱的資料檔案名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和總經辦負責人簽字同意后，方可到總經辦資料檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.資料檔案管理人員應根據(jù)借閱申請表，提供相應的資料檔案，并與借閱人員簽訂《資料檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人員的權利和義務，包括不得擅自轉借他人、不得擅自復制、不得泄露檔案內容等。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還資料檔案，如逾期未還，資料檔案管理人員應及時催還。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反借閱協(xié)議的行為，應及時報告總經辦負責人，并采取相應的措施進行處理。六、資料檔案的保密與銷毀（一）保密1.資料檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要資料檔案進行保密管理。2.未經公司授權，任何人不得擅自查閱、復印、傳播、泄露公司資料檔案的內容。3.在資料檔案的查閱、借閱過程中，資料檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員注意保密事項，并對查閱、借閱人員的行為進行監(jiān)督。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的資料檔案，應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。2.資料檔案銷毀前，應填寫《資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀的資料檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經所在部門負責人和總經辦負責人簽字同意后，方可進行銷毀。3.資料檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《資料檔案銷毀登記表》上簽字確認。4.對于電子資料檔案的銷毀，應采用專業(yè)的銷毀軟件或設備，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復。七、資料檔案管理的信息化建設（一）建立資料檔案管理系統(tǒng)1.公司應建立一套完善的資料檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料檔案的電子化管理。2.資料檔案管理系統(tǒng)應具備資料檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等功能，提高資料檔案管理的效率和準確性。3.資料檔案管理人員應熟練掌握資料檔案管理系統(tǒng)的操作方法，及時將資料檔案的相關信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和完整性。（二）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對資料檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。2.加強資料檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施，設置用戶權限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.定期對資料檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。八、資料檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司應建立資料檔案管理監(jiān)督機制，定期對總經辦資料檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內容包括資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及資料檔案管理系統(tǒng)的運行情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核1.制定資料檔案管理工作考核標準，對總經辦資料檔案管理人員的工作進行考核評價。2.考核內容包括工作態(tài)