PAGE鞍山市檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)鞍山市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于鞍山市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的集中和規(guī)范。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備獨(dú)立的辦公場所和必要的設(shè)施設(shè)備。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)工作需要，合理設(shè)置檔案管理崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。（二）人員配備1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，應(yīng)做好檔案交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度。組織協(xié)調(diào)檔案管理工作，保障檔案管理工作的順利開展。審核檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。積極開展檔案利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表、財(cái)務(wù)文件等。2.本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、合同協(xié)議、人事檔案、聲像檔案等。3.本單位在重大活動、重要事件中形成的文件材料，如慶典活動文件、突發(fā)事件處理文件等。4.本單位與其他單位往來的文件材料，如函件、介紹信、協(xié)議書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科技類等類別。在每個類別下，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類。例如，行政管理類可分為綜合政務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等二級類目。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號標(biāo)識，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等多級編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。（三）檔案整理與上架1.按照檔案整理要求，將整理好的檔案進(jìn)行裝訂、編目等處理，確保檔案的整齊規(guī)范。2.將整理好的檔案上架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。（四）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，對本單位和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值，但不需要永久保存的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值，但不需要長期保存的檔案，保管期限一般為1年至15年。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則，圍繞本單位中心工作，積極提供檔案信息服務(wù)。3.方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高利用效率。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（三）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍和時間等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出。2.借閱：借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱期滿后應(yīng)及時歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用提供更加便捷的手段。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本單位檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能完善、安全可靠。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足本單位檔案管理的特殊要求。（三）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保電子檔案的清晰可讀。2.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、整理和標(biāo)注，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（四）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.鞍山市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化管理工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門和各單位應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：檔案行政管理部門和各單位可根據(jù)工作需要，對檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。（四）問題整改1.對監(jiān)督