PAGE人事檔案管理員回避制度一、總則（一）目的為確保人事檔案管理工作的公正性、客觀性和保密性，防止因人事檔案管理員與相關(guān)人員存在特定關(guān)系而可能產(chǎn)生的利益沖突、偏見或其他不當影響，特制定本回避制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有從事人事檔案管理工作的人員。（三）基本原則1.公正性原則：人事檔案管理員在處理涉及特定關(guān)系人員的檔案事務(wù)時，應(yīng)秉持公正立場，確保檔案信息的真實性、準確性和完整性不受干擾。2.客觀性原則：以客觀事實為依據(jù)，不受個人情感、利益關(guān)系等因素影響，對檔案內(nèi)容進行審核、整理和保管。3.保密性原則：嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定，不得泄露因工作接觸到的涉及特定關(guān)系人員的敏感信息。二、回避情形（一）親屬關(guān)系1.夫妻關(guān)系。2.直系血親關(guān)系，包括父母、子女、祖父母、孫子女等。3.三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系，如同胞兄弟姐妹、堂兄弟姐妹、表兄弟姐妹等。4.近姻親關(guān)系，包括配偶的父母、配偶的兄弟姐妹及其配偶、子女的配偶及子女配偶的父母等。當人事檔案管理員與檔案涉及人員存在上述親屬關(guān)系時，應(yīng)主動申請回避。（二）利益關(guān)聯(lián)1.人事檔案管理員與檔案涉及人員存在直接或間接的經(jīng)濟利益關(guān)系，如共同投資、債權(quán)債務(wù)關(guān)系等。2.與檔案涉及人員所在部門或項目存在利益沖突，可能影響檔案管理公正性的情況。（三）其他可能影響公正的關(guān)系1.曾有過工作上的重大矛盾或糾紛，可能影響對該人員檔案管理公正性的。2.存在其他足以影響人事檔案管理公正、客觀進行的特殊關(guān)系。三、回避程序（一）主動申報1.人事檔案管理員在入職時，應(yīng)填寫《人事檔案管理員回避關(guān)系申報表》，如實申報與公司內(nèi)其他人員的親屬關(guān)系、利益關(guān)聯(lián)等情況。2.在工作過程中，如發(fā)現(xiàn)存在新的需要回避的情形，應(yīng)及時向檔案管理部門負責人報告并更新申報表。（二）審核與批準1.檔案管理部門負責人收到回避關(guān)系申報表后，應(yīng)進行初步審核。2.對于涉及重大利益關(guān)聯(lián)或復雜關(guān)系的申報，由公司人力資源部門會同相關(guān)部門進行聯(lián)合審核，并報公司分管領(lǐng)導批準。（三）回避執(zhí)行1.經(jīng)審核批準需要回避的，人事檔案管理員應(yīng)立即停止參與涉及相關(guān)人員的檔案管理工作。2.將已處理的涉及該人員的檔案事務(wù)移交給指定的其他檔案管理員，并做好交接記錄。（四）監(jiān)督與檢查1.公司人力資源部門負責對回避制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。2.如發(fā)現(xiàn)有應(yīng)回避而未回避的情況，應(yīng)責令相關(guān)人員立即停止違規(guī)行為，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。四、回避期間的工作安排（一）工作交接1.當人事檔案管理員需要回避時，應(yīng)與接手的檔案管理員進行全面的工作交接。2.交接內(nèi)容包括已處理的檔案事務(wù)進展情況、未完成的工作任務(wù)、相關(guān)檔案資料的存放位置及保管要求等。（二）臨時替代措施1.在回避期間，如遇緊急檔案管理事務(wù)需要處理，由檔案管理部門負責人指定臨時替代人員。2.臨時替代人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識和技能，熟悉相關(guān)工作流程，并嚴格遵守回避制度。（三）工作進度跟蹤1.接手的檔案管理員應(yīng)及時跟進因回避而中斷的工作進度，確保檔案管理工作的連續(xù)性。2.定期向檔案管理部門負責人匯報工作進展情況，如有問題及時溝通解決。五、檔案管理職責調(diào)整（一）回避期間職責1.回避的人事檔案管理員在回避期間不得參與涉及相關(guān)人員的檔案收集、整理、審核、保管等工作。2.不得對涉及相關(guān)人員的檔案信息進行查閱、修改或提供咨詢意見。（二）替代人員職責1.接手工作的檔案管理員應(yīng)承擔起原人事檔案管理員在回避期間的相關(guān)職責。2.按照檔案管理規(guī)定和工作流程，認真履行職責，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。（三）職責恢復1.回避情形消除后，經(jīng)審核批準，原人事檔案管理員可恢復其檔案管理職責。2.接手工作的檔案管理員應(yīng)及時將工作交接回原人事檔案管理員，并提供工作期間的相關(guān)資料和情況說明。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.公司人力資源部門應(yīng)定期組織人事檔案管理員進行回避制度培訓。2.培訓內(nèi)容包括回避制度的具體規(guī)定、適用情形、回避程序以及違反制度的后果等。（二）培訓方式1.采用集中授課、案例分析、小組討論等多種培訓方式，提高培訓效果。2.邀請法律專家或行業(yè)資深人士進行講解，增強培訓的專業(yè)性和權(quán)威性。（三）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳回避制度的重要性和具體要求。2.組織全體員工學習回避制度，提高員工對制度的認知度和遵守意識。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.應(yīng)回避而未主動申報，繼續(xù)參與涉及相關(guān)人員檔案管理工作的。2.在回避期間違反規(guī)定，擅自接觸或處理涉及相關(guān)人員檔案事務(wù)的。3.對回避制度執(zhí)行情況進行隱瞞、謊報或干擾監(jiān)督檢查工作的。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責令立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情況給予記過、記大過、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同。3.因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔相應(yīng)的賠償責任。（三）申訴與復查1.被處理的人事檔案管理員如對違規(guī)處理決定不服，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。2.公司應(yīng)成立專門的復查小組，對申訴事項進行調(diào)查核實，并作出復查決定。八、附則（一