PAGE檔案合同管編號管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案合同編號管理，確保檔案合同編號的唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，提高檔案合同管理的效率和質(zhì)量，便于檔案合同的查詢、利用和統(tǒng)計分析，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案合同管理過程中涉及的編號管理工作。（三）基本原則1.唯一性原則：每個檔案合同都應(yīng)有唯一的編號，避免編號重復(fù)或混淆。2.系統(tǒng)性原則：編號應(yīng)按照一定的邏輯順序編排，便于分類、歸檔和檢索。3.規(guī)范性原則：編號的編制應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)則。4.穩(wěn)定性原則：編號一經(jīng)確定，不得隨意更改，以保證檔案合同管理的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。二、編號管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案合同編號管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案合同編號的分配、發(fā)放和管理，確保編號的唯一性和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)對檔案合同編號的使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正編號使用中的問題。4.負(fù)責(zé)建立檔案合同編號臺賬，記錄編號的分配、使用、變更等情況，定期進行核對和清理。（二）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同編號的申請、使用和管理，確保合同編號的正確使用。2.按照檔案合同編號管理制度的要求，及時將合同編號及相關(guān)信息報送檔案管理部門備案。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同編號的核對和清理工作，提供相關(guān)合同信息。（三）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案合同編號的申請、使用和管理，配合檔案管理部門做好編號管理工作。2.按照檔案合同編號管理制度的要求，正確使用合同編號，確保合同編號與檔案編號的一致性。三、編號編制規(guī)則（一）檔案編號編制規(guī)則1.檔案編號結(jié)構(gòu)：檔案編號由全宗號、年度號、保管期限號、分類號、案卷號組成，各部分之間用“”連接。全宗號：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于區(qū)分不同的全宗單位，一般為兩位數(shù)字。年度號：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。保管期限號：根據(jù)檔案的保管期限確定，分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。分類號：按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)編制，采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“A1”“B2”等。案卷號：按同一保管期限、同一分類下的案卷順序編號，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補“0”。2.示例：“012023YA1001”表示公司全宗號為“01”，2023年度形成的，保管期限為永久，屬于“A1”類的第1個案卷。（二）合同編號編制規(guī)則1.合同編號結(jié)構(gòu)：合同編號由合同類別代碼、年份代碼、順序號組成，各部分之間用“”連接。合同類別代碼：根據(jù)合同的類別確定，采用大寫字母表示，如“采購合同”用“CG”表示，“銷售合同”用“XS”表示等。具體合同類別代碼由公司根據(jù)實際情況統(tǒng)一制定。年份代碼：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。順序號：按合同簽訂的先后順序編號，用四位數(shù)字表示，不足四位的前面補“0”。2.示例：“CG20230001”表示2023年簽訂的第1份采購合同。四、編號申請與分配（一）編號申請1.各部門在簽訂合同或形成檔案時，應(yīng)及時向檔案管理部門提交編號申請。申請應(yīng)注明合同或檔案的名稱、類別、形成時間等信息。2.合同管理部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同編號申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報送檔案管理部門。申請表應(yīng)包括合同類別代碼、年份代碼、預(yù)計簽訂時間等內(nèi)容。3.檔案形成部門在檔案整理過程中，應(yīng)填寫《檔案編號申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報送檔案管理部門。申請表應(yīng)包括全宗號、年度號、保管期限號、分類號等內(nèi)容。（二）編號分配1.檔案管理部門收到編號申請后，應(yīng)按照編號編制規(guī)則進行審核，確保申請編號的合理性和合規(guī)性。2.對于符合要求的申請編號，檔案管理部門應(yīng)及時進行分配，并將編號反饋給申請部門。3.合同管理部門在收到合同編號后，應(yīng)在合同文本上注明編號，并按照編號順序進行合同管理。4.檔案形成部門在收到檔案編號后，應(yīng)在檔案卷皮或目錄上注明編號，并按照編號順序進行檔案整理和歸檔。五、編號使用與變更（一）編號使用1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案合同編號管理制度的要求使用編號，不得擅自更改編號或使用其他不符合規(guī)定的編號。2.在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)使用統(tǒng)一的合同編號，并確保編號與合同內(nèi)容的一致性。3.在檔案整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案編號，并確保編號與檔案內(nèi)容的一致性。（二）編號變更1.因特殊原因需要變更檔案合同編號的，應(yīng)填寫《編號變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、原編號、擬變更編號等內(nèi)容。2.《編號變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報送檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)進行嚴(yán)格審核，確保變更的必要性和合規(guī)性。3.經(jīng)審批同意變更的編號，檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并做好編號變更的記錄和備案工作。4.涉及合同編號變更的，合同管理部門應(yīng)及時通知合同對方，并確保合同編號變更后的相關(guān)事宜得到妥善處理。六、編號查詢與統(tǒng)計（一）編號查詢1.各部門可通過檔案合同編號臺賬或檔案管理系統(tǒng)查詢檔案合同編號的相關(guān)信息。2.查詢時應(yīng)提供準(zhǔn)確的編號或相關(guān)信息，以便快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案合同資料。3.檔案管理部門應(yīng)建立編號查詢服務(wù)機制，為各部門提供必要的查詢支持和幫助。（二）編號統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案合同編號進行統(tǒng)計分析，掌握編號的使用情況、分布情況等。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括編號數(shù)量、類別分布、年度變化等，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成報告，為公司檔案合同管理決策提供依據(jù)。3.根據(jù)編號統(tǒng)計結(jié)果，檔案管理部門可適時調(diào)整編號編制規(guī)則或管理措施，以提高編號管理的科學(xué)性和有效性。七、編號安全與保密（一）安全管理1.檔案合同編號是公司重要的信息資源，各部門應(yīng)加強對編號的安全管理，防止編號泄露、丟失或被篡改。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置密碼、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等，確保編號信息的安全存儲和傳輸。3.嚴(yán)禁無關(guān)人員擅自查詢、修改或刪除檔案合同編號信息。（二）保密管理1.檔案合同編號涉及公司的商業(yè)秘密和業(yè)務(wù)信息，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將編號信息泄露給外部人員。2.在對外提供檔案合同資料時，應(yīng)按照公司保密制度的要求進行審批，并對編號信息進行必要的處理，防止信息泄露。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，確保編號信息的安全保密。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案合同編號管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括編號申請、分配、使用、變更、查詢、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案合同編號管理工作納入公司績效考核體系，對各部門的編號管理工作進行考核評價。2.考核評