PAGE檔案管理制度及流程介紹一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。檔案管理中心配備專業(yè)的檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案，做好檔案的編研和開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策和發(fā)展提供參考依據(jù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。5.科技檔案：公司/組織在科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的檔案，包括科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動(dòng)和事件的聲像資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：為本公司/組織的檔案代號(hào)，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案編制一個(gè)目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：按照檔案整理的順序，每一案卷編制一個(gè)案卷號(hào)。5.件號(hào)：在案卷內(nèi)，每一份文件或資料編制一個(gè)件號(hào)。6.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的查找和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理的要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，整理分類，移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類、排序、編目，裝訂成冊(cè)。3.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行整理，分類存放。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)和檔案管理的需要，進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷或業(yè)務(wù)檔案冊(cè)。6.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案卷或?qū)I(yè)檔案冊(cè)。7.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。8.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的要求進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，聲像檔案、電子檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明檔案類別、存放位置等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。5.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的有效利用和安全保管。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲(chóng)藥品、調(diào)整檔案存放位置等。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等信息。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。（二）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷(xiāo)毀檔案。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。3.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。2.對(duì)于重要的檔案利用需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研究，提供有針對(duì)性的檔案資料和參考意見(jiàn)。3.鼓勵(lì)員工充分利用檔案資源，開(kāi)展業(yè)務(wù)研究和創(chuàng)新工作，提高公司/組織的工作效率和管理水平。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策和發(fā)展提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息化管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和保管。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存