PAGE市委辦機關檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市委辦機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市委辦機關各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市委辦機關檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案的形成應真實反映工作實際情況，確保檔案內容完整無缺。3.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的保密性和安全性。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門市委辦設立專門的檔案管理科室，負責機關檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱和歸還手續(xù)。4.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。5.做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和真實性。6.參與檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關發(fā)來的與市委辦工作相關的文件、指示、通知等。2.市委辦形成的各類文件、會議記錄、紀要、報告、請示、批復等。3.市委辦與其他單位之間的往來文件、函件、協(xié)議等。4.市委辦組織的各類會議、活動形成的文件、資料、照片、音像等。5.市委辦工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如工作計劃、總結、調研材料等。6.其他與市委辦工作相關的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失。3.對于重要文件和資料，應及時進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法及步驟1.分類：按照檔案內容的性質和特點，將檔案分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等內容。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊情況或緊急文件，應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，手續(xù)完備。2.檔案管理人員應對歸檔的檔案進行認真核對，確保檔案的準確性和完整性。3.歸檔的檔案應編制詳細的歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檔案檢索工具。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括市委辦形成的重要文件、法規(guī)性文件、會議記錄、紀要、重要請示、批復等。3.長期保管的檔案主要包括市委辦形成的一般性文件、業(yè)務檔案等，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案主要包括市委辦形成的臨時性文件、資料等，保管期限為15年以下。（四）保管措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的介質上，定期進行檢查和維護。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.因工作需要，市委辦機關工作人員可以查閱本機關的檔案。2.外單位因工作需要查閱市委辦檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱人的身份和查閱內容，確定是否提供查閱，并按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）借閱范圍1.因工作需要，市委辦機關工作人員可以借閱本機關的檔案，但必須經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)。2.外單位因工作需要借閱市委辦檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)市委辦領導批準。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內容、借閱期限等信息。2.檔案管理人員應根據(jù)借閱人的身份和借閱內容，確定是否提供借閱，并按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應在規(guī)定的期限內歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、涂改、復印、摘錄、銷毀檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務科室負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法及步驟1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限和價值。3.對已過保管期限且無保存價值的檔案，鑒定小組應提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。4.《檔案銷毀審批表》經(jīng)市委辦領導批準后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應指定專人負責，確保銷毀過程的安全和保密。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.《檔案銷毀記錄》應與《檔案銷毀審批表》一并保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.市委辦機關撤銷或合并時，應按照國家