PAGE檔案室人員進(jìn)出管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全管理，規(guī)范人員進(jìn)出行為，確保檔案資料的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室進(jìn)出的人員，包括但不限于檔案管理人員、查閱檔案的內(nèi)部員工、外部查閱人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全保護(hù)放在首位，防止因人員進(jìn)出管理不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等安全事故。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理和人員進(jìn)出管理的規(guī)定。3.可操作性原則：制度條款應(yīng)明確、具體，具有實(shí)際可操作性，便于相關(guān)人員理解和執(zhí)行。二、人員進(jìn)出權(quán)限分類(lèi)（一）檔案管理人員1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的整理、歸檔、保管、借閱登記等。2.檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。3.檔案管理人員有權(quán)在工作時(shí)間內(nèi)自由進(jìn)出檔案室，但需嚴(yán)格遵守檔案室的各項(xiàng)管理制度。（二）內(nèi)部查閱人員1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到檔案室查閱檔案。3.內(nèi)部查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）外部查閱人員1.外單位人員因工作需要查閱本公司/組織檔案時(shí)，需提前與本公司/組織相關(guān)部門(mén)聯(lián)系，提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息。2.查閱申請(qǐng)函經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理人員與外部查閱人員聯(lián)系，并告知查閱注意事項(xiàng)。3.外部查閱人員在查閱檔案時(shí)，必須有本公司/組織相關(guān)人員陪同，不得單獨(dú)在檔案室停留。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。三、人員進(jìn)出登記與驗(yàn)證（一）登記要求1.所有進(jìn)入檔案室的人員都必須進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括姓名、單位、進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)等。2.檔案管理人員應(yīng)在人員進(jìn)出檔案室時(shí)及時(shí)進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（二）驗(yàn)證方式1.檔案管理人員應(yīng)通過(guò)查看有效證件（如工作證、身份證等）來(lái)驗(yàn)證進(jìn)入檔案室人員的身份。2.對(duì)于外部查閱人員，除查看有效證件外，還應(yīng)核對(duì)查閱申請(qǐng)函和審批文件，確保其查閱資格合法有效。四、檔案室門(mén)禁管理（一）門(mén)禁系統(tǒng)設(shè)置1.檔案室應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。門(mén)禁系統(tǒng)應(yīng)具備密碼、刷卡等多種開(kāi)啟方式，并定期更換密碼。2.門(mén)禁系統(tǒng)的開(kāi)啟權(quán)限應(yīng)根據(jù)人員進(jìn)出權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，檔案管理人員擁有最高權(quán)限，可隨時(shí)開(kāi)啟門(mén)禁；內(nèi)部查閱人員和外部查閱人員在獲得相應(yīng)審批后，由檔案管理人員協(xié)助開(kāi)啟門(mén)禁。（二）門(mén)禁使用規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管門(mén)禁卡或密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.人員進(jìn)出檔案室時(shí)，應(yīng)自覺(jué)使用門(mén)禁系統(tǒng)，不得采取撬門(mén)、爬窗等違規(guī)方式進(jìn)入。3.門(mén)禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行維修，并采取臨時(shí)安全措施，確保檔案室安全。五、人員進(jìn)出行為規(guī)范（一）著裝要求進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)穿著整齊、得體，不得穿拖鞋、背心等過(guò)于隨意的服裝進(jìn)入。（二）行為舉止1.進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、打鬧，以免影響檔案管理人員正常工作和檔案資料的安全。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，不得隨意折疊、涂改、損壞檔案資料。3.嚴(yán)禁在檔案室吸煙、飲食、亂扔垃圾等，保持檔案室環(huán)境整潔。（三）物品管理1.進(jìn)入檔案室的人員不得攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險(xiǎn)物品進(jìn)入。2.如需攜帶筆記本電腦、移動(dòng)硬盤(pán)等電子設(shè)備進(jìn)入檔案室查閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明，并接受檢查。電子設(shè)備內(nèi)不得存儲(chǔ)與查閱檔案無(wú)關(guān)的信息，查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，確保檔案信息安全。六、檔案查閱管理（一）查閱流程1.內(nèi)部查閱人員：填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》→所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→檔案管理人員登記并陪同查閱→查閱結(jié)束后歸還檔案并簽字確認(rèn)。2.外部查閱人員：提交查閱申請(qǐng)函→本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批→檔案管理人員與外部查閱人員聯(lián)系并告知注意事項(xiàng)→登記驗(yàn)證并陪同查閱→查閱結(jié)束后歸還檔案并簽字確認(rèn)。（二）查閱范圍與期限1.查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。2.查閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和查閱目的合理確定，一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)審批同意。（三）檔案復(fù)制與摘抄1.內(nèi)部查閱人員如需復(fù)制或摘抄檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制/摘抄申請(qǐng)表》，注明復(fù)制/摘抄內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員審批同意后，方可進(jìn)行復(fù)制或摘抄。2.外部查閱人員如需復(fù)制或摘抄檔案資料，應(yīng)按照上述流程辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制或摘抄。復(fù)制或摘抄的檔案資料應(yīng)加蓋檔案室公章，并注明出處。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)本公司/組織的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案室人員進(jìn)出管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.人員進(jìn)出登記情況，包括登記信息是否準(zhǔn)確、完整，是否按時(shí)登記等。2.門(mén)禁系統(tǒng)使用情況，是否存在違規(guī)開(kāi)啟門(mén)禁的現(xiàn)象。3.人員進(jìn)出行為規(guī)范執(zhí)行情況，如著裝、舉止、物品管理等是否符合要求。4.檔案查閱管理情況，包括查閱流程是否規(guī)范、查閱范圍與期限是否符合規(guī)定、檔案復(fù)制與摘抄是否按要求辦理等。（三）檢查頻率檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案室人員進(jìn)出管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定進(jìn)行人員進(jìn)出登記或登記信息虛假的。2.未經(jīng)審批擅自進(jìn)入檔案室或擅自擴(kuò)大查閱范圍的。3.違反門(mén)禁使用規(guī)定，采取違規(guī)方式進(jìn)入檔案室的。4.在檔案室違反行為舉止規(guī)范，如大聲喧嘩、損壞檔案資料、吸煙等的。5.未按要求進(jìn)行檔案復(fù)制或摘抄，擅自將檔案帶出檔案室或泄露檔案信息的。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，檔案管理部門(mén)應(yīng)給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重給予書(shū)面警告、罰款、限制查閱檔案權(quán)限等處理措施，并將處理結(jié)果通報(bào)其所在部門(mén)。3.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的人員，將依法追究其法律責(zé)任。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案室人員進(jìn)出管理制度的內(nèi)容和要求。2.檔案安全知識(shí)和保密意識(shí)。3.檔案查閱流程和規(guī)范。（二）培訓(xùn)對(duì)象1.檔案管理人員。2.涉及檔案查閱的內(nèi)部員工。3.可能接觸到本公司/組織檔案的外部人員。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行講解和演示。2.發(fā)放宣傳資料，如制度手冊(cè)、操作指南等，方便相關(guān)人員隨時(shí)查閱。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道進(jìn)行宣傳，提高員