PAGE破產公司檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強破產公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本破產公司在破產程序中形成的各類檔案，包括但不限于會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案、行政檔案等。（三）檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全與完整。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定時間向檔案管理部門移交。明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務資料等。2.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、工資表、考勤記錄、培訓檔案、獎懲記錄等。3.業(yè)務檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調研報告等。4.行政檔案：公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結、印章使用記錄等。5.其他檔案：公司證照復印件、資質證書、榮譽證書、訴訟檔案等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的檔案資料，應進行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目清晰。（四）整理方法1.分類按照檔案的類別進行分類，如會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案、行政檔案等。每類檔案再根據具體內容進行細分，如會計檔案可分為憑證類、賬簿類、報表類等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號可采用數字、字母或數字與字母相結合的方式，便于識別和管理。3.排列按照檔案的編號順序進行排列，確保檔案的有序存放。對于同一類檔案，可按照時間順序、重要程度等進行排列。4.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內，另一份單獨成冊，便于查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對于臨時性項目或重要文件，應在項目結束或文件辦理完畢后[具體時間]內歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，清單應包括檔案編號、名稱、數量、移交日期等信息。3.將檔案移交清單及檔案資料一并提交給檔案管理部門，檔案管理部門進行核對和簽收。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史事件、長期保存有價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、審計報告等。2.定期保管：根據檔案的重要性和時效性，確定不同的保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。會計憑證保管期限為[X]年。人事檔案保管期限為員工離職后[X]年。業(yè)務合同保管期限為合同履行完畢后[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應進行定期檢查和盤點，如發(fā)現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、泄密等情況發(fā)生。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據檔案的保管期限和價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、財務人員、法務人員等組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行全面審查，判斷其價值和保管期限。2.參考同類檔案的保管情況，結合公司實際需求，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經公司領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。五、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領導報送檔案統(tǒng)計信息。（二）利用服務1.檔案管理部門應積極為公司各部門和相關人員提供檔案利用服務，滿足其工作需要。2.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的范圍、程序和要求。查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。借閱檔案應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經公司領導批準后，方可借閱。借閱人員應妥善保管檔案，