PAGE檔案館城市規(guī)劃更新制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范檔案館城市規(guī)劃更新相關(guān)工作，確保城市規(guī)劃更新過程中的檔案資料得到妥善管理與利用，為城市建設(shè)與發(fā)展提供有力的檔案支持，保障城市規(guī)劃更新工作的科學(xué)性、規(guī)范性和可持續(xù)性。（二）適用范圍本制度適用于參與檔案館城市規(guī)劃更新工作的所有部門、人員以及涉及城市規(guī)劃更新的相關(guān)項目與活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理、城市規(guī)劃等法律法規(guī)，確保制度的合法性與合規(guī)性。2.全面覆蓋原則：涵蓋城市規(guī)劃更新全過程中形成的各類檔案資料，包括規(guī)劃編制、審批、實施、調(diào)整等各個環(huán)節(jié)。3.科學(xué)管理原則：運用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與方法，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，提高管理效率與質(zhì)量。4.安全保密原則：保障檔案資料的安全，防止檔案信息泄露，確保涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的保密性。5.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案資料的價值，為城市規(guī)劃決策、建設(shè)實施、社會公眾等提供便捷高效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案館職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案館城市規(guī)劃更新檔案管理制度與流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查城市規(guī)劃更新項目各參與部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理城市規(guī)劃更新過程中形成的各類檔案資料，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。4.開展檔案整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，確保檔案質(zhì)量。5.提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，積極推進(jìn)檔案信息資源共享。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流活動，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）城市規(guī)劃部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在城市規(guī)劃更新工作中形成檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。2.按照檔案館要求，及時向檔案館移交城市規(guī)劃更新項目相關(guān)檔案資料，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案館做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助與支持，參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流。（三）項目建設(shè)單位職責(zé)1.在城市規(guī)劃更新項目建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)收集、整理項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類檔案資料，建立項目檔案管理體系。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料隨項目進(jìn)度同步形成、積累和整理。3.按照規(guī)定的時間和要求，向城市規(guī)劃部門和檔案館移交項目檔案資料，并對檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。（四）其他相關(guān)部門職責(zé)根據(jù)各自在城市規(guī)劃更新工作中的職能，負(fù)責(zé)做好本部門涉及檔案資料的收集、整理、保管等工作，并按照規(guī)定向檔案館或相關(guān)部門移交檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃編制階段：包括規(guī)劃編制任務(wù)書、基礎(chǔ)資料收集、規(guī)劃文本、圖紙、說明書、專家論證意見、評審會議紀(jì)要等。2.規(guī)劃審批階段：涵蓋規(guī)劃申報文件、審批文件、修改意見及回復(fù)、公示材料等。3.規(guī)劃實施階段：包含項目立項文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、設(shè)計變更文件、工程進(jìn)度報告、質(zhì)量檢驗報告、安全管理資料、竣工驗收文件等。4.規(guī)劃調(diào)整階段：涉及調(diào)整申請、論證報告與審批文件、調(diào)整前后對比資料等。5.與城市規(guī)劃更新相關(guān)的其他文件資料，如調(diào)研報告、會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)批示、媒體報道等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時、全面地收集各類檔案資料，確保檔案不遺漏、不丟失。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并做好備份存儲，保證數(shù)據(jù)的安全性與可讀性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、規(guī)劃編制類、規(guī)劃審批類、規(guī)劃實施類、規(guī)劃調(diào)整類等。2.對每一類檔案進(jìn)行細(xì)分，如規(guī)劃實施類可進(jìn)一步分為項目前期、工程建設(shè)、竣工驗收等子類別。3.遵循檔案整理的基本原則，對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案排列有序，便于查找與利用。4.對于圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋檔號章，注明圖號、張數(shù)等信息。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期對收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案資料齊全、完整、系統(tǒng)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨留存，便于查詢與核對。3.檔案應(yīng)采用符合檔案保管要求的裝具進(jìn)行保管，如檔案盒、檔案柜等，并在裝具上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（二）移交程序1.項目建設(shè)單位在項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，向城市規(guī)劃部門移交項目檔案資料，并提交檔案移交清單。2.城市規(guī)劃部門在收到項目建設(shè)單位移交的檔案后，進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知建設(shè)單位補充完善。審核合格后，城市規(guī)劃部門在[X]個月內(nèi)將項目檔案資料移交至檔案館，并辦理移交手續(xù)。3.檔案館在接收檔案時應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行檢查，符合要求的予以接收，并出具接收證明。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理。（三）移交內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括各類文件、圖紙、圖表、照片、音像資料等的原件及相應(yīng)的歸檔目錄。2.電子檔案：與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子文件，應(yīng)存儲在符合檔案保管要求的存儲介質(zhì)上，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。3.其他相關(guān)資料：如檔案整理說明、移交清單等。五、檔案保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全。2.庫房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護與檢查，確保設(shè)備正常運行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找與管理。2.對珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用專柜存放、復(fù)制備份等。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息，做到賬物相符。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火及存放易燃、易爆物品。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.城市規(guī)劃部門、項目建設(shè)單位等在開展城市規(guī)劃更新工作時，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料，用于規(guī)劃決策、項目實施、竣工驗收等工作。2.政府部門、企事業(yè)單位、社會組織等因工作需要，可按照規(guī)定程序查閱、借閱與城市規(guī)劃更新相關(guān)的檔案資料。3.社會公眾在符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下，可申請查閱涉及公共利益的城市規(guī)劃更新檔案資料，如城市總體規(guī)劃、控制性詳細(xì)規(guī)劃等。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案館查閱檔案資料，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。查閱者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)向檔案館提出申請，經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制費用由利用者承擔(dān)。（三）服務(wù)措施1.建立檔案信息查詢平臺，方便利用者通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案目錄及相關(guān)信息，提高服務(wù)效率。2.加強檔案編研工作，編寫城市規(guī)劃更新檔案專題資料、大事記等，為利用者提供深層次的檔案信息服務(wù)。3.積極開展檔案咨詢服務(wù)，解答利用者在檔案利用過程中遇到的問題，提供專業(yè)的檔案利用指導(dǎo)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合城市規(guī)劃更新檔案的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展地看待檔案價值，確保既不隨意延長保管期限，也不輕易銷毀有價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來源、作用等，確定其保管價值。2.參考同類檔案的保管期限和利用情況，對檔案進(jìn)行綜合評估。3.征求城市規(guī)劃部門、項目建設(shè)單位等相關(guān)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性與合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案館負(fù)責(zé)人。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案館城市規(guī)劃更新檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的全程監(jiān)督。2.檔案館應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.接受上級主管部門、檔案行政管理部門及社會公眾的監(jiān)督，對提出的意見和建議應(yīng)認(rèn)真研究，及時改進(jìn)工作。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、移交、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案整理質(zhì)量、編目規(guī)范等情況。3.檔案保管環(huán)境與保護措施的落實情況，檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運行狀況以及檔案安全管理情況。4.檔案利用服務(wù)工作的開展情況，包括利用手續(xù)辦理、服務(wù)措施落實、檔案信息查詢平臺運行等情況。（