PAGE托育園檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)托育園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在托育園管理、教學(xué)、服務(wù)等工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于托育園各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指托育園在招生、教學(xué)、保育、管理、后勤保障等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：托育園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映托育園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理托育園在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及托育園機(jī)密、幼兒隱私等內(nèi)容的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置托育園設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理托育園的各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善托育園檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)托育園各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為托育園的管理決策、教學(xué)研究、家園共育等提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。3.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性負(fù)責(zé)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中存在的問題。4.積極參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，如檔案鑒定、編研等，為提高檔案管理水平貢獻(xiàn)力量。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案信息或泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類托育園檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括托育園的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.招生工作類：涵蓋招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、招生宣傳資料、報(bào)名登記表、錄取名單等。3.教學(xué)管理類：包含教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)活動(dòng)記錄、教學(xué)評(píng)估資料、教師培訓(xùn)檔案等。4.保育工作類：涉及保育計(jì)劃、保育工作記錄、幼兒健康檔案、衛(wèi)生消毒記錄、食品安全檔案等。5.家園共育類：有家長(zhǎng)委員會(huì)記錄、家園聯(lián)系手冊(cè)、家長(zhǎng)意見反饋、親子活動(dòng)檔案等。6.安全管理類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理檔案、消防檔案、設(shè)施設(shè)備安全檔案等。7.后勤保障類：如物資采購(gòu)檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、維修記錄、食堂管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。8.文化建設(shè)類：包含托育園文化活動(dòng)記錄、園所環(huán)境布置檔案、宣傳報(bào)道資料等。9.合同協(xié)議類：涉及托育園與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。10.其他類：不屬于上述分類的其他重要檔案。（二）檔案編號(hào)1.為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，按照大類順序依次編號(hào)。例如，行政管理類編號(hào)為1，招生工作類編號(hào)為2，以此類推。2.每一大類下的具體檔案再根據(jù)形成時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、易于記憶和識(shí)別，確保檔案編號(hào)的唯一性。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，承辦人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)整理，移交本部門檔案收集責(zé)任人。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)人員補(bǔ)充完善。4.對(duì)于重要活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)提前與檔案管理部門溝通，共同做好檔案的收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編號(hào)、編目等。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行核對(duì)，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，同時(shí)檢查檔案材料的完整性，對(duì)破損、缺失的材料進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序依次上架存放。2.檔案歸檔時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的安全與可讀取性。(二)檔案保管1.檔案管理室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期檢查等。4.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為托育園各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案信息。2.鼓勵(lì)員工充分利用檔案資源，開展教學(xué)研究、管理決策、家園共育等工作，發(fā)揮檔案的價(jià)值。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，嚴(yán)格審核借閱人的借閱資格和借閱范圍，對(duì)符合要求的予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記薄上詳細(xì)記錄借閱情況。3.借閱檔案一般應(yīng)在檔案管理室內(nèi)查閱，如需帶出室外，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價(jià)值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)經(jīng)過鑒定確定已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、托育園負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，保存期限與檔案保管期限相同。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立托育園檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，形成電子檔案。3.選用適合托育園檔案管理的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計(jì)分析等功能。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。5.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.托育園成立檔案管理監(jiān)督小組，由托育園負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門的工作情況