PAGE項目部工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項目部工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運(yùn)營維護(hù)及項目管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項目部所承擔(dān)的各類工程項目檔案的管理，包括但不限于建筑工程、市政工程、水利工程、電力工程等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等，以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司相關(guān)規(guī)定制定。（四）定義1.工程檔案：指在工程項目建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工文件等。2.項目部：指負(fù)責(zé)具體工程項目實施的組織或部門。二、管理職責(zé)（一）項目部檔案管理小組1.成立以項目經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項目部工程檔案管理工作。2.檔案管理小組職責(zé)：制定和修訂項目部工程檔案管理制度。監(jiān)督檢查工程檔案管理工作的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決工程檔案管理工作中的重大問題。組織對工程檔案管理人員的培訓(xùn)和考核。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門工程文件的形成、積累和整理工作。3.對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查和審核。4.按照規(guī)定的時間和要求，向公司檔案管理部門移交工程檔案。（三）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門：負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件、圖紙、變更通知等資料，并確保其準(zhǔn)確、完整。2.物資設(shè)備部門：負(fù)責(zé)收集物資采購合同、設(shè)備清單、質(zhì)量證明文件等資料。3.質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)整理工程質(zhì)量檢驗報告合格率統(tǒng)計等資料。4.安全管理部門：負(fù)責(zé)收集安全檢查記錄、事故處理報告等資料。5.其他部門：按照各自職責(zé)，負(fù)責(zé)收集和整理與工程項目相關(guān)的各類文件資料。三、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件的收集工作，確保文件及時、完整地收集。2.收集的工程文件應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于外來文件，如設(shè)計變更通知、監(jiān)理指令等，應(yīng)及時簽收，并進(jìn)行登記。（二）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（三）整理方法1.按照工程前期文件、施工過程文件、竣工文件等類別進(jìn)行分類。2.施工過程文件按照單位工程、分部工程、分項工程進(jìn)行組卷，同一卷內(nèi)的文件按照文件形成時間順序排列。3.竣工文件按照竣工圖、竣工驗收文件等類別分別整理?？⒐D應(yīng)加蓋竣工圖章，與施工圖有變更的應(yīng)在竣工圖上標(biāo)注清楚變更內(nèi)容。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程檔案應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔的工程檔案應(yīng)編制檔案目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份交公司檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具有重要?dú)v史價值和長期利用價值的檔案應(yīng)列為永久保管；在工程建設(shè)和運(yùn)營維護(hù)中需要長期查考利用的檔案應(yīng)列為長期保管；在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案應(yīng)列為短期保管。3.具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求確定。（三）保管方式1.工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、工程檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)項目部檔案管理小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、拍照、涂改等。（二）利用手續(xù)1.查閱工程檔案時，查閱人員應(yīng)在《工程檔案查閱登記表》上登記查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。2.如需復(fù)印工程檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費(fèi)用。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)工程檔案，不得損壞、丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的工程檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理小組組織，檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參加。3.鑒定時應(yīng)根據(jù)工程檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的工程檔案，應(yīng)編制《工程檔案銷毀清冊》，經(jīng)項目部檔案管理小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀工程檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《工程檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.項目部檔案管理小組應(yīng)定期對工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司檔案管理部門應(yīng)不定期對項目部工程檔案管理工作進(jìn)行抽查，對存在的問題提出整改意見。（二）考核評價1.將工程檔案管理工作納入項目部績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對工程檔案管理工作不力，造成檔案丟失、損壞或不完整的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定