PAGE社區(qū)會計檔案管理制度建設一、總則（一）目的為了加強社區(qū)會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本社區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)范圍內(nèi)會計檔案的管理，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)資料，以及其他與財務會計管理相關(guān)的資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領導，分級管理。社區(qū)應明確檔案管理的領導職責，各部門負責本部門會計檔案的收集、整理和初步保管，檔案管理部門負責集中統(tǒng)一管理。2.依法合規(guī)。嚴格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準確。保證會計檔案內(nèi)容的完整性和準確性，如實反映社區(qū)財務狀況和經(jīng)濟業(yè)務活動。4.安全保密。采取有效措施確保會計檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便于利用。建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率。二、會計檔案的范圍與分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）會計檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計檔案分為一類，便于按年度進行管理和查找。2.按類別分類：在年度分類的基礎上，再按會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等類別進行細分，使檔案分類更加清晰。3.按保管期限分類：根據(jù)會計檔案的重要程度和保存價值，將其分為永久保管和定期保管兩類。定期保管期限分為10年和30年。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照規(guī)定及時將本部門產(chǎn)生的會計檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的會計檔案應保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封；個別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應會同會計人員共同拆封整理，以分清責任。（二）整理方法1.會計憑證的整理：去除憑證中的金屬物，如訂書釘、回形針等。按憑證編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、金額等是否齊全，附件是否完整。對于紙張規(guī)格不一致的憑證，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。每本憑證應加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。2.會計賬簿的整理：檢查賬簿是否齊全，賬頁是否連續(xù)編號，有無缺頁、跳行現(xiàn)象。對于活頁賬，應抽出空白賬頁，填寫賬頁目錄，并裝訂成冊。在賬簿封面注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)、編號等信息。3.財務會計報告的整理：按月份、季度、年度分別整理，檢查報告內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準確。對于年度財務會計報告，應加具封面，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他類會計檔案的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應按時間順序排列，裝訂成冊。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按規(guī)定格式填寫，一式多份。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。2.定期保管：會計憑證、會計賬簿等保管期限為30年。月度、季度財務會計報告等保管期限為10年。（二）保管地點1.社區(qū)應設立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。2.檔案保管庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對保管期限已滿的會計檔案，應按照規(guī)定進行鑒定，確定是否可以銷毀。3.會計檔案應分類存放，排列有序，便于查找和調(diào)閱。4.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、會計檔案的查閱與調(diào)閱（一）查閱規(guī)定1.本社區(qū)內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會計檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱會計檔案的人員，嚴禁將檔案帶出檔案保管庫房。（二）調(diào)閱規(guī)定1.外單位因特殊需要調(diào)閱本社區(qū)會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)社區(qū)負責人批準后，方可調(diào)閱。2.調(diào)閱會計檔案時，檔案管理人員應詳細登記調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)閱時間、調(diào)閱用途等信息，并要求調(diào)閱人員簽字確認。3.調(diào)閱的會計檔案一般不得復制，確因工作需要復制的，應經(jīng)社區(qū)負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復制。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀程序1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。2.社區(qū)負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告社區(qū)負責人。（二）不得銷毀的會計檔案1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案的信息化管理（一）信息化建設要求1.社區(qū)應建立會計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會計檔案的電子化存儲、檢索、調(diào)閱等功能。2.會計檔案信息化管理系統(tǒng)應具備安全可靠的存儲設備和數(shù)據(jù)備份機制，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.檔案管理人員應熟練掌握會計檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，保證系統(tǒng)的正常運行。（二）電子會計檔案的管理1.電子會計檔案應與紙質(zhì)會計檔案同時保存，并建立相應的索引關(guān)系，便于查找和調(diào)閱。