PAGE昆山幼兒園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強昆山幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學(xué)、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于昆山幼兒園全體教職工及與幼兒園相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理幼兒園在教學(xué)、管理、后勤等各方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及幼兒園機密、師生隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以園長為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃幼兒園檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員。檔案管理室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等具體工作。其主要職責(zé)包括：1.檔案收集負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案資料，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管提供適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.檔案鑒定定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用積極開展檔案利用工作，為幼兒園教學(xué)、管理、科研等工作提供檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。（三）各部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時歸檔，確保檔案的齊全、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索。三、檔案分類及編號（一）檔案分類昆山幼兒園檔案分為以下十大類：1.黨群工作類包括幼兒園黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類涵蓋幼兒園行政事務(wù)管理、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等檔案。3.教育教學(xué)類主要有教學(xué)計劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍管理等相關(guān)資料。4.師資隊伍建設(shè)類包含教師招聘、培訓(xùn)、考核、職稱評定、師德師風(fēng)建設(shè)等方面的檔案。5.學(xué)生管理類涉及學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、畢業(yè)、獎懲等管理工作的文件材料。6.后勤管理類如食堂管理、宿舍管理、校園安全、物資采購等方面的檔案。7.財務(wù)管理類包括財務(wù)預(yù)算、決算、收支賬目、固定資產(chǎn)管理等檔案資料。8.檔案管理類有關(guān)檔案管理工作的制度、流程、檔案目錄、統(tǒng)計報表等文件。9.聲像檔案類幼兒園活動、會議、教學(xué)等方面的照片、錄像、錄音等聲像資料。10.實物檔案類幼兒園獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、紀(jì)念品等實物檔案。（二）編號規(guī)則采用“年度類別流水號”的編號方法。例如：2023行政001，表示2023年度行政管理類的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級文件包括教育主管部門、政府部門等下發(fā)的與幼兒園工作相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.園內(nèi)文件幼兒園黨、政、工、團(tuán)等各部門在工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等。3.教學(xué)文件教師的教案、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)課件、教學(xué)反思、學(xué)生作業(yè)、考試試卷等。4.師資檔案教師個人簡歷、學(xué)歷證書、教師資格證書、培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果、獲獎證書等。5.學(xué)生檔案學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績單、獎懲記錄、體檢表、畢業(yè)登記表等。6.后勤檔案食堂采購合同、食品衛(wèi)生許可證、宿舍管理制度、校園安全檢查記錄、物資采購清單等。7.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、固定資產(chǎn)清單等。8.聲像檔案幼兒園組織的重大活動、會議、教學(xué)實踐等的照片底片、數(shù)碼照片、錄像帶、錄音帶等。9.實物檔案幼兒園獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、捐贈物品、紀(jì)念品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容真實、完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份，同時注明文件的形成時間、來源、作者等信息。（三）整理方法1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號給每份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.編目填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱和保管。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管設(shè)備配備必要的保管設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案架上，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像柜中，按照時間順序或主題進(jìn)行排列，并注明相關(guān)信息。3.實物檔案應(yīng)妥善保管，可根據(jù)實物的特點和數(shù)量，采用陳列柜、展示架等方式進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識。（四）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，結(jié)合幼兒園工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.參考檔案保管期限表根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和特點，參考國家或行業(yè)制定的檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映幼兒園主要職能活動和基本歷史面貌的，對幼兒園工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。如幼兒園的重要規(guī)章制度、重大活動記錄、歷史沿革等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案。保管期限一般為16年至50年。如教學(xué)改革方案、師資隊伍建設(shè)規(guī)劃、學(xué)生綜合評價記錄等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對幼兒園工作有參考價值的檔案。保管期限一般為5年以下。如一般性的工作計劃、總結(jié)、臨時性通知等。(五)銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報經(jīng)園長批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字。6.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況包括檔案的數(shù)量、類別、來源等。2.檔案整理情況已整理檔案的數(shù)量、整理完成時間等。3.檔案保管情況檔案的存放位置、保管期限、完好狀況等。4.檔案利用情況檔案查閱、借閱的次數(shù)、利用目的等。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，采用手工記錄或電子表格的方式，定期對檔案管理各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計匯總。（三）統(tǒng)計報表定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和幼兒園領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實，能夠反映檔案管理工作的實際狀況。八、檔案利用（一）利用范圍1.為幼兒園教學(xué)、管理、科研等工作提供參考依據(jù)。2.為教職工開展工作、評先評優(yōu)、職稱評定等提供證明材料。3.為學(xué)生家長了解學(xué)生在校情況提供相關(guān)資料。4.為社會各界了解幼兒園發(fā)展歷程、辦學(xué)成果等提供信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱教職工因工作需要，可到檔案管理室查閱檔案。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用目的、利用人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案利用登記記錄應(yīng)長期保存，以便于統(tǒng)計分析和檔案管理工作的追溯。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便檔案的查詢、利用和共享。（二）信息化管理系統(tǒng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化傳輸。（三）電子檔案管理1.電子文件的收集與歸檔各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求及時進(jìn)行收集和歸檔。電子文件應(yīng)確保其內(nèi)容真實、完整，并按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，同時注明文件的形成時間、來源、作者等信息。