PAGE排污許可證檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)排污許可證檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保排污許可證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]涉及排污許可證相關(guān)檔案的管理活動(dòng)，包括排污許可證申請(qǐng)、變更、延續(xù)、注銷等全過程產(chǎn)生的各類文件、資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及排污許可管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：如實(shí)記錄排污許可證管理過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、全面，不遺漏重要信息。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：科學(xué)分類、整理檔案，建立便捷的檢索體系，提高檔案利用效率，滿足公司內(nèi)部管理及外部監(jiān)管等工作需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善排污許可證檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好排污許可證檔案的收集、整理、移交等工作。3.集中統(tǒng)一管理排污許可證檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等操作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在排污許可證管理過程中產(chǎn)生文件、資料的收集、整理，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.對(duì)本部門保管的排污許可證相關(guān)檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握排污許可證管理相關(guān)知識(shí)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.排污許可證申請(qǐng)階段：包括申請(qǐng)表、申請(qǐng)報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件及批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、污染物排放清單、自行監(jiān)測(cè)方案等相關(guān)材料。2.排污許可證變更階段：變更申請(qǐng)表、變更說明、相關(guān)證明材料（如生產(chǎn)工藝變更、污染防治設(shè)施改造等的證明文件）。3.排污許可證延續(xù)階段：延續(xù)申請(qǐng)表、近一年的污染物排放監(jiān)測(cè)報(bào)告、守法證明等。4.排污許可證注銷階段：注銷申請(qǐng)表、相關(guān)證明文件（如企業(yè)關(guān)閉、搬遷等證明）。5.日常監(jiān)管過程中產(chǎn)生的與排污許可證相關(guān)的文件，如監(jiān)督檢查記錄、整改報(bào)告、處罰決定書等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件、資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件、資料應(yīng)真實(shí)、有效，原件優(yōu)先收集，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明出處。3.對(duì)收集的文件、資料進(jìn)行初步整理，確保齊全、完整，無缺頁、破損等情況。（三）收集時(shí)間1.在排污許可證申請(qǐng)、變更、延續(xù)、注銷等事項(xiàng)辦理過程中，相關(guān)文件、資料應(yīng)隨業(yè)務(wù)流程同步收集，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.日常監(jiān)管文件應(yīng)在監(jiān)管活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理并移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按排污許可證管理階段分類：分為申請(qǐng)檔案、變更檔案、延續(xù)檔案、注銷檔案、監(jiān)管檔案等。2.按文件類型分類：包括行政文件、技術(shù)文件、監(jiān)測(cè)報(bào)告、證明材料等。（二）整理步驟1.裝訂：對(duì)收集的文件、資料進(jìn)行排序后，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.編頁號(hào)：在每份文件的正面右上角和背面左上角編寫頁號(hào)，頁號(hào)應(yīng)連續(xù)編寫，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.編目：編制卷內(nèi)目錄：按照文件排列順序，依次填寫文件題名、日期、頁號(hào)、備注等信息，卷內(nèi)目錄應(yīng)置于卷首。編制備考表：備考表置于卷尾，主要記錄卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，由整理人、審核人簽字。填寫案卷封面：案卷封面應(yīng)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，字跡應(yīng)清晰、工整。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類準(zhǔn)確、編目清晰，確保檔案信息能夠快速檢索和查詢。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，建立相應(yīng)的電子目錄，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光及防有害氣體等功能。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案分類順序，將整理好的紙質(zhì)檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)采用加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失和非法訪問。（三）檔案保管期限1.排污許可證申請(qǐng)檔案：長(zhǎng)期保管，保管期限為自排污許可證核發(fā)之日起不少于[X]年。2.變更檔案：與變更后的排污許可證檔案保管期限一致。3.延續(xù)檔案：長(zhǎng)期保管，保管期限為自延續(xù)后的排污許可證核發(fā)之日起不少于[X]年。4.注銷檔案：長(zhǎng)期保管。5.監(jiān)管檔案：根據(jù)監(jiān)管活動(dòng)的性質(zhì)和要求確定保管期限，一般不少于[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱排污許可證檔案，用于了解排污許可情況、開展環(huán)境管理工作、進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等。2.外部監(jiān)管部門依法查閱公司排污許可證檔案，如環(huán)保部門的監(jiān)督檢查、執(zhí)法調(diào)查等。3.因司法訴訟、行政復(fù)議等需要，按照法律程序查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在《檔案借閱登記簿》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.外部查閱：外部監(jiān)管部門查閱檔案時(shí)應(yīng)出具正式的查閱函，注明查閱事項(xiàng)、查閱范圍等內(nèi)容。檔案管理部門對(duì)查閱函進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照內(nèi)部查閱手續(xù)辦理檔案查閱事宜，并做好記錄。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，防止檔案信息泄露。3.司法查閱：在接到司法機(jī)關(guān)的查閱通知后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與公司法律顧問溝通，按照法律程序辦理檔案查閱手續(xù)。提供檔案時(shí)應(yīng)確保檔案復(fù)印件與原件一致，并由檔案管理部門加蓋公章確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、公司法律顧問等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案題名、日期來源、保管期限等信息。2.鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，確定是否可以銷毀。3.對(duì)確定可以銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（四）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行