PAGE天津市人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)天津市人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與個(gè)人相關(guān)的各類材料，保證人事檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行人事檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)1.天津市人力資源和社會(huì)保障局：負(fù)責(zé)全市人事檔案管理工作的宏觀指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，制定全市人事檔案管理的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。2.各單位組織人事部門：負(fù)責(zé)本單位人事檔案的具體管理工作，接受上級(jí)主管部門和同級(jí)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）職責(zé)分工1.天津市人力資源和社會(huì)保障局職責(zé)：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定本市人事檔案管理的具體辦法和實(shí)施細(xì)則。組織開展全市人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。對(duì)全市人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)糾正違規(guī)行為，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。負(fù)責(zé)全市人事檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和管理，推動(dòng)人事檔案管理信息化進(jìn)程。2.各單位組織人事部門職責(zé)：負(fù)責(zé)制定本單位人事檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理崗位職責(zé)，確保檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到人。按照規(guī)定的范圍和要求，及時(shí)收集、整理、鑒別、歸檔本單位人員的人事檔案材料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。負(fù)責(zé)本單位人事檔案的保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案安全。定期對(duì)本單位人事檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。負(fù)責(zé)本單位人事檔案信息的維護(hù)和更新，及時(shí)將檔案材料的變動(dòng)情況錄入人事檔案信息系統(tǒng)。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案主要包括以下十大類材料：1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、專項(xiàng)考核等形成的鑒定材料，以及干部考察、后備干部考察等形成的考察材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等相關(guān)材料。5.政審材料：政治歷史審查、出國(guó)（境）審查等形成的材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、黨員登記表、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)的審批表、榮譽(yù)證書等相關(guān)材料。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告、處分審批表及本人對(duì)處分的意見等材料。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等相關(guān)材料。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、學(xué)術(shù)成果、工作業(yè)績(jī)材料等。（二）檔案分類人事檔案按照上述十大類材料進(jìn)行分類整理，每一類材料再根據(jù)形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，編制詳細(xì)的檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括材料名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查找和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集1.定期收集：各單位組織人事部門應(yīng)定期（每年至少一次）收集本單位人員的人事檔案材料，確保檔案材料的及時(shí)更新。2.隨時(shí)收集：對(duì)于新產(chǎn)生的人事檔案材料，如學(xué)歷學(xué)位變動(dòng)、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲情況等，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，不得拖延。3.主動(dòng)收集：組織人事部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，獲取與本單位人員有關(guān)的各類材料，如政審材料、工資變動(dòng)材料等。（二）整理1.鑒別：對(duì)收集到的人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.分類：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將鑒別后的材料進(jìn)行分類整理，同類材料應(yīng)集中在一起。3.排序：每一類材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)于時(shí)間順序不明確的材料，可按照重要程度等因素進(jìn)行排序。4.編目：編制檔案目錄，注明每一份材料的名稱、日期、來(lái)源等信息，并將目錄裝訂成冊(cè)，置于檔案卷首。5.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.專用庫(kù)房：各單位應(yīng)設(shè)立專用的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.安全設(shè)施：庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案安全。（二）保管要求1.分類存放：人事檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.上架排列：檔案應(yīng)上架排列，架號(hào)應(yīng)清晰標(biāo)注，便于識(shí)別。3.定期檢查：定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，查看檔案材料是否齊全、完整，有無(wú)損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.環(huán)境維護(hù)：保持庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔衛(wèi)生，控制庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，確保檔案保管環(huán)境適宜。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：因工作需要，單位內(nèi)部人員可以查閱本單位人員的人事檔案。查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容。2.查閱手續(xù)：查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱方式：檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.借閱范圍：因特殊工作需要，單位外部人員可以借閱本單位人員的人事檔案，但必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)出具單位介紹信，并提供有效身份證件，檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱人的身份和借閱目的進(jìn)行嚴(yán)格審核。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.人員調(diào)動(dòng)：因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)等原因，人員需要轉(zhuǎn)遞人事檔案。2.升學(xué)：考入各類學(xué)校學(xué)習(xí)，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至學(xué)校。3.退休：辦理退休手續(xù)時(shí)，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至退休管理部門。4.其他原因：因其他特殊原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的情況。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.轉(zhuǎn)出手續(xù)：檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞人員姓名等信息，并密封檔案，加蓋單位公章。檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)將轉(zhuǎn)遞通知單及檔案一并送交給檔案接收單位。2.接收手續(xù)：檔案接收單位收到轉(zhuǎn)遞的人事檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)轉(zhuǎn)遞通知單及檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不全、密封不嚴(yán)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，要求補(bǔ)齊或重新密封檔案。檔案接收單位應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案接收情況反饋給檔案轉(zhuǎn)出單位。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.專人送?。喝耸聶n案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿》绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.及時(shí)轉(zhuǎn)遞：檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)在人員調(diào)動(dòng)、升學(xué)、退休等手續(xù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將人事檔案轉(zhuǎn)遞給檔案接收單位。3.跟蹤查詢：檔案轉(zhuǎn)出單位和接收單位應(yīng)建立人事檔案轉(zhuǎn)遞跟蹤查詢機(jī)制，及時(shí)掌握檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全、及時(shí)轉(zhuǎn)遞到位。八、檔案信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立全市統(tǒng)一的人事檔案信息系統(tǒng)：天津市人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)建立全市統(tǒng)一的人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的集中管理和共享。2.單位信息系統(tǒng)接入：各單位應(yīng)將本單位的人事檔案信息系統(tǒng)與全市統(tǒng)一的人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，確保檔案信息的及時(shí)錄入和更新。（二）信息錄入與維護(hù)1.及時(shí)錄入：各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將人事檔案材料的變動(dòng)情況及時(shí)錄入人事檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.定期維護(hù)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。（三）信息安全管理1.安全制度建設(shè)：建立健全人事檔案信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.安全技術(shù)措施：采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障人事檔案信息的安全。3.人員安全培訓(xùn)：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，防止信息泄露和安全事故的發(fā)生。九、檔案管理人員職責(zé)（一）崗位職責(zé)1.檔案收集整理崗：負(fù)責(zé)收集、整理人事檔案材料，按照規(guī)定進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。2.檔案保管崗：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案安全存放，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案查閱借閱崗：負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。4.檔案轉(zhuǎn)遞崗：負(fù)責(zé)辦理人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案及時(shí)、安全轉(zhuǎn)遞到位。5.檔案信息化管理崗：負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，及時(shí)錄入和更新檔案信息，保障信息安全。（二）工作要求1.政治素質(zhì)高：檔案管理人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和保密制度，保守檔案機(jī)密。2.業(yè)務(wù)能力強(qiáng)：熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和工作流程熟練掌握檔案整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等操作技能，具備一定的信息化管理能力。3.責(zé)任心強(qiáng)：認(rèn)真履行崗位職責(zé)，工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，對(duì)檔案管理工作高度負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作質(zhì)量。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檢查1.定期自查：各單位組織人事部門應(yīng)定期對(duì)本單位的人事檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，各單位可組織開展人事檔案管理專項(xiàng)檢查，對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題進(jìn)行深入檢查。（二）外部監(jiān)督檢查1.上級(jí)主管部門檢查：天津市人力資源和社會(huì)保障局及上級(jí)主管部門應(yīng)定期對(duì)各單位的人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.檔案管理部門抽查：檔案管理部門可對(duì)部分單位的人事檔案管