PAGE公路工程檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司公路工程檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在公路工程建設、維護及管理中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有公路工程建設項目檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類與公路工程相關的檔案資料。（三）管理原則1.集中統一管理原則公司設立專門的檔案室，對公路工程檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則檔案資料應如實反映公路工程建設的全過程，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則全面收集、整理公路工程建設各階段形成的文件資料，確保檔案的完整性。4.及時性原則及時對公路工程建設過程中產生的文件資料進行整理、歸檔，保證檔案的時效性。5.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案資料進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司公路工程檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管公司公路工程建設項目的各類檔案資料，確保檔案的完整、準確、系統和安全。3.對檔案資料進行分類、編號、編目、上架，建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，對保管期限已滿且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。5.負責向公司內部各部門及外部相關單位提供檔案資料的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理工作。6.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的數字化、網絡化，提高檔案管理效率和服務水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）項目負責人職責1.負責本項目檔案工作的組織、協調和指導，確保項目檔案資料的及時收集、整理和歸檔。2.對項目檔案資料的完整性、準確性和系統性負責，督促項目各部門和人員做好文件資料的形成、積累和整理工作。3.審核項目檔案的分類、編號、編目等工作，確保檔案整理符合規(guī)范要求。4.在項目竣工驗收前，組織對項目檔案進行自查，對發(fā)現的問題及時整改，確保項目檔案順利通過驗收。（三）文件資料形成部門職責1.負責本部門在公路工程建設過程中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定時間將整理好的檔案資料移交檔案室。2.確保本部門形成的文件資料真實、準確、完整，符合檔案管理要求。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設計文件（初步設計、施工圖設計等）、項目批復文件等。2.施工過程文件包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、原材料及構配件質量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量檢驗評定記錄等。3.竣工驗收文件包括竣工驗收報告、工程質量鑒定報告、竣工決算報告、工程總結等。4.其他與公路工程建設相關的文件資料，如監(jiān)理文件、合同文件、往來信函等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.對收集到的文件資料，應進行認真核對，確保其真實性、準確性和完整性。3.收集的文件資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照公路工程建設項目的階段、專業(yè)等進行分類，一般可分為前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件等大類，每大類再根據具體情況細分若干小類。2.組卷將具有內在聯系的文件資料組成案卷，案卷厚度一般不宜超過40mm，特殊情況除外。3.排列案卷內文件資料應按照重要程度、時間順序等進行排列，正本在前，副本在后；批復在前，請示在后；印件在前，定稿在后等。4.編號對整理好的案卷進行編號，編號應具有唯一性，便于管理和查詢。編號可采用年度項目案卷號的形式，如2023[項目名稱]001。5.編目編制案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等內容，確保編目準確、清晰。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應具備適宜的保管條件，保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案室應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質檔案采用檔案盒、檔案柜等進行存放，按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質可選用磁帶、光盤、硬盤等，備份數據應異地存放。同時，建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行分類、存儲、檢索和利用，確保電子檔案的安全和有效管理。（三）保管期限公路工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設計文件、竣工驗收報告、工程質量鑒定報告、竣工決算報告等重要文件資料。2.長期保存的檔案保管期限為20年，包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、原材料及構配件質量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量檢驗評定記錄等施工過程文件。3.短期保存的檔案保管期限為5年，包括一般性的往來信函、會議紀要等文件資料。（四）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管狀況清晰準確。2.在清查過程中，如發(fā)現檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對清查結果應進行總結分析，針對存在問題提出改進措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱公路工程檔案資料。外部單位因審計、監(jiān)督、查詢等合法事由，經公司領導批準后，可查閱相關檔案資料。（二）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、查閱或借閱目的等內容，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應提交單位介紹信、查閱或借閱申請函等材料，經公司領導批準后，由檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱申請函應注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限等內容。3.檔案室對查閱、借閱申請進行審核，符合要求的，予以辦理手續(xù)，并提供相應的檔案資料。查閱、借閱人員應在規(guī)定的期限內歸還檔案資料，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換文件等。2.查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案資料，應經檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應提前向檔案室說明原因，辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案室應對檔案的完整性和準確性進行檢查，如發(fā)現問題，應及時查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、項目負責人、專業(yè)技術人員等組成，負責對公路工程檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，按照國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對保管期限已滿的檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內容，確定其是否仍有保存價值。2.對經過鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等內容，經檔案鑒定小組組長簽字同意后，報公司領導審批。3.公司領導批準后，由檔案室組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期、地點、方式等內容。（四）銷毀記錄檔案室應對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，形成檔案銷毀清冊，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的公路工程檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據掛接等數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的數字化存儲。2.檔案管理系統建設開發(fā)或選用適合公司公路工程檔案管理的信息化系統，實現檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統計等功能的自動化管理。3.數據安全管理建立健全檔案信息化數據安全管理制度，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化數據的安全可靠。（三