PAGE機關(guān)會計檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強機關(guān)會計檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、有效和安全，便于會計檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)及所屬各部門的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指機關(guān)在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.三合一制度：是指將會計檔案的整理、歸檔、保管工作有機結(jié)合，形成一套完整、規(guī)范、科學(xué)的管理體系，確保會計檔案管理工作的標準化、規(guī)范化和科學(xué)化。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。機關(guān)會計檔案管理工作在機關(guān)負責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門和檔案管理部門共同負責(zé)，實行分級管理。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.真實完整原則。保證會計檔案的內(nèi)容真實、準確、完整，不得偽造、篡改會計檔案。4.安全保密原則。采取有效措施，確保會計檔案的安全，防止會計檔案的丟失、損壞和泄密。二、會計檔案的整理（一）整理要求1.會計檔案應(yīng)按照形成時間、類別、保管期限等進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.會計憑證應(yīng)按記賬憑證的編號順序排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.會計賬簿應(yīng)按照會計科目順序排列，每一賬簿應(yīng)在首頁設(shè)置賬簿啟用表和賬戶目錄。4.財務(wù)報告應(yīng)按照年度、季度、月度順序排列，裝訂成冊，并加蓋單位公章。（二）整理方法1.會計憑證的整理首先對記賬憑證進行編號，檢查憑證的日期、編號、摘要、會計科目、金額等是否齊全、準確。然后將原始憑證按照記賬憑證的編號順序粘貼在記賬憑證后面，注意粘貼要整齊、牢固，不得覆蓋記賬憑證的內(nèi)容。最后對記賬憑證進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓角、掉頁等現(xiàn)象。2.會計賬簿的整理對各種會計賬簿進行核對，檢查賬簿的記錄是否完整、準確。按照會計科目順序排列賬簿，在每一賬簿的首頁設(shè)置賬簿啟用表，注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員、會計主管等信息。在賬簿的每一賬頁上設(shè)置賬戶目錄，注明賬戶名稱、頁次等信息。對賬簿進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓角、掉頁等現(xiàn)象。3.財務(wù)報告的整理對各種財務(wù)報告進行核對，檢查報告的內(nèi)容是否完整、準確。按照年度、季度、月度順序排列財務(wù)報告，裝訂成冊，并加蓋單位公章。在財務(wù)報告的首頁設(shè)置封面，注明報告名稱、編制單位、編制日期、報告期等信息。（三）整理流程1.收集會計檔案資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。2.對收集到的會計檔案資料進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。3.按照整理要求和方法對會計檔案資料進行分類整理，包括編號、粘貼、排列、裝訂等。4.對整理好的會計檔案資料進行再次審核，確保整理質(zhì)量。5.將整理好的會計檔案資料移交檔案管理部門進行歸檔保管。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會計檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行歸檔，確保檔案的長期保存。2.歸檔的會計檔案應(yīng)編制檔案目錄，并建立檔案索引，便于查閱和利用。3.歸檔的會計檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、保管期限、年度、月份等信息。（二）歸檔方法1.按照會計檔案的類別和保管期限進行分類歸檔，將同一類別的會計檔案存放在同一檔案盒中。2.在檔案盒上注明檔案名稱、保管期限、年度、月份等信息，并編制檔案目錄。3.將檔案目錄和檔案索引存放在檔案管理部門的專門檔案柜中，便于查閱和利用。（三）歸檔流程1.整理好的會計檔案資料移交檔案管理部門后，檔案管理部門應(yīng)按照歸檔要求和方法進行歸檔。2.編制檔案目錄和檔案索引，并將檔案目錄和檔案索引存放在檔案管理部門的專門檔案柜中。3.將歸檔后的會計檔案資料存放在檔案管理部門的專門檔案架上，并按照檔案類別和保管期限進行分類存放。四、會計檔案的保管（一）保管要求1.會計檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.會計檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，便于查閱和利用。3.會計檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自縮短或延長保管期限。（二）保管方法1.紙質(zhì)會計檔案應(yīng)存放在檔案盒中，并按照檔案類別和保管期限進行分類存放。2.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并按照檔案類別和保管期限進行分類存儲。3.對會計檔案的保管情況應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年。3.財務(wù)報告的保管期限為：年度財務(wù)報告永久保管，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年。4.其他會計資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）保管流程1.將歸檔后的會計檔案資料存放在檔案管理部門的專門檔案架上，并按照檔案類別和保管期限進行分類存放。2.定期對會計檔案的保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取補救措施。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，對超過保管期限的會計檔案進行鑒定和銷毀。五、會計檔案的查閱與利用（一）查閱與利用要求1.機關(guān)內(nèi)部人員查閱會計檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.外部單位查閱會計檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后，方可查閱。3.查閱會計檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將會計檔案帶出檔案管理部門。4.查閱會計檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封等。（二）查閱與利用方法1.查閱紙質(zhì)會計檔案時，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行查閱，并在查閱登記表上簽字。2.查閱電子會計檔案時，查閱人員應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用設(shè)備，并按照檔案管理部門的要求進行查閱。3.如需復(fù)印會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在檔案管理部門指定的地點進行復(fù)印。（三）查閱與利用流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將查閱申請表提交財務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，查閱人員持查閱申請表到檔案管理部門查閱會計檔案。4.查閱人員按照檔案管理部門的要求進行查閱，并在查閱登記表上簽字。5.如需復(fù)印會計檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在檔案管理部門指定的地點進行復(fù)印。6.查閱結(jié)束后，查閱人員將查閱申請表和查閱登記表交回檔案管理部門。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定與銷毀要求1.會計檔案的鑒定與銷毀工作應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保鑒定與銷毀工作的合法合規(guī)。2.會計檔案的鑒定與銷毀工作應(yīng)由財務(wù)部門和檔案管理部門共同負責(zé)，組成鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計檔案的保管期限、內(nèi)容等情況，對會計檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。（二）鑒定與銷毀方法1.鑒定小組對會計檔案進行逐一審查，確定是否需要銷毀。2.對需要銷毀的會計檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、保管期限、年度、月份、銷毀原因等信息。3.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后，方可進行銷毀。4.銷毀會計檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，并由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。（三）鑒定與銷毀流程1.財務(wù)部門和檔案管理部門組成鑒定小組，對超過保管期限的會計檔案進行鑒定。2.鑒定小組對會計檔案進行逐一審查，確定是否需要銷毀，并編制銷毀清冊。3.將銷毀清冊提交機關(guān)負責(zé)人批準。4.批準后，在檔案管理部門指定的地點進行銷毀，并由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。5.銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.機關(guān)負責(zé)人負責(zé)對會計檔案管理工作進行全面監(jiān)督檢查，確保會計檔案管理工作符合國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求。2.財務(wù)部門負責(zé)對會計檔案的整理、歸檔、保管等工作進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案管理部門負責(zé)對會計檔案的查閱、利用、鑒定、銷毀等工作進行監(jiān)督檢查，確保會計檔案管理工作的安全、規(guī)范。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計檔案管理工作是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.會計檔案的整理、歸檔、保管等工作是否符合本制度的要求。3.會計檔案的查閱、利用、鑒定、銷毀等工作是否符合本制度的要求。4.會計檔案管理工作中是否存在違規(guī)行為。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行檢查，檢查周期為每年一次。2.不定期檢查。機關(guān)負責(zé)人可根據(jù)工作需要，不定期對會計檔案管理工作進行檢查。3.專項檢查。對會計檔案管理工作中的重點問題或突出問題，可進