PAGE社保檔案室管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保檔案管理，確保社保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司社保檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等管理活動(dòng)。（三）管理原則社保檔案管理遵循真實(shí)、完整、規(guī)范、安全、保密、便捷利用的原則，確保社保檔案能夠準(zhǔn)確反映公司社保業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，為公司決策、員工權(quán)益保障及相關(guān)工作提供可靠依據(jù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門社保檔案的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司社保檔案，建立健全社保檔案管理臺(tái)賬，做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。4.負(fù)責(zé)社保檔案的安全保管，配備必要的保管設(shè)施，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。5.按照規(guī)定提供社保檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和記錄工作。6.對(duì)已超過保管期限的社保檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展社保檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工對(duì)社保檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社保業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.配合檔案管理部門做好社保檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守公司社保檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造社保檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和保密制度。2.負(fù)責(zé)社保檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案整齊有序、安全無損。3.積極為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。4.定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.參與社保檔案的鑒定和銷毀工作，做好相關(guān)記錄。6.不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)，提高檔案管理工作水平。三、社保檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司員工社保參保登記、變更登記、注銷登記等相關(guān)業(yè)務(wù)文件材料。2.社保繳費(fèi)申報(bào)、核定、繳納等過程中形成的各類報(bào)表、憑證、票據(jù)等。3.員工社保待遇申領(lǐng)、審核、發(fā)放等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的資料，如申請(qǐng)表、審批表、待遇支付記錄等。4.社保稽核、檢查、審計(jì)等工作中形成的文件材料。5.與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件材料，如合同協(xié)議（涉及社保條款）、會(huì)議紀(jì)要、通知等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，嚴(yán)禁偽造、篡改。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同年度、不同業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類整理。3.每份文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（四）整理方法1.分類：按照社保業(yè)務(wù)類別，如參保登記、繳費(fèi)管理、待遇管理、稽核審計(jì)等進(jìn)行一級(jí)分類；在每個(gè)一級(jí)分類下，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，如參保登記可分為新參保登記、續(xù)保登記、中斷恢復(fù)登記等。2.編號(hào)：對(duì)每份社保檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度+業(yè)務(wù)類別+流水號(hào)的方式，如2023CB001，表示2023年參保登記類的第1份檔案材料。3.編目：編制社保檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相關(guān)的文件材料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂，確保裝訂牢固整齊。四、社保檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度形成的社保業(yè)務(wù)文件材料整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門整理好社保檔案材料后，填寫《社保檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或更正。3.核對(duì)無誤后，雙方在《社保檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門將檔案材料正式歸檔，并按照檔案編號(hào)順序上架存放。五、社保檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的社保檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全保管條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管期限社保檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。具體保管期限如下：1.涉及公司員工社保權(quán)益的重要文件材料，如參保登記原始資料、社保待遇審批文件等，保管期限為永久。2.社保繳費(fèi)申報(bào)、核定、繳納等過程中形成的報(bào)表和憑證，保管期限為[X]年。3.員工社保待遇申領(lǐng)、審核、發(fā)放等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的一般性資料，保管期限為[X]年。4.社保稽核、檢查、審計(jì)等工作中形成的文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.按照檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和清理，及時(shí)調(diào)整檔案保管位置。3.做好檔案室的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案保管環(huán)境適宜。4.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。5.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。六、社保檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱本人社保檔案相關(guān)信息的。2.公司相關(guān)部門因業(yè)務(wù)工作需要查閱社保檔案的。3.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱社保檔案的。（二）查閱程序1.查閱人填寫《社保檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在符合規(guī)定的范圍內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等。4.查閱人應(yīng)在指定的檔案室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱社保檔案原件的，僅限于公司內(nèi)部相關(guān)部門，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位原則上不得借閱社保檔案原件，如因特殊原因確需借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《社保檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，向借閱人發(fā)放《社保檔案借閱證》，并辦理檔案借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案編號(hào)、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期等。4.借閱人憑《社保檔案借閱證》到檔案室領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)與借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案編號(hào)，并在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的社保檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。6.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后，在檔案交接清單上簽字注銷借閱登記，并收回《社保檔案借閱證》。七、社保檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立社保檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限的社保檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.鑒定小組根據(jù)社保檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無保存必要的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的社保檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制《社保檔案銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《社保檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀社保檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、檔案編號(hào)等信息，確認(rèn)無誤后，在《社保檔案銷毀清單》上簽字。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人應(yīng)將《社保檔案銷毀清單》歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。八、保密與安全管理（一）保密制度1.社保檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露社保檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的社保檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)撋绫n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共信息平臺(tái)上傳播社保檔案信息。4.因工作需要接觸社保檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)社保檔案室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對(duì)檔案室的安全