PAGE協(xié)會(huì)檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映協(xié)會(huì)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)和工作中形成的各種載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率及利用的便利性，為協(xié)會(huì)工作提供及時(shí)有效的支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.集中管理協(xié)會(huì)各類(lèi)檔案，包括文件、資料、會(huì)議記錄、活動(dòng)檔案等，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢(xún)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行登記。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。7.組織檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和處理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交至綜合管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門(mén)檔案的及時(shí)歸檔和安全保管。3.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合做好相關(guān)工作。并對(duì)本部門(mén)形成的檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括協(xié)會(huì)章程、理事會(huì)決議、會(huì)員大會(huì)文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)：各類(lèi)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)記錄、項(xiàng)目成果報(bào)告、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。3.會(huì)議類(lèi)：理事會(huì)會(huì)議、常務(wù)理事會(huì)會(huì)議、會(huì)員代表大會(huì)等各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、記錄、決議等。4.宣傳推廣類(lèi)：協(xié)會(huì)宣傳資料、新聞稿件、網(wǎng)站內(nèi)容、社交媒體信息等。5.財(cái)務(wù)類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)收支記錄等。6.合同協(xié)議類(lèi)：協(xié)會(huì)簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等。7.資質(zhì)榮譽(yù)類(lèi)：協(xié)會(huì)獲得的各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。8.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他檔案，如特殊時(shí)期的重要文件、臨時(shí)交辦的專(zhuān)項(xiàng)工作檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“分類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)”的形式。2.分類(lèi)代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)，分別賦予相應(yīng)代碼，如行政管理類(lèi)為“XZ”，業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)為“YW”等。3.年度：采用公元紀(jì)年，取年份后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。5.示例：“YW23005”表示業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)2023年形成的第5份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在工作過(guò)程中及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完畢，并移交至綜合管理部門(mén)。3.涉及多個(gè)部門(mén)的檔案，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理后移交綜合管理部門(mén)。(二)整理要求1.綜合管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱和保管。5.對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并便于檢索。五、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序依次排列上架。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的移交時(shí)間、數(shù)量、內(nèi)容等信息。3.對(duì)于跨年度的檔案，應(yīng)在次年年初進(jìn)行集中歸檔。（二）存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保管。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)和編號(hào)，便于快速查找和調(diào)閱。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門(mén)。2.綜合管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢(xún)檔案信息，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)憑借閱證到綜合管理部門(mén)領(lǐng)取檔案，借閱證應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案負(fù)責(zé)，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整無(wú)損。綜合管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。3.檔案銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存，以備查考。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.協(xié)會(huì)應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)管理、權(quán)限設(shè)置、檔案錄入、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、借閱管理、備份恢復(fù)等功能模塊，滿(mǎn)足協(xié)會(huì)檔案管理的實(shí)際需求。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與協(xié)會(huì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。（二）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案分類(lèi)一致。2.電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，采用“分類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)+文件題名”的形式，便于識(shí)別和檢索。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為常用格式，如PDF、DOC、XLS等，確保電子檔案的可讀性和兼容性。4.在電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和安全性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）基本職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和協(xié)會(huì)檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等日常管理工作。3.通過(guò)檔案管理系統(tǒng)及時(shí)更新和維護(hù)檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.積極開(kāi)展檔案利用工作，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息支持服務(wù)。6.參與檔案管理相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（二）保密職責(zé)1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和協(xié)會(huì)保密制度，對(duì)檔案管理工作中涉及的機(jī)密信息予以保密。2.不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁在私人通信、公共場(chǎng)所談?wù)摍n案機(jī)密事項(xiàng)。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保保密措施落