PAGE大批量檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司大批量檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案資料的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及大批量檔案資料管理的部門和人員，包括但不限于文件起草部門、檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門等。（三）定義1.大批量檔案資料：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)量較多、具有一定保存價(jià)值的各類文件、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議、圖紙等資料。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司檔案資料統(tǒng)一管理的部門，承擔(dān)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案資料的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，便于管理和查閱。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立健全檔案資料查閱利用制度，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案資料支持。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議、圖紙等資料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等資料。3.公司對(duì)外報(bào)送的各類文件、報(bào)表、資料等。4.公司內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等形成的資料。5.其他與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，防止丟失。（三）整理方法1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案資料目錄清單，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案資料的整齊、美觀。三、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的及時(shí)入庫(kù)。2.歸檔的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，便于查找和利用。3.對(duì)歸檔的檔案資料應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案資料的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限等信息。（二）保管期限1.檔案資料的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和用途等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括公司的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料主要包括公司的一般性業(yè)務(wù)文件、記錄、報(bào)表等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案資料主要包括公司的臨時(shí)性文件、記錄、報(bào)表等，保管期限為1年至10年。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的完整性和安全性。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止電子檔案資料的丟失。四、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案資料應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司外部人員查閱檔案資料應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)符合公司的利益和法律法規(guī)的要求，不得用于非法目的。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，記錄檔案資料的利用情況，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等信息。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度執(zhí)行，防止檔案資料的泄露。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料的保管期限是否已滿。3.檔案資料是否已失去保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀。2.檔案資料的銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料的徹底銷毀。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料銷毀登記制度，記錄檔案資料的銷毀時(shí)間、銷毀人、銷毀方式等信息。六、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案資料管理的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案資料支持。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化錄入和存儲(chǔ)。2.對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.建立檔案資料信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的查閱、利用權(quán)限。4.加強(qiáng)檔案資料信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立檔案資料管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門的檔案資料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的監(jiān)督，確保檔案資料管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）考核辦法1.公司應(yīng)制定檔案資料管理考核辦法，對(duì)各部門的檔案資料管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等方面。3.考核結(jié)