PAGE機(jī)關(guān)人事檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范機(jī)關(guān)人事檔案的查借閱行為，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)全體工作人員以及因工作需要查閱、借閱人事檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保人事檔案的查借閱工作合法合規(guī)。2.維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。3.堅(jiān)持按需查閱、借閱的原則，嚴(yán)格控制查借閱范圍，確保檔案信息不被濫用。4.實(shí)行查借閱登記制度，明確查借閱流程，確保查借閱工作有序進(jìn)行。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本機(jī)關(guān)設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理人事檔案。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、查借閱服務(wù)等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的安全與完整。2.按照規(guī)定的程序和要求，辦理人事檔案的查借閱手續(xù)，對(duì)查借閱情況進(jìn)行登記和記錄。3.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行制止和糾正。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。5.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、借閱檔案，提供必要的服務(wù)和支持。三、查借閱范圍（一）內(nèi)部查借閱范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱本人檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.本機(jī)關(guān)組織、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等部門因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.本機(jī)關(guān)其他部門因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）外部查借閱范圍1.上級(jí)主管部門因工作需要查閱本機(jī)關(guān)人事檔案的，應(yīng)出具正式函件，經(jīng)本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。2.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本機(jī)關(guān)人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.其他單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱內(nèi)容必須嚴(yán)格限定在與該單位工作相關(guān)的范圍內(nèi)。四、查借閱程序（一）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)查閱人身份進(jìn)行核實(shí)，并安排專人陪同查閱。4.查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改標(biāo)記、抽取撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱人身份進(jìn)行核實(shí)，并審核借閱申請(qǐng)的必要性和合理性。如認(rèn)為必要，可要求借閱人提供相關(guān)證明材料。4.審核通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂《人事檔案借閱協(xié)議書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。5.借閱人憑《人事檔案借閱申請(qǐng)表》和《人事檔案借閱協(xié)議書》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)在《人事檔案借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱情況，包括借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。7.借閱期限屆滿前，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。8.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。五、檔案保密規(guī)定（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱場(chǎng)所、控制查閱人數(shù)、監(jiān)督查閱過程等。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制查借閱范圍。（二）違規(guī)處理1.凡違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的，將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等處分。2.因泄露檔案內(nèi)容給檔案所有者或本機(jī)關(guān)造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、檔案安全與保護(hù)（一）安全保護(hù)措施1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，不得擅自更改檔案整理方法和保管期限。對(duì)檔案的整理、裝訂、編目等工作應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.對(duì)電子人事檔案，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期備份等，防止電子檔案信息被篡改、丟失或泄露。（二）應(yīng)急處置措施1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工。2.定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，應(yīng)迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全，減少損失。3.對(duì)因突發(fā)事件造成的檔案損失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如恢復(fù)檔案原貌、重新整理檔案等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本機(jī)關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部單