PAGE氣象局檔案管理制度范本一、總則1.目的為加強氣象局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在氣象工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于氣象局機關(guān)各部門、直屬單位及下屬分支機構(gòu)的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案，是指氣象局在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。實行局長領(lǐng)導(dǎo)下的綜合檔案室集中管理體制，各部門明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.綜合檔案室綜合檔案室是氣象局檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管與利用服務(wù)。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計全局各類檔案，確保檔案的完整與安全。開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息檢索系統(tǒng)。組織檔案鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行價值評估，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為氣象工作和社會利用提供支持。加強與上級檔案部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。2.部門檔案員各部門設(shè)立檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和初步保管工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。其主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保齊全完整。按照檔案整理規(guī)范，對收集的文件材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，形成案卷。將整理好的檔案妥善保管，防止丟失、損壞，并定期對檔案進行清查核對。按照規(guī)定時間，將本部門應(yīng)歸檔的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級機關(guān)頒發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。本局形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、業(yè)務(wù)文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、科研成果、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等。本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。本局在各類活動中形成的照片、錄音、錄像、榮譽證書、實物等聲像檔案和實物檔案。氣象業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的觀測數(shù)據(jù)、預(yù)報資料、氣象記錄報表、氣象災(zāi)害資料等專業(yè)檔案。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。對重要的聲像檔案和實物檔案，應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明材料，注明時間、地點、人物、事由等信息。3.整理原則遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照國家檔案局和氣象行業(yè)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理，采用年度機構(gòu)保管期限分類法。歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)進行復(fù)制。4.整理方法分類：將收集的文件材料按照年度、機構(gòu)（部門）、保管期限進行分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；機構(gòu)按本局內(nèi)部的部門設(shè)置進行分類；保管期限分為永久、定期（30年、10年）。編號：對歸檔文件進行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)分類層次，便于查找和管理。編號方法為：年度機構(gòu)代碼保管期限代碼件號。例如：202301Y001，表示2023年辦公室形成的永久保管的第1件文件。裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂，去除文件上的金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊等方式，確保文件整齊牢固。編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號（館編件號和室編件號）、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。四、檔案的保管1.庫房建設(shè)與設(shè)施配備綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，如二氧化碳滅火器、干粉滅火器等。檔案架、柜應(yīng)堅固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。2.檔案存放檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同年度、機構(gòu)、保管期限的檔案分開存放。同一類檔案應(yīng)按順序依次排列上架，便于管理和查閱。聲像檔案和實物檔案應(yīng)單獨存放，并進行妥善保管，防止損壞。3.檔案保管期限劃分永久保管：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括本局制定的重要規(guī)章制度；黨組會議、局長辦公會議等重要會議文件；重大業(yè)務(wù)活動、科研項目文件；機構(gòu)演變、人事任免文件；財務(wù)預(yù)決算、審計報告等重要財務(wù)檔案；氣象災(zāi)害普查、重大氣象災(zāi)害應(yīng)急處置等重要業(yè)務(wù)檔案等。定期保管：30年保管：反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管。主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。10年保管：在較短時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為10年保管。主要包括短期的業(yè)務(wù)文件、臨時性工作文件等。4.檔案清查與統(tǒng)計綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存放位置等。建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向上級檔案部門報送檔案統(tǒng)計報表。五、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、方便利用的原則，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案信息不泄露、不丟失。積極為氣象工作、科學(xué)研究、社會公眾等提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。2.查閱手續(xù)本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外單位人員查閱本局檔案，需持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)在綜合檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱手續(xù)因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時間、歸還時間等信息。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出存毀意見。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史意義，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，包括重復(fù)文件、時效性已過且無查考價值的文件、內(nèi)容虛假或無利用價值的文件等，予以鑒定剔除。3.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，形成鑒定報告，提出銷毀意見。鑒定報告經(jīng)局長辦公會議審核批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間、銷毀原因等信息，永久保存。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的氣象檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化加工對具有保存價值的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案與原件內(nèi)容一致。數(shù)字化加工應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，保證圖像清晰、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲和管理，同時建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。3.信息系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化操作。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作需要和職責(zé)權(quán)限，具有不同的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。提供檔案信息在線查詢服務(wù)，方便本局工作人員及經(jīng)授權(quán)的外單位人員通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息。4.數(shù)據(jù)安全與備份