PAGE尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，保障尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]所有尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則項(xiàng)目各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓或延誤。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行管理、維護(hù)檢修、安全評(píng)價(jià)等提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，對(duì)項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行定期考核。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。5.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目中形成檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件、資料、圖紙等移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。4.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，督促各參建單位做好檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案符合相關(guān)要求。（三）參建單位職責(zé)1.建立健全本單位在尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作的有效開展。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件、資料、圖紙等，按照合同要求和公司檔案管理部門的規(guī)定，及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.接受項(xiàng)目建設(shè)部門和檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對(duì)存在的問題及時(shí)整改。4.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的原始資料和數(shù)據(jù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他文件包括項(xiàng)目建設(shè)過程中的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程的各類文件、資料、圖紙等，不得遺漏重要信息。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.分類應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行，一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。4.編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。5.編目應(yīng)包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。6.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管，裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目各部門和參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)將整理好的檔案移交項(xiàng)目建設(shè)部門，項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)定期將檔案移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔檔案應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目建設(shè)部門或參建單位進(jìn)行整改。（二）保管期限1.尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等與項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量密切相關(guān)的文件，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括施工日志、會(huì)議紀(jì)要、來往信函、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等一般性文件，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照保管期限、類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱規(guī)定的，提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)借閱檔案的數(shù)量、期限、用途等進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案的安全。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并與檔案管理部門簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)按照檔案借閱協(xié)議的要求，按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定組織1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定原則和方法，對(duì)庫存檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份作為檔案銷毀的依據(jù)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將檔案銷毀情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)尾礦庫建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。3.檔案信息安全保障建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理工作，配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他