PAGE檔案館檔案接收管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案接收管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的、應(yīng)移交至檔案館的各類檔案的接收管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接收工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.真實(shí)完整原則保證接收的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，保持檔案的原始性和完整性。3.及時(shí)高效原則各部門應(yīng)及時(shí)整理并向檔案館移交檔案，檔案館應(yīng)高效完成檔案接收工作，確保檔案資源的及時(shí)積累和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案接收過程中的安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.公司/組織在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的重要文件、政策法規(guī)等。3.本公司/組織對外發(fā)布的各類公文、宣傳資料等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的技術(shù)文件、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工藝流程等。2.工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。3.科研項(xiàng)目研究過程中形成的立項(xiàng)申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)預(yù)決算文件等。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等手續(xù)辦理過程中形成的相關(guān)文件。2.員工工資、福利、考核、獎(jiǎng)懲等方面的資料。3.員工培訓(xùn)記錄、職業(yè)資格證書等。（五）聲像檔案1.公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等拍攝的照片、錄像資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)成果等的錄音、錄像資料。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。2.經(jīng)過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案副本。三、檔案接收要求（一）檔案整理要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案資料齊全、完整、系統(tǒng)。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行整理；人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理；聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理；電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)格式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理。3.檔案整理過程中，應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等，確保目錄清晰、準(zhǔn)確，便于查找和利用。（二）檔案質(zhì)量要求1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖像、聲音等載體信息清晰可辨。2.檔案紙張應(yīng)符合質(zhì)量要求，不得使用易褪色、變質(zhì)的紙張；電子檔案應(yīng)采用通用、標(biāo)準(zhǔn)的格式存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可遷移性。3.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱；聲像檔案應(yīng)進(jìn)行妥善的封裝和標(biāo)識(shí)，確保載體安全。（三）檔案移交要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案館。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級(jí)等，并由移交部門和檔案館雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案館歸檔保存。移交清單應(yīng)作為檔案接收的重要依據(jù)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于電子檔案的移交，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。移交時(shí)，應(yīng)提供電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，并在存儲(chǔ)介質(zhì)上標(biāo)注檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級(jí)等信息。同時(shí)，應(yīng)提供電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件格式、大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等，以便檔案館進(jìn)行管理和利用。四、檔案接收流程（一）檔案移交申請1.各部門在檔案整理完畢后，應(yīng)填寫檔案移交申請表，申請表內(nèi)容應(yīng)包括部門名稱、檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級(jí)、預(yù)計(jì)移交時(shí)間等信息，并加蓋部門公章。2.檔案移交申請表應(yīng)提前提交至檔案館，檔案館收到申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案整理情況符合接收要求，并與移交部門溝通確定具體的移交時(shí)間。（二）檔案接收準(zhǔn)備1.檔案館根據(jù)檔案移交申請表，安排專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，并提前做好接收場地、設(shè)備、人員等方面的準(zhǔn)備工作。2.接收人員應(yīng)熟悉檔案接收的相關(guān)要求和流程，準(zhǔn)備好檔案接收所需的工具和材料，如檔案盒、標(biāo)簽、裝訂機(jī)等。3.對于電子檔案的接收，應(yīng)確保接收設(shè)備的正常運(yùn)行，安裝必要的軟件和殺毒軟件，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案現(xiàn)場接收1.在檔案移交時(shí)間，移交部門應(yīng)派專人將檔案送至檔案館，并與接收人員進(jìn)行現(xiàn)場交接。2.接收人員按照檔案移交清單，對檔案進(jìn)行逐一核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。3.對于不符合接收要求的檔案，接收人員應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行整改，直至符合要求后再予以接收。4.在檔案核對無誤后，接收人員應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案按照規(guī)定的分類方法和存放位置進(jìn)行整理上架。（四）檔案信息錄入1.對于新接收的檔案，檔案館應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案信息錄入工作，將檔案的基本信息（如檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等）錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。錄入過程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或遺漏。3.對于電子檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中建立電子檔案的存儲(chǔ)路徑和索引信息，便于快速查找和利用。（五）檔案驗(yàn)收與入庫1.檔案接收工作完成后，檔案館應(yīng)組織相關(guān)人員對接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況、信息錄入情況等。2.驗(yàn)收合格后，檔案應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，按照檔案庫房的規(guī)劃和布局，將檔案存放至指定的庫房位置，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.對于重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)、定期檢查等，確保檔案的安全和完整。五、檔案接收監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案接收監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案接收工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案館應(yīng)加強(qiáng)對自身接收工作的管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收流程和要求，確保接收工作的規(guī)范、高效。3.各部門應(yīng)積極配合檔案接收監(jiān)督工作，如實(shí)提供檔案整理和移交情況，接受檔案館的監(jiān)督檢查。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的接收管理工作，應(yīng)主動(dòng)接受保密部門的監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案信息安全。（三）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案接收范圍的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、移交手續(xù)的完備性、檔案信息錄入的準(zhǔn)確性等。2.檢查方式可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，定期檢查每年不少于一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。3.檢查過程中，可通過查閱檔案資料、核對移交清單、檢查檔案管理系統(tǒng)等方式進(jìn)行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并提出整改意見。（四）整改落實(shí)1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案館應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.移交部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，確保問題得到及時(shí)解決。整改完成后，應(yīng)向檔案館提交整改報(bào)告，經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格后方可通過。3.對于整改不力或拒不整改的部門，公司/組織應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保檔案接收管理工作的質(zhì)量和水平。六、檔案接收人員職責(zé)（一）檔案館工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案接收工作計(jì)劃和方案，明確接收工作的目標(biāo)、任務(wù)、流程和要求。2.組織開展檔案接收培訓(xùn)工作，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。3.審核各部門提交的檔案移交申請表，與移交部門溝通確定檔案移交時(shí)間和方式。4.負(fù)責(zé)檔案接收現(xiàn)場的組織協(xié)調(diào)工作，確保檔案接收工作順利進(jìn)行。5.對接收的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和核對，確保檔案符合接收要求。6.及時(shí)將接收的檔案進(jìn)行整理上架、信息錄入和入庫管理，建立健全檔案管理臺(tái)賬。7.定期對檔案接收工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案接收管理工作的質(zhì)量和效率。8.保守檔案機(jī)密，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案信息安全。（二）移交部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等日常管理工作，確保檔案資料齊全、完整、系統(tǒng)。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，填寫檔案移交申請表，向檔案館提交檔案移交申請。3.組織本部門人員對檔案進(jìn)行整理和移交，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。4.配合檔案館做好檔案接收過程中的核對、整改等工作，及時(shí)解決檔案整理和移交過程中出現(xiàn)的問題。5.協(xié)助檔案館做好檔案信息錄入和檔案管理系統(tǒng)維護(hù)等工作，提供必要的檔案信息和資料。6.保守檔案機(jī)密，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保本部門檔案信息安全。七、檔案接收相關(guān)責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因移交部門未按照規(guī)定及時(shí)整理、移交檔案，導(dǎo)致檔案接收工作延誤或出現(xiàn)問題的，由移交部門承擔(dān)主要責(zé)任。2.因檔案館工作人員審核把關(guān)不嚴(yán)、接收工作失誤等原因，造成檔案接收質(zhì)量不高或檔案信息安全事故的，由檔案館工作人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因雙方工作人員違反檔案管理規(guī)定，造成檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，按照相關(guān)法律法規(guī)追究責(zé)任。（二）追究方式1.對于責(zé)任較輕