PAGE校外住宿生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)校外住宿生的管理與服務(wù)，規(guī)范校外住宿生檔案管理工作，保障學(xué)生的合法權(quán)益，維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有選擇校外住宿的學(xué)生。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及教育主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映校外住宿生的實(shí)際情況，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：妥善保管檔案資料，防止信息泄露，確保學(xué)生個(gè)人隱私得到保護(hù)。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)學(xué)生校外住宿情況的變化，及時(shí)更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.學(xué)生個(gè)人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、所在班級(jí)等。2.家庭聯(lián)系方式，如父母姓名、聯(lián)系電話、家庭住址等。（二）校外住宿申請(qǐng)材料1.校外住宿申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)校外住宿的原因、擬居住地址、同住人員等信息。2.家長(zhǎng)承諾書(shū)，承諾對(duì)學(xué)生校外住宿期間的安全、學(xué)習(xí)等負(fù)責(zé)。（三）住宿協(xié)議1.與房東簽訂的租房協(xié)議復(fù)印件，明確租賃期限、租金、房屋設(shè)施及維修責(zé)任等條款。2.若由學(xué)校統(tǒng)一安排住宿，需提供學(xué)校與住宿機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議。（四）安全信息1.學(xué)生校外住宿地址的詳細(xì)信息，包括具體門(mén)牌號(hào)、周邊環(huán)境等。2.緊急聯(lián)系人信息，除父母外，還應(yīng)提供至少一名其他緊急聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話及與學(xué)生的關(guān)系。3.學(xué)生校外住宿期間的安全應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震等突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施。（五）學(xué)習(xí)情況1.學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績(jī)記錄，包括各學(xué)期的考試成績(jī)、平時(shí)表現(xiàn)等。2.教師對(duì)學(xué)生校外住宿期間學(xué)習(xí)情況的跟蹤記錄，如學(xué)習(xí)態(tài)度、作業(yè)完成情況等。（六）健康信息1.學(xué)生的健康檔案，包括既往病史、過(guò)敏史等。2.定期的健康檢查記錄，如體檢報(bào)告、疫苗接種情況等。（七）獎(jiǎng)懲記錄1.學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)情況，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件。2.學(xué)生在校期間受到的處分記錄，包括處分原因、處分類型及解除處分情況等。三、檔案建立（一）申請(qǐng)與受理1.學(xué)生本人填寫(xiě)校外住宿申請(qǐng)表，提交至所在班級(jí)班主任處。2.班主任對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，核實(shí)學(xué)生提供信息的真實(shí)性，并簽署意見(jiàn)后報(bào)送至學(xué)生管理部門(mén)。3.學(xué)生管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行復(fù)審，審核通過(guò)后通知學(xué)生提交家長(zhǎng)承諾書(shū)及住宿協(xié)議等相關(guān)材料。（二）材料審核與錄入1.對(duì)學(xué)生提交的所有檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保材料齊全、真實(shí)有效。2.將審核通過(guò)的檔案信息錄入校外住宿生檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時(shí)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，妥善保管。（三）檔案編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.為每個(gè)校外住宿生檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)便于查詢和管理。2.在檔案封面及相關(guān)材料上標(biāo)注檔案編號(hào)，以便快速識(shí)別和查找。四、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門(mén)的校外住宿生檔案保管室（柜），確保檔案存放安全、有序。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.學(xué)生在校期間，其校外住宿生檔案應(yīng)妥善保管。2.學(xué)生畢業(yè)后，檔案繼續(xù)保管[X]年，以備查詢。（三）檔案借閱與歸還1.因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格登記借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱用途等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)學(xué)生本人或家長(zhǎng)同意，任何人不得查閱學(xué)生的校外住宿生檔案。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并做好查閱記錄。五、檔案更新（一）定期更新1.每學(xué)期末，班主任應(yīng)對(duì)校外住宿生的學(xué)習(xí)情況、健康狀況等進(jìn)行跟蹤了解，并將相關(guān)信息更新至檔案中。2.學(xué)生管理部門(mén)定期對(duì)校外住宿生檔案進(jìn)行檢查，核實(shí)檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（二）動(dòng)態(tài)更新1.如校外住宿生的住宿地址、聯(lián)系方式、同住人員等信息發(fā)生變化，學(xué)生應(yīng)及時(shí)向班主任報(bào)告，并提交相關(guān)證明材料。2.班主任在收到學(xué)生報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)核實(shí)信息，并對(duì)檔案進(jìn)行更新。同時(shí)，將更新后的信息通知學(xué)生管理部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)。（三）特殊情況更新1.若校外住宿生在校期間發(fā)生重大事件，如生病住院、受到處分等，班主任應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況記錄在檔案中，并按照規(guī)定程序進(jìn)行更新。2.對(duì)于因畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等原因不再校外住宿的學(xué)生，應(yīng)及時(shí)將其檔案進(jìn)行封存，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校管理人員因工作需要可查閱校外住宿生檔案，但須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)學(xué)生本人或家長(zhǎng)同意，不得隨意查閱和泄露。（二）使用范圍1.校外住宿生檔案主要用于學(xué)校對(duì)學(xué)生的管理與服務(wù)，如了解學(xué)生校外住宿情況、協(xié)調(diào)解決學(xué)生遇到的問(wèn)題等。2.在招生、就業(yè)等工作中，如需查閱學(xué)生校外住宿生檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并嚴(yán)格遵守檔案使用紀(jì)律。（三）查閱記錄1.每次查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容及查閱用途等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計(jì)。七、檔案清理與銷毀（一）清理原則1.定期對(duì)校外住宿生檔案進(jìn)行清理，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案保管期限的要求，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行清理。（二）清理程序1.檔案管理人員對(duì)擬清理的檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要清理的檔案清單。2.將清理清單提交至學(xué)生管理部門(mén)審核，審核通過(guò)后報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的清理清單，對(duì)檔案進(jìn)行清理，確保檔案清理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（三）銷毀程序1.對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案清單等。3.銷毀記錄應(yīng)永久保存，以備審計(jì)和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校成立校外住宿生檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案的建立、保管、更新、查閱與使用等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受教育主管部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工作的各項(xiàng)檢查工作。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因檔案管理人員失職，導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案丟失的，應(yīng)追究檔案管理人員的責(zé)任。（二）責(zé)任