PAGE基層水利站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基層水利站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基層水利站的各類(lèi)檔案管理工作，包括但不限于工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、水利執(zhí)法等方面形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基層水利站的檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映水利工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)基層水利站各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。2.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。5.參與檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見(jiàn)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在水利工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示等。2.基層水利站在工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、水利執(zhí)法等工作中形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)材料、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。3.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.反映基層水利站工作活動(dòng)的照片、音像資料等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為工程建設(shè)檔案、水資源管理檔案、防汛抗旱檔案、水利執(zhí)法檔案、綜合管理檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂對(duì)紙張較小、零散的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔要求1.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容相符。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映基層水利站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)基層水利站工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)基層水利站工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等，確保檔案利用的可追溯性。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）銷(xiāo)毀監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。銷(xiāo)毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)基層水利站檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，為水利工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.利用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息安全標(biāo)準(zhǔn)，具備用戶(hù)認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)