PAGE交通單位檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本交通單位及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：對本單位各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動的歷史全貌。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具和參考資料，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案整理、歸檔和利用等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。（三）檔案工作人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為利用者提供檔案信息，并做好利用登記工作。5.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案，確保檔案信息安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作、工程建設(shè)、科研項(xiàng)目等活動中形成的文件材料，包括請示、報(bào)告、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、技術(shù)文件、圖紙等。3.所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料和工作匯報(bào)。4.本單位與其他單位簽訂的合作協(xié)議、往來信函等文件材料。5.本單位在各類活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案。6.本單位工作人員在工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作活動中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像檔案應(yīng)保證圖像清晰、聲音完整，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、會計(jì)檔案類、聲像檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。檔案編號可采用全宗號年度保管期限件號的結(jié)構(gòu)形式。全宗號為本單位檔案全宗代碼；年度為文件形成年度；保管期限分為永久、長期、短期；件號為每份文件在其分類排列中的順序號。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收后兩個月內(nèi)完成歸檔工作。4.會計(jì)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔保管。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.將審核后的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行再次審核和整理。3.檔案管理部門按照檔案分類方案和編號規(guī)則對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并將檔案裝入檔案盒或檔案柜。4.編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的移交數(shù)量、內(nèi)容等信息。（三）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本單位已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值。3.堅(jiān)持實(shí)事求是，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等情況，確定其存毀。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況、社會需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其是否具有繼續(xù)保存的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，填寫檔案鑒定意見書。2.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見書，編制檔案銷毀清冊，列出擬銷毀檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者等詳細(xì)信息。3.將檔案銷毀清冊報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊與銷毀檔案是否一致，確保銷毀檔案的真實(shí)性和徹底性。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作關(guān)系，按照規(guī)定查閱本單位有關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本單位相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員負(fù)責(zé)提供服務(wù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、檔案題名、文號、保