PAGE公安檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公安行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級(jí)公安機(jī)關(guān)及其所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公安工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公安工作提供有力支持。二、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)公安檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如刑事偵查檔案、治安管理檔案等；聲像檔案包括照片、錄音、錄像等；電子檔案按照其存儲(chǔ)格式和內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度+保管期限代碼+流水號(hào)的形式。保管期限代碼分為“永久”（Y）、“長(zhǎng)期”（C）、“短期”（D）。例如，2023年形成的永久保管文書檔案，編號(hào)為2023Y001。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定專門的編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。如刑事偵查檔案編號(hào)可采用案件受理年份+案件類別代碼+案件序號(hào)的方式。3.聲像檔案編號(hào)：按照形成時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)標(biāo)注內(nèi)容主題和存儲(chǔ)介質(zhì)信息。例如，20230510重大案件現(xiàn)場(chǎng)照片光盤1。4.電子檔案編號(hào)：結(jié)合檔案內(nèi)容分類和存儲(chǔ)位置進(jìn)行編號(hào)，便于識(shí)別和檢索。三、檔案收集（一）收集范圍1.公安機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、資料、記錄、報(bào)表等。2.案件辦理過程中形成的證據(jù)材料、法律文書、審批文件等。3.公安會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的相關(guān)材料。4.公安信息化建設(shè)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、程序、文檔等電子檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要檔案和緊急檔案，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先處理。（三）收集流程1.形成部門在工作完成后，按照檔案收集范圍和要求，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行整理、分類，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案及移交清單一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。四、檔案整理（一）文書檔案整理1.區(qū)分年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.劃分保管期限：根據(jù)國(guó)家規(guī)定和公安工作實(shí)際，確定文件的保管期限。3.分類組卷：按照機(jī)構(gòu)（問題）對(duì)文件進(jìn)行分類，將同一類別的文件組成一卷或數(shù)卷。4.編目裝訂：編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行裝訂。（二）業(yè)務(wù)檔案整理1.按照業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理。2.建立案件檔案索引，方便快速查找和利用。3.對(duì)于復(fù)雜案件或系列案件，可采用一案一卷或多卷的方式進(jìn)行整理。（三）聲像檔案整理1.對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說明，按照時(shí)間順序或?qū)ｎ}進(jìn)行分類整理。2.對(duì)錄音、錄像資料進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、標(biāo)注，建立相應(yīng)的目錄索引。3.聲像檔案應(yīng)與相關(guān)文字說明材料一同整理歸檔。（四）電子檔案整理1.按照電子檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.建立電子檔案元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公安工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.鑒定小組對(duì)檔案管理部門提交的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)注檔案架號(hào)、層號(hào)、案卷號(hào)等信息。（三）保管期限管理1.對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行分區(qū)存放，便于到期檔案的鑒定和處理。2.定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、其他單位因辦案、工作交流等需要查閱公安檔案。3.公民因法定事由申請(qǐng)查閱公安檔案。（二）利用流程1.查閱單位或個(gè)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供查閱場(chǎng)所和必要的協(xié)助。3.查閱人員應(yīng)在指定范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、損毀檔案。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱1.因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱期限、歸還日期等信息。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，借閱期限一般不超過[具體期限]。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。八、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公安工作實(shí)際和檔案利用需求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。優(yōu)先對(duì)重要檔案、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專業(yè)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中管理和維護(hù)。2.制定數(shù)字化檔案安全保密制度，防止數(shù)字化檔案信息泄露。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱、借閱檔案的次數(shù)、人數(shù)等。3.檔案數(shù)字化進(jìn)度統(tǒng)計(jì)：已數(shù)字化檔案的數(shù)量、比例等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析。2.建立手工統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)系統(tǒng)未涵蓋的信息進(jìn)行補(bǔ)充記錄。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月、每季度、每年編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)