PAGE投標(biāo)資料檔案化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)資料的管理，規(guī)范投標(biāo)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保投標(biāo)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司投標(biāo)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有參與投標(biāo)活動(dòng)所涉及的資料管理，包括但不限于招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、相關(guān)證明材料、往來函件等。（三）基本原則1.集中管理原則：投標(biāo)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行投標(biāo)資料的管理，確保操作規(guī)范、流程清晰。3.安全保密原則：加強(qiáng)投標(biāo)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。4.有效利用原則：充分發(fā)揮投標(biāo)資料的作用，為公司投標(biāo)工作提供參考和支持，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。二、投標(biāo)資料的收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)人發(fā)布的招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、補(bǔ)遺文件等。2.投標(biāo)文件：公司編制的投標(biāo)函、商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分等文件。3.相關(guān)證明材料：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、人員資格證書、財(cái)務(wù)狀況證明等。4.往來函件：與招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、其他投標(biāo)人等之間的函件、傳真、電子郵件等。5.其他與投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的資料。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在投標(biāo)活動(dòng)開始前，明確所需收集的資料清單，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。2.各部門和人員應(yīng)按照要求及時(shí)收集、整理各自負(fù)責(zé)的資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法獲取原件，需提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的資料應(yīng)注明項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、資料名稱、日期等信息，以便于識(shí)別和管理。（三）整理要求1.投標(biāo)資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，一般可分為文件類、證明材料類、往來函件類等。2.文件類資料應(yīng)按照招標(biāo)文件、投標(biāo)文件的章節(jié)順序進(jìn)行排列，確保內(nèi)容連貫、邏輯清晰。3.證明材料類資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，如資質(zhì)證書、業(yè)績證明等，并附上相應(yīng)的清單。4.往來函件類資料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，并注明函件的主題、發(fā)送方、接收方等信息。5.整理后的投標(biāo)資料應(yīng)編制目錄，注明資料的名稱、編號(hào)、頁碼等信息，以便于查找和使用。三、投標(biāo)資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理后的投標(biāo)資料應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核無誤后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)提交的投標(biāo)資料進(jìn)行再次審核，確保資料符合歸檔要求。3.審核通過的投標(biāo)資料應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。4.將裝訂好的投標(biāo)資料存入檔案柜，并建立相應(yīng)的檔案目錄索引，以便于查詢和管理。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.投標(biāo)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.對(duì)于電子文檔形式的投標(biāo)資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.嚴(yán)格限制檔案庫房的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入庫房查閱和借閱投標(biāo)資料。進(jìn)入庫房的人員應(yīng)遵守庫房管理制度，不得隨意更改或損壞檔案資料。四、投標(biāo)資料的借閱與使用（一）借閱流程1.因工作需要借閱投標(biāo)資料的人員，應(yīng)填寫《投標(biāo)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的項(xiàng)目名稱、資料名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.《投標(biāo)資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合借閱條件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，登記借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還借閱的投標(biāo)資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的投標(biāo)資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)保持資料的完整性和整潔性，不得擅自涂改、損壞或丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人如需復(fù)印或摘錄投標(biāo)資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的資料應(yīng)注明出處，并妥善保管。4.借閱人在使用完投標(biāo)資料后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)要求借閱人進(jìn)行賠償或采取其他補(bǔ)救措施。五、投標(biāo)資料的保密與安全（一）保密措施1.公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及投標(biāo)資料的內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)資料的保密管理，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止資料泄露。如對(duì)檔案庫房安裝監(jiān)控設(shè)備、對(duì)電子文檔進(jìn)行加密存儲(chǔ)等。3.在借閱投標(biāo)資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂保密協(xié)議，明確借閱人的保密義務(wù)和責(zé)任。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的投標(biāo)資料，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制知悉范圍。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全投標(biāo)資料的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保庫房設(shè)施設(shè)備完好，消防器材齊全有效。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.如發(fā)生投標(biāo)資料丟失、泄露、損壞等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究責(zé)任。六、投標(biāo)資料的銷毀（一）銷毀條件1.投標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后，經(jīng)過一定期限（如[X]年），且該項(xiàng)目不再有查閱和使用需求的投標(biāo)資料，可進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、項(xiàng)目撤銷等原因，導(dǎo)致相關(guān)投標(biāo)資料已無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出投標(biāo)資料銷毀申請(qǐng)，填寫《投標(biāo)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀資料的項(xiàng)目名稱、資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《投標(biāo)資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對(duì)擬銷毀的投標(biāo)資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.銷毀投標(biāo)資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。同時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。5.銷毀完成后，應(yīng)在《投標(biāo)資料銷毀申請(qǐng)表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。6.檔案管理部門應(yīng)將銷毀記錄進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)投標(biāo)資料檔案化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的執(zhí)行情況符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本部門的工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.投標(biāo)資料的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.投標(biāo)資料的借閱與使用是否規(guī)范，是否存在違規(guī)借閱、轉(zhuǎn)借、泄露等情況。3.投標(biāo)資料的保密與安全措施是否落實(shí)到位，是否存在安全隱患。4.投標(biāo)資料的銷毀是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)資料檔案進(jìn)行全面檢查，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.不定期抽查：內(nèi)部審計(jì)部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)投標(biāo)資料檔案化管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)特定項(xiàng)目或特定問題，可開展專項(xiàng)檢查，深入了解投標(biāo)資料管理情況。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)存在的問題，制定具體的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)將整